Net Partenaire

Les composants technologiques de la plate-forme et les modules en option

Communication, partage, coordination, réactivité

L'outil d'administration de l'arborescence thématique orientée "métiers" (1/2)

a) Règles d'usage et modèles de documents :

Le plan de classement accueille également :

- des modèles de document applicables globalement ou bien à certains thèmes,

- si besoin des formulaires de saisie associés à certains documents,

- les règles d'usage pour chaque thème et document,

- les règles de titrage des documents,

- les règles d'accès (sécurité).

Ainsi guidé en permanence, l'utilisateur réfléchit avant de travailler : il doit inscrire dans le plan de classement le futur document qu'il va produire ; il peut mieux connaître un dossier avant d'agir (comme il trouve dans ce dossier tout ce que le groupe a déjà inscrit), et au lieu de "réinventer la roue", il peut utiliser un modèle de document bien pensé dans sa présentation comme dans ses règles d'utilisation.

L'on voit donc que cette méthode :

- diminue les risques d'actions mauvaises ou inadaptées ;

- contribue au partage et à la capitalisation des connaissances ;

- place l'information là où elle doit être ;

- met fin aux "documents SDF" (oui : Sans Domicile Fixe !) qui encombrent les disques des ordinateurs et se retrouvent dupliqués à plusieurs exemplaires parfois sous des noms difficilement compréhensibles.

Cette méthode atteint bien, pour l'ensemble du "village", l'un des objectifs du travail collaboratif, celui d'«apprendre» ... :

- apprendre à travailler ensemble : les membres du groupe se comprennent et se font confiance ;

- apprendre à travailler en réseau, dans le mode "prenant-prenant".

Et ... "cerise sur le gâteau" : l'outil d'administration classe automatiquement le nouveau document produit par l'utilisateur qui se conforme à la discipline commune de travail !

L'avantage pour l'organisation interne est considérable !

L'utilisateur, pour stocker son nouveau document, n'a plus à se soucier de la commande "Enregistrer sous ..." de Windows et il n'a plus à chercher sous quels mots-clés classer le document !

Signalons également que l'activité des utilisateurs est tracée :

- tout nouveau document porte une référence interne composée à partir du quantième, du mois et de l'année de création, puis des initiales de l'utilisateur, du numéro du document et de sa version ;

- un fichier spécial trace tout ce qui a été fait (créations, modifications, suppressions, ...) et tous les accès aux thèmes (ou tentatives d'accès).

L'outil d'administration des règles et modèles de documents apporte une contribution essentielle à l'accueil de nouveaux collaborateurs, à la gestion des connaissances et à l'accompagnement dans une démarche Qualité.

b) Fonctionnalités de l'outil d'administration (2/2)

Gestion des modèles ou types de documents :

- Net Partenaire est livré avec quelques modèles de documents ;

les fonctions ouvrent les possibilités suivantes : intégrer vos documents types par glisser-déplacer depuis l'explorateur Windows (opération dite de "rapatriement" dans le plan de classement) ; changer le nom d'un document type ; supprimer un document type ; activer ou désactiver un document type ; attribuer un document type à un ou plusieurs thèmes, d'une manière globale ou par sélection des thèmes-cibles ; associer à un document type un formulaire de saisie de données qui en constituera le "titre" (champ libre, champ automatique, compteur, liste de mots-clés ; possibilité d'ajouter des explications sur l'usage du formulaire) ; associer à un document type une règle d'usage : texte libre ou bien lien URL ;

- création d'un nouveau document par l'utilisateur :

forte incitation à créer à partir d'un document type que l'on sélectionne dans l'arborescence du thème : aussitôt cette sélection faite, la règle d'usage associée s'affiche ; entrer dans l'éventualité les données prévues dans le formulaire de saisie associé ; visualiser le document dans l'application qui l'a généré ; adapter le contenu du document à ce que l'on souhaite, puis imprimer éventuellement ; enfin quitter l'application : le nouveau document est classé automatiquement !

les fonctions ouvrent les possibilités suivantes : attribuer au nouveau document, automatiquement, une référence porteuse d'un chrono individuel ; attribuer au nouveau document, automatiquement, un numéro de version ; attribuer au nouveau document un titre (texte libre, texte suggéré par un commentaire ou bien imposé au moyen d'un formulaire).

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