² La gestion de Caisse

Présentation générale

Présentation détaillée

Réponse aux questions posées le plus fréquemment

Travaux de fin de journée

Sécurité et paramètres divers

Fidélisation de la clientèle

Alliance Gestion pour Windows^® est doté d'un programme de saisie rapide des tickets de caisse, pour l'équipement de votre (vos) point(s) de vente.

IV.2.1 - Description générale

L'en-tête du ticket de caisse

Seules les zones sur fond bleu clair doivent être renseignées.

L'en-tête de ticket affiche et permet de modifier la date, la boutique («Site»), le vendeur («Par») ainsi que l'identité du client lorsqu'elle est connue.

à la saisie d'un nouveau ticket de caisse, Alliance sélectionne par défaut le compte "Client divers caisse" pour le mois en cours.

Le corps du ticket de caisse

Il se présente sous la forme d'un tableur contenant les articles et prestations facturées.

Les colonnes de ce tableur sont entièrement paramétrables.

Le pied du ticket de caisse

Composé surtout de la part de fenêtre consacrée à l'encaissement, le pied du ticket de caisse enregistre les modalités de règlement (possibilité de ventiler le règlement au maximum sur 4 échéances et/ou moyens de paiement).

Le pied du ticket permet également de modifier le format d'impression proposé par défaut par Alliance (format qui est paramétrable, aussi).

IV.2.2 - Description détaillée

IV.2.2.1 - L'en-tête du ticket de caisse

D'une manière générale (excepté seulement pour le numéro de «Pièce» d'identité ou de permis de conduire), les zones d'en-tête sont renseignées automatiquement par Alliance pour que vous puissiez passer directement à la saisie des articles achetés par le client.

Les valeurs automatiques (appelées 'valeurs par défaut') prises par ces zones sont les suivantes.

Intitulé

de zone

Valeur prise par défaut

Date

C'est la date du jour (date de l'ordinateur).

Si elle est incorrecte, vérifiez la date de votre ordinateur dans le panneau de configuration de Windows^®.

La modification de cette date est soumise aux règles de sécurité définies dans la fiche Société.

Site

Il s'agit du code du site (boutique ou magasin) ou de celui qu'impose le paramétrage des documents.

Tous les articles vendus (ou retournés), inscrits dans le ticket, seront déstockés (ou remis en stock) sur ce site.

En cas de gestion mono-site (une seule boutique), il n'y a pas besoin de définir cette préférence.

Il est possible de faire apparaître le code du site sur chaque ligne du corps du ticket, si des clients qui passent à une caisse donnée peuvent avoir choisi les articles achetés dans deux sites peu éloignés mais distincts.

Client

Il s'agit du code du "client divers" défini par défaut.

Un client est dit "divers" si aucune fiche Client n'a été ouverte pour lui : il n'est donc pas enregistré dans votre fichier clients et il ne pas recevoir une carte de fidélité ou bénéficier d'un tarif préférentiel.

Alliance sait créer systématiquement un nouveau code client divers pour chaque mois.

Le journal de caisse, tenu par le progiciel, permet de faire des choses fort intéressantes :

- réaffecter un ticket de caisse sur lequel le code client inscrit est erroné : vous réaffectez à un autre client et Alliance s'occupe de tout ;

- ou bien, lorsqu'un paiement par chèque ou par carte bancaire permet d'inscrire les nom et adresse du client, alors qu'auparavant le ticket de caisse avait été établi sur le code "client divers" : vous créez la fiche Client, puis vous lui réaffectez le ticket et Alliance s'occupe de tout.

Tarif

Il s'agit de la méthode de tarification [système de remise sur le HT ou le TTC, ou bien de majoration de prix] qui doit être appliquée pour l'ensemble du ticket de caisse sauf exceptions souhaitées.

La zone «Tarif» est renseignée automatiquement par Alliance en début de ticket, selon les indications lues dans la fiche Client).

La liste déroulante permet de faire appel à un tarif à appliquer, si celui qui est affiché ne vous convient pas.

Si vous changez de tarif alors que le corps du ticket n'est pas vide, Alliance proposera de recalculer l'ensemble du ticket.

