Net Partenaire, la plate-forme logicielle pour le  travail collaboratif et le classement électronique

Pourquoi "collaboratif"

Collaborer" vient du latin cum (avec) et laborare (travailler) : "travailler avec" quelqu'un, avec une à plusieurs personnes, à un projet commun.

L'enjeu pour l'entreprise est énorme et pourtant travailler avec autrui n'est pas chose évidente !

Pour que les acteurs de l'entreprise se fédèrent autour d'un projet commun, pour qu'ils réalisent ensemble un espace intelligent de travail collaboratif, le secret est que chacun doit apprendre : sans cesse apprendre à travailler avec les autres et sans cesse apprendre à travailler en réseau.

La mise en œuvre réussie de ce secret ne dépend donc pas seulement des technologies déployées.

Les composantes techniques doivent être disponibles et universelles, pour un budget inférieur aux bénéfices que l'organisation doit en tirer.

Surtout, la mise en place de la plate-forme doit rallier l'adhésion des communautés utilisatrices et elle doit ensuite leur procurer — durablement —, un réel plaisir de travailler dans l'environnement créé.

Une préoccupation majeure des entreprises

Travailler avec les autres, en réseau

Le développement du travail en mode projet a pour caractéristique la mobilisation de compétences multiples.

L'entreprise doit également gérer la tendance à l'éclatement des structures.

Travailler en réseau avec autrui n'est pas chose évidente parce que tous doivent communiquer, et ceci en accordant à chacun un minimum de confiance.

La communication dont il s'agit nécessite que les acteurs se comprennent bien entre eux, or nous savons que le groupe de travail met souvent face à face des personnes issues d'univers professionnels différents (techniciens et administratifs, juristes et acheteurs, comptables et services commerciaux, ...).

En conséquence, il convient de rendre les discours convergents, de faire que les personnes s'entendent sur les objectifs, la méthode et les mesures.

En d'autres termes, il faut bâtir un référentiel commun.

Le minimum de confiance, dû à l'autre, est rendu nécessaire dans le travail collaboratif par la franchise qu'il faut installer dans les rapports, et par l'assurance que chacun doit avoir que "l'autre" est suffisamment compétent.

Décloisonner l'information

Les connaissances de l'entreprise constituent un patrimoine et, à ce titre, elles doivent être rendues accessibles.

Il est fréquemment observé que nombre de connaissances sont stockées dans le disque local de l'ordinateur individuel des acteurs — du moins la dernière version des fichiers les enfermant —, lesquels fichiers sont souvent enregistrés dans le format propriétaire de l'application qui les a générés, application qui n'est pas toujours installée dans tous les postes de travail.

Pour décloisonner l'information, il faut la localiser, la convertir dans un format standard pour la rendre consultable par tous, la classer dans la mémoire commune, la faire partager par les acteurs autorisés.

Il n'y a, pour obtenir ce décloisonnement, nul besoin d'opérer par "réquisitions" ou d'imposer des procédures : le dispositif de travail collaboratif doit paraître suffisamment intelligent et attrayant pour impliquer les hommes et les faire glisser de l'état d'esprit "donnant-donnant" à la coopération totale que recouvre l'accord "prenant-prenant".

On a essayé la messagerie électronique ... elle est

plutôt "casse-tête"

Le courrier électronique — principale application utilisée dans l'Internet —, est le premier outil auquel les acteurs ont pensé pour communiquer : on peut travailler à distance, en temps décalé ("mode asynchrone") ; on peut joindre des fichiers, adresser un message à plusieurs destinataires à la fois ou à un groupe de destinataires.

Hélas, la messagerie n'est pas un outil de collaboration, elle est même parfois une source de mauvaise organisation et d'engorgement :

- les boîtes aux lettres sont saturées ou pas loin ;

- les dossiers personnels sont encombrés et la disponibilité d'un pauvre aperçu des documents est un frein à la réactivité ;

- on ne peut jamais être sûr d'atteindre (ou même d'avoir jamais reçu) la dernière version du document qui nous intéresse.

Il convient donc de rechercher un outil de collaboration complémentaire.

On a essayé encore ... l'Intranet ou bien l'Extranet

d'entreprise

Si la plupart des entreprises ont aujourd'hui un site Internet, peu disposent d'un Intranet ou d'un Extranet (80% des PME et PMI n'en ont pas).