A droite de la zone «Tarif», le bouton vous permet, quelle que soit la ligne d'article sélectionnée dans le corps du ticket, de forcer le prix facturé à égaler le prix fixe inscrit dans un catalogue et pour la référence d'article concernée :

- cliquez sur ce bouton, puis sélectionnez un catalogue de prix fixes, par exemple :

- observez que le bouton a maintenant tourné sa direction vers la zone «Tarif» ;

- cliquez sur : Alliance applique le prix fixe s'il le trouve dans le catalogue, pour la référence d'article sélectionnée dans le corps du ticket.

Vous avez donc la possibilité d'appliquer des remises ou majorations différentes pour chaque article facturé.

Vendeur

(zone «Par»)

Alliance reconnaît automatiquement la personne qui s'est connectée au progiciel en entrant son code d'accès et son mot de passe.

Encore vérifie-t-il que la fonction définie dans la fiche Employé est "VENDEUR".

IV.2.2.2 - Clients divers et clients en fichier, fiche simplifiée Client

Vous pouvez utiliser un ou plusieurs comptes 'clients divers' pour enregistrer vos ventes à la clientèle de passage.

Lorsque vous saisissez un nouveau ticket de caisse, Alliance affecte automatiquement le code "Client divers".

Si le client est connu (c'est-à-dire répertorié dans votre fichier clients), il faut remplacer le code "Client divers" par le code réel du client connu : ce n'est vraiment simple à faire ! il suffit d'enfoncer la touche F5 pour ouvrir la liste des clients, puis rechercher et sélectionner la fiche Client.

Une fois dans la zone «Client», et pour inscrire un client en fichier :

- effacez le code "Client divers" et saisissez le code du client en fichier ;

- ou bien ouvrez la liste de vos clients, avec la touche F5 ou F2.

Remarques

Le champ de saisie «Client» reconnaît :

- non seulement les codes affectés à vos clients en compte,

- mais également leur numéro de téléphone ;

vous pouvez saisir ce numéro en totalité (10 chiffres) ou bien partiellement (Alliance complète automatiquement, en ajoutant votre préfixe téléphonique régional ou local).

Pour amener le curseur sur la zone «Client», pensez à utiliser la touche Tab (de tabulation) combinée à la touche majuscule (Maj+Tab), si vous ne voulez pas vous servir de la souris.

Pour inscrire un nouveau client dans votre fichier (par exemple, si vous pensez que le client qui vient de passer en caisse a toutes chances de repasser régulièrement, vous pouvez utiliser la combinaison de touches Ctrl+F5 pour créer une fiche client simplifiée, dans laquelle vous avez à renseigner seulement les zones principales d'une fiche Client 'standard' : nom, adresse, n° de téléphone, numéro de compte dans votre plan comptable.

Remarques

Le champ de saisie «Client» reconnaît :

- non seulement les codes affectés à vos clients en compte,

- mais également leur numéro de téléphone ;

vous pouvez saisir ce numéro en totalité (10 chiffres) ou bien partiellement (Alliance complète automatiquement, en ajoutant votre préfixe téléphonique régional ou local.

Pour amener le curseur sur la zone «Client», pensez à utiliser la touche Tab (de tabulation) combinée à la touche majuscule (Maj+Tab) ou non, si vous ne voulez pas vous servir de la souris.

IV.2.2.3 - Nouvelle fiche simplifiée Client et réaffectation d'un ticket de caisse

Le programme donne la possibilité de réaffecter un ticket de caisse "Client divers" :

- soit à un client en fichier ;

- soit à un nouveau client dont on peut créer immédiatement la fiche simplifiée.

Remarque

S'il existe des doublons dans votre fichier clients, c'est-à-dire si les mêmes clients ont été créés à plusieurs reprises sous des codes différents, vous pouvez transférer à un client tous les documents affectés à un "autre code client" (il s'agit en réalité du même client).

La procédure à suivre est indiquée à propos de la fiche Client.

IV.2.2.4 - Le corps du ticket de caisse

Rappelons qu'il se présente sous la forme d'un tableur contenant les articles et prestations facturées, et que les colonnes de ce tableur sont entièrement paramétrables.

Colonne

Commentaire

Référence

Accueille la référence du produit ou de la prestation facturé(e).

Seule cette colonne accepte possible la saisie ou la lecture du code barres d'un article.

Enfoncez la touche F2, ou cliquez sur l'icône pour ouvrir la liste des articles et pour pouvoir rechercher un article par sa référence, son prix, sa marque, sa description, etc.

Une fois la référence d'article saisie au clavier ou lue grâce à un lecteur optique de code barres, Alliance renseigne automatiquement les autres colonnes.

Libellé

Contient le libellé descriptif de l'article ou de la prestation.

Quantité

Cette zone est par défaut renseignée à la valeur 1.

Avec les flèches de direction, vous pouvez revenir la modifier.

Pour un retour d'article, portez la quantité à -1, ou -2, etc. : toute quantité négative signifie pour alliance qu'il s'agit d'un retour d'articles, donc d'une remise en stock du produit concerné.

Si l'article présente des défauts et qu'il ne doit pas être remis en rayon, il convient d'effectuer un mouvement exceptionnel ou un retour fournisseur (ce point est traité plus loin, à propos des arrhes et des avoirs).

Prix net TTC

Prix de vente unitaire net TTC de l'article ou de la prestation.

Montant TTC

Prix net TTC multiplié par la quantité achetée ou retournée.

Rappelons qu'un article est un objet physique quelconque (par exemple vêtement), qu'il soit suivi ou non en stock.

Et rappelons aussi qu'une prestation est un travail ou un service que l'on va facturer au temps passé ou bien au forfait (par exemple : retouche, ourlet).

En saisie de référence, dans le corps du ticket, Alliance sait distinguer si la référence désigne un article ou une prestation.

En cas de conflit (une prestation et un article ont même référence, ou la référence de l'article coïncide avec le code barres d'un autre article), Alliance vous avertit et vous demande de régler le conflit.

IV.2.2.5 - Recherche d'une fiche Prestation

Quand vous êtes sur la zone «Référence», Alliance s'attend avant tout à la saisie d'un article : c'est pourquoi appuyer sur F2 ouvre la liste de vos articles.

Sachez d'autre part que la fiche Prestation n'accueille pas de code barres : vous ne pouvez donc pas charger une prestation par lecture optique d'un code barres.

Pour charger une prestation, demandez expressément à Alliance qu'il insère une ligne de type 'prestation' :

- appuyez sur la touche Insert (ou Ins, selon votre clavier),

ou cliquez sur le bouton situé sur la gauche de l'écran et juste au dessus du corps du ticket : un menu contextuel apparaît, vous demandant ce que vous souhaitez insérer dans le corps du ticket de caisse ;

- avec les flèches (ou la souris), positionnez-vous sur «Prestation» puis validez avec la touche Entrée (ou cliquez) : la liste des prestations s'ouvre, sélectionnez ; à partir de cet instant, la ligne venant d'être insérée est de type "Prestation" et non plus "Article" : c'est pourquoi appuyer sur F2 ouvre dorénavant la liste de vos prestations ;

si plus tard vous voulez revenir à l'ouverture de la liste des articles, refaites la manip' en demandant cette fois que soit inséré un article ; alors de nouveau F2 ouvrira dorénavant la liste des articles.

IV.2.2.6 - Compléments sur la recherche d'une fiche Article

Dans la plupart des cas, vous aurez associé un code barres à chaque article, pour faciliter le passage en caisse par la simple lecture optique des codes barres.

Si cette lecture est défaillante, parce que l'étiquette est absente ou qu'elle est devenue illisible, vous serez donc conduit(e) à rechercher l'article par sa référence, dans votre fichier.

Si l'étiquette est illisible par lecture optique

Toute étiquette contient généralement les éléments suivants :

- la référence de l'article (incluant éventuellement les notions de taille et de couleur) ;

- le code barres (traits verticaux examinés par la douchette ou le crayon optique) ;

- la traduction numérique du code barres ('990001110248' par exemple) ;

- la description de l'article ;

- le prix HT ou TTC en euros.

Si le code barres est altéré (s'il n'est plus reconnu par lecture optique), vous pouvez saisir dans la colonne «Référence» soit la référence de l'article, soit la traduction numérique de son code barres.

Il est généralement plus facile de taper sans erreur une référence (alphanumérique), plutôt qu'un code barres qui ne comporte que des chiffres dont une majorité de zéros.