Ce constat est d'autant plus surprenant que les technologies sont disponibles et à la portée de toutes les bourses :

- ces technologies, héritées de l'Internet, sont au point et bon marché ;

- le noyau du système d'information est déjà en place, dans le cas général ; par exemple, les serveurs d'entreprise répandus Windows 2000/2003, NT et XP enferment le service Web Microsoft IIS.

L'Intranet et l'Extranet sont également des outils de communication et de partage qui offrent l'universalité d'accès aux informations :

- tout le temps (tant que le service est assuré),

- de partout : l'utilisateur dispose sur son ordinateur de bureau ou bien sur son portable d'un navigateur fourni avec Windows,

- avec une bande passante de haut débit (100 MBds par exemple).

Mais l'Intranet et l'Extranet posent a minima les questions suivantes :

- qui charger de la responsabilité de la publication et de la mise à jour du site ?

l'on peut observer en effet que, dans le cas général, les acteurs ne sont pas tous habilités pour publier directement ; ils n'ont ni les outils, ni la compétence ni le temps ;

- l'implication des acteurs étant limitée, comment être sûr que le chargé de publication reçoit bien les dernières informations produites et les nouvelles versions des documents ?

On a essayé de plus ... le forum électronique

Parmi les technologies héritées de l'Internet, il y a aussi le forum électronique, qui permet d'initier des discussions publiques (accessibles à l'ensemble de l'entreprise) ou privées (ouvertes à un seul service ou à un seul groupe projet).

Cet outil de communication est également intéressant, comme il rend le lieu de discussion accessible de tout temps et de partout.

Mais il faut de la discipline : un modérateur, une personne chargée de faire la synthèse des contributions. Ne s'agit-il pas encore d'une limite, pour une pleine collaboration ?

Mieux coordonner et synchroniser

Est-il possible de partager des agendas, de manière par exemple à organiser des réunions tenant compte de la présence dans l'entreprise et des disponibilités des participants et du matériel nécessaire (salle, projecteur, etc.) ?

Peut-on coordonner et synchroniser la tâche des acteurs impliqués dans les processus de l'entreprise ("workflow"), mettre à disposition l'information et les ressources nécessaires, suivre l'avancement d'une tâche, identifier des raisons d'un retard ?

Notons que ces processus peuvent être simples et stabilisés (en administratif : demande de congé, demande d'achat, ...) ou plus complexes (en production : gestion de contentieux, lancement de fabrication, ...).

Existe-t'il des outils de collaboration dans ces domaines, et que les acteurs impliqués auront réellement envie d'utiliser ?

Veille technologique, intelligence économique

Toute entreprise a besoin, pour élaborer ses stratégies et anticiper, de collecter de l'information sur son environnement : marchés, opportunités, réglementation, menaces, technologies, concurrence, politique économique, international.

Existe-t'il un outil de collaboration qui puisse accompagner la mise en place d'un dispositif d'orientation de la veille, de collecte de l'information, de traitement puis de diffusion sélective ?

Qu'est-ce qu'un espace de travail collaboratif ?

Définitions

a) Une évolution majeure du système d'information de l'entreprise, qui rend possible l'appropriation de celui-ci par les utilisateurs eux-mêmes.

b) Un ensemble d'outils mis à la disposition d'un groupe de personnes afin de faciliter leur collaboration.

c) Une organisation dans laquelle on apprend sans cesse et où l'on a plaisir à travailler ensemble et en réseau.

d) Une plate-forme informatique avec des matériels, des logiciels d'infrastructure réseau et des outils de travail collaboratifs.

Composants d'un espace de travail collaboratif

La dimension humaine est la composante première : nous l'avons déjà dit, il n'y a pas de collaboration possible sans l'implication des acteurs, et seule la réussite de la mise en place de l'espace collaboratif peut créer le plaisir de travailler qui procure cette implication.

L'espace collaboratif a pour moteur les acteurs impliqués dans la vie du dispositif et qui apportent leurs compétences : on parle de "communauté" d'esprit et même de "village", d'organisation orientée "métier".