Pensez à saisir toujours dans la colonne «Référence» les premiers caractères du code article (au minimum les 3 premiers) : si ensuite vous ouvrez la liste des articles par F2, la sélection très souvent se positionnera sur l'article que vous recherchez.

Il est donc inutile de taper complètement la référence (elle contient jusqu'à 30 caractères).

Si l'étiquette est absente

Dans la zone «Référence», appelez la liste des articles par la touche F2.

Par défaut, la fenêtre qui s'ouvre est classée dans l'ordre des codes d'articles.

Sélectionnez l'article recherché en suivant ce mode de recherche, ou bien fixez un autre mode de recherche :

- si vous préférez utiliser la souris :

² c'est la zone «Chercher», dans la fenêtre de sélection, qui fixe le mode de recherche ;

² avec la souris, déroulez la liste associée à cette zone, et vous pourrez choisir de chercher suivant le libellé, le prix ou tout autre critère proposé ;

- si vous ne voulez pas utiliser de souris ;

² enfoncez la touche F5 ;

² fixez le mode de recherche, dans le menu contextuel qui s'ouvre.

Si l'article n'est pas référencé

Si l'article vendu a été mis en rayon alors qu'il n'a pas encore été enregistré dans votre fichier articles, alors utilisez un code 'article divers'.

Suivant le paramétrage que aurez fait dans la fiche de cet article divers, un complément d'information peut vous être demandé pour faciliter les rectifications au niveau du stock, une fois que la fiche complète de l'article vendu aura été créée.

IV.2.2.7 - Création rapide d'une nouvelle fiche simplifiée Article

Pour créer la fiche d'un nouvel article dans votre fichier, si les droits d'utilisateur qui vous ont été attribués vous le permettent :

- utilisez la combinaison de touches Ctrl+F2 ;

- ou bien dans la colonne «Référence», enfoncez F2 puis cliquez sur le bouton ;

- le bouton vous permet de renseigner des compléments, notamment le libellé réduit (description abrégée pour les tickets de caisse et listes de recherche) et la référence de l'article chez le fournisseur (si elle est différente de la vôtre).

IV.2.2.8 - Le pied du ticket de caisse

Il regroupe les informations relatives à l'encaissement.

Un règlement client peut être fractionné en 4 échéances et/ou moyens de paiement, affichés sur la droite.

La liste déroulante «Règlement» affiche par défaut les conditions de paiement inscrites dans la fiche Client :

- le règlement est généralement 'comptant', pour la plupart des clients (notamment les 'clients divers') ;

- s'agissant des clients pour lesquels une fiche a été ouverte (dans votre fichier clients), les conditions de paiement peuvent être plus favorables pour eux ;

- si vous choisissez d'autres modalités de règlement que celles qui sont inscrites dans le champ «Règlement», la partie droite de l'écran en est affectée instantanément (éclatement du TTC et dates d'échéance).

La liste déroulante «Devise» vous donne la possibilité d'inscrire une autre devise d'encaissement que celle qui est inscrite par défaut.

De plus, vous pouvez indiquer que le règlement n'est pas fait dans une seule devise, vous pouvez le ventiler suivant 4 devises au maximum :

- dans la liste déroulante, sélectionnez «Multiple» ;

- Alliance s'apprête à recevoir quatre ventilations (tableau en bas et à droite de l'écran) ;

pour chaque ventilation :

² entrez le «Moyen» de paiement, le «Montant» (exprimé dans la monnaie de facturation), puis la «Devise» utilisée :

² observez que le champ «Solde» augmente progressivement.

IV.2.2.9 - Cas d'un encaissement simple (règlement unique)

Codes barres spéciaux et équivalents au clavier

Alliance a été conçu pour que la lecture optique de codes barres puisse simplifier au maximum la saisie des encaissements, notamment dans les cas les plus fréquents : 

- paiement comptant par chèque, espèces ou carte bancaire,

- avoir en compte (retour d'article par le client, sans remboursement de ce dernier).