Cliquez sur l'image, pour agrandir et en savoir plus

Nous proposons nos prestations d'audit des matériels et logiciels d'infrastructure de votre réseau d'entreprise. Nous recommandons également une étude préalable à la mise en place de l'espace de travail et à l'accompagnement.

Ceci étant posé, voici les outils collaboratifs habituellement rencontrés dans le socle d'une plate-forme digne de ce nom.

Cette classe d'outils prend en charge la production des documents électroniques :

- il s'agit de collecter l'information d'entreprise sous forme de fichiers de types standards Windows (MS Office, Adobe .pdf, images, textes, HTML, sons, vidéos, etc.) ;

- ces fichiers sont obtenus à partir d'applications bureautiques, de numérisation après scanner et reconnaissance des caractères, de messagerie et ses pièces jointes, de bases de données propriétaires et Lotus Notes, d'applications de gestion et CAO / DAO / PAO, de logiciels de GEIDE, etc.

Une fois l'information collectée, elle est stockée dans des répertoires communs en vue du partage par les acteurs autorisés. À partir de quoi, il sera convenu que toute nouvelle information produite devra être stockée dans la mémoire commune, sous la forme des fichiers dits standards.

Vient ensuite, au-dessus de ce socle et en parfaite "connivence haut et bas" avec ce dernier, la classe des outils collaboratifs de partage, de communication, de coordination et de réactivité.

Il s'agit de dispositifs de classement avec arborescence thématique orientée "métiers", de publication (Intranet / Extranet, forum, news, ...), de gestion des processus ("workflow") et de recherche/consultation multi-critères.

Enfin, interagissant avec l'étage précédent, viennent les outils collaboratifs apportant une aide à la veille technologique et à l'intelligence économique, à la gestion des connaissances, à la démarche Qualité.

Le logiciel idéal "Net Partenaire"

Appelons "Net Partenaire" le logiciel qui remplirait d'une manière idéale les fonctions attendues d'un espace de travail collaboratif digne de ce nom.

Pourquoi "Net Partenaire" ?

 

 

 

 

"Net"

Net Partenaire est la plate-forme logicielle qui obtient l’adhésion de tous les acteurs, dans l’espace de travail collaboratif mis en place dans un réseau Intranet accessible localement ou bien à distance.

Net Partenaire met en œuvre des technologies héritées de l'Internet.

"Partenaire"

Net Partenaire enferme des outils collaboratifs 100% utiles, dont la rentabilisation est envisageable à court terme, et qui procurent aux acteurs un vrai plaisir à travailler dans leur espace !

Avec Net Partenaire, chaque utilisateur se sent acteur et s'implique dans les objectifs que se fixe le groupe.

Le parti-pris du pragmatisme

Il est relevé que 80% des besoins exprimés dans les entreprises, en terme de travail collaboratif, sont fondamentalement les mêmes.

En réponse à ces besoins, serait proposée la plate-forme logicielle Net Partenaire de base et des modules en option.

Net Partenaire est prêt à l'emploi : une fois le "village" construit, l'ensemble des outils de travail collaboratif est disponible pour les utilisateurs, à qui il n'est demandé aucune connaissance informatique autre que de savoir utiliser les applications courantes comme un traitement de textes, un navigateur Web, etc.

Après déploiement, Net Partenaire est à la portée de toute personne (un chef de projet, par exemple) autorisée à créer un espace de travail collaboratif : l'équipe informatique est libérée du processus de création, de l'organisation du "village" ; elle reste toutefois le partenaire des utilisateurs (elle connaît leurs activités), elle est disponible pour accompagner et surtout elle garantit la qualité du service.

Universel

Net Partenaire et ses modules optionnels donnent un accès sécurisé universel aux informations de l'entreprise :

- en temps décalé : navigation Web, gestion des membres et des droits d'accès, création de documents en ligne sans passer par le gestionnaire de fichiers, modification / suppression / classement des documents, partage de fichiers, notifications par E-mail et pages de news, gestionnaire de formulaires, moteur de recherche, travail en mode déconnecté avec resynchronisation des données dès reconnexion au réseau, ...

- en temps réel : communication vocale et vidéo-conférence ;

- de partout, depuis un poste de travail local ou distant :

– en monoposte ou relié au réseau (local LAN, WAN ou RAS) ;

– sous l'un des six Windows ou bien en mode TSE (Terminal Server) sous RDP (Microsoft) ou ICA (Citrix) ;

– par le site Intranet / Extranet auquel se connecter et se faire reconnaître (est disponible un générateur de site) ;

- seules les technologies standards sont utilisées : pas de base propriétaire de données, pas d'encapsulage de documents, architecture ouverte (compatibilité avec d'autres outils collaboratifs couramment adoptés, interface possible avec de nombreuses applications, disponibilité d'un outil de développement).

Fûté et même ... très, très !

Net Partenaire crée des espaces de travail dans lesquels l'utilisateur "apprend tout en étant canalisé" :

- son arborescence thématique de classement accueille des modèles de documents applicables globalement ou bien à certains thèmes ou "activités", un formulaire de saisie peut être associé à certains modèles, des règles d'usage sont assignables à un thème ou à un modèle de document ; en somme, il y a d'un côté les panneaux de signalisation et, de l'autre, les articles du code de la route !

- son dispositif de classement est unique et même ... révolutionnaire : l'utilisateur est incité à se positionner dans l'arborescence thématique avant de produire un nouveau document, il s'inspire alors d'un modèle, fait ce qu'il a à faire puis quitte l'application et ça y est ! le nouveau document est classé !

- la reprise de l'existant est facilitée par le "glisser puis déposer" depuis l'explorateur Windows et l'on peut ensuite enrichir le titre des documents.

Ce "classer avant de produire" et ce "créer un document et c'est classé !" sont combinés avec le puissant outil de recherche "Full Text" inclus dans la plate-forme, pour exonérer l'utilisateur d'avoir à se creuser la tête pour inventer des mots-clés ou un index !

Une telle combinaison valorise à terme 70% de l'information stockée dans l'entreprise contre 7% pour les systèmes documentaires à index, et elle augmente la réactivité de 20% par rapport à ces derniers.

Sûr, mobile et agile

Net Partenaire donne à l'utilisateur la possibilité de se rattraper, si par erreur il a supprimé un fichier stocké dans la mémoire commune.

La plate-forme dispose d'un outil de protection de document par encryptage sur 128 bits : les documents sécurisés sont invisibles pour les utilisateurs non munis de la clé USB.

La mobilité est prise en compte : synchronisation avec le "village", en local ou à distance, après travail en mode déconnecté ; aide au rapatriement automatique de plans de classement et de règles ; disponibilité du mode TSE (TErminal Server) et d'un générateur de sites Web.

La plate-forme est multilingue : interface utilisateur livrable en français ou/et en anglais ; outil de production de résumés pour des textes exprimés dans une langue parmi 14.

Schéma de projet d'ensemble

 

Cliquez sur l'image, pour agrandir et en savoir plus

 

Les composants de base de Net Partenaire

Ces composants sont livrés avec la plate-forme de base.

 

 

 

Communication, partage, coordination, réactivité

Arborescence thématique "métier"

Règles d'usage, modèles

Moteur de recherche

"Full Text"

Production (documents électroniques)

Numérisation

et collecte d'informations

Reprise de l'existant et interface bureautique

Interface messagerie

MS Outlook

Synchro manuelle après retour

dans le réseau

 

 

Les modules complémentaires en option

Ces composants disponibles sont livrables en option.

 

 

 

Communication, partage, coordination, réactivité

Gestion

de fiches

Gestion

des processus

Générateur

de sites Web

Vidéo-conférence interne

Interface messagerie

Lotus Notes

Cryptage 128 bits de documents (pour les rendre invisibles et inaccessibles)

Production (documents électroniques)

Visualiseur simple de documents

Resynchronisation automatique

Aide à la lecture et à la production de résumés de textes

Dissuasion / protection de documents (pour les rendre invisibles ou à lecture seule)

Messagerie vocale, aide à la retranscription

 

Informatique Appliquée® : gpao, paie, facturation, stocks, ...

Nos prestations |  La GPAO des TPE |  Logiciel de paie |  Dossiers gratuits |  Nous contacter

Logiciel PMI Gestion (GPAO) - Logiciel Paie Pégase 3

Accueil | Plan du site | Contact

Copyright © 1993-2015, Informatique Appliquée® -