C'est pourquoi des codes barres spéciaux vous seront fournis sur un simple document, et dont la lecture a même effet que d'enfoncer l'une ou l'autre des touches suivantes (touches que vous utiliserez si jamais le lecteur optique tombait en panne) :

- F7 ~ basculement en mode encaissement (saisie du règlement) ;

le curseur se positionne sur la colonne «Montant», dans le tableau du pied de ticket ;

vous pouvez alors agir comme suit :

² F2 ou C ~ règlement comptant par Chèque ;

² F3 ou E ~ règlement comptant en Espèces ;

² F4 ou B ~ règlement comptant par carte Bancaire ;

² F4 ou A ~ Mise en compte ;

le total du ticket est négatif, suite à un retour de marchandises (par le client) qui donne lieu à établissement d'un avoir ;

² M ~ Avoir en compte ;

² V ~ règlement d'un aVoir en compte ;

appelle le dernier avoir enregistré pour le client en cours ;

- F6 ~ retour en mode ligne (saisie d'article, dans le corps du ticket de caisse) ;

- F9 ~ enregistrer le ticket de caisse, l'imprimer, puis ouvrir un nouveau ticket vierge.

Pour ouvrir le tiroir caisse

Deux possibilités sont ouvertes :

- avec la souris, cliquez sur le bouton en bas et vers le milieu de l'écran ;

- avec le clavier, tapez la combinaison de touches Ctrl+> ;

attention !

aucun raccourci Windows^® ne doit être associé à cette combinaison de touches, car ce raccourci serait prioritaire et la caisse ne s'ouvrira pas.

Autres raccourcis clavier

Alliance vise la plus grande convivialité possible, dans votre travail !

Aussi le progiciel vous permet de personnaliser les touches de fonction 'relégendables' (c'est-à-dire programmables) de votre clavier.

Moyens de paiement

Le même programme, ci-dessus, vous permet d'inscrire les instruments de paiement que vous pourrez atteindre en déroulant la liste «Montant» du pied de ticket de caisse.

Dans l'image ci-dessus, ces instruments sont les moyens de paiement pour lesquels la colonne «Actif en caisse» reçoit la position «Oui».

Autres options d'encaissement

Vous pouvez définir pour chaque magasin :

- un montant minimum pour les règlements par chèque,

- un montant minimum pour les règlements par carte,

- à partir de combien, demander une pièce d'identité (pour un règlement par chèque et à partir du montant minimum),

- la durée de validité des chèques cadeaux.

IV.2.2.9 - Cas d'un encaissement avec plusieurs instruments de règlement

Utilisez le clavier de votre ordinateur pour gérer :

- l'encaissement en espèces ;

Alliance calcule la monnaie à rendre au client (différence entre le total encaissé et la somme due) ;

le ticket de caisse portera mention du montant des espèces encaissées et du montant rendu en espèces ;

- l'échéance, le mode de paiement et la devise utilisée, dans les cas de règlements multiples :

² paiement au moyen de plusieurs chèques ;

² paiement pour partie en espèces, pour solde par chèque ;

² paiement pour partie en euros, pour solde dans une autre devise ;

² etc. ;

- l'utilisation partielle ou totale d'un avoir client, en guise de paiement (compensation) ;

- l'utilisation partielle ou totale d'un bon d'achat ;

- l'encaissement d'arrhes :

² un peu plus bas, nous expliquons la procédure à suivre ;

² il s'agit ici d'une sorte de double règlement :

© encaissement direct en espèces, par chèque ou par carte bancaire, pour le montant des arrhes ;

© mise en compte du solde ;

les articles facturés dans le ticket de caisse sont considérés comme déstockés ;

le ticket de caisse est tenu comme preuve de reçu des arrhes ;

en cas de désistement du client, le programme vous permet d'enregistrer un mouvement de retour en stock du type "Désistement sur arrhes".

IV.2.2.10 - Le rendu de monnaie

Si vous saisissez, dans la colonne «Montant» du pied de ticket de caisse, un global d'encaissement supérieur au montant dû, Alliance comprend qu'il s'agit d'un encaissement d'espèces et il vous en demande confirmation.

Si vous êtes d'accord, Alliance :

- enregistre puis imprime automatiquement le ticket ;

- affiche une fenêtre pour précisant la monnaie que vous devez rendre ;

cette fenêtre reste affichée jusqu'au début de la saisie d'un nouveau ticket de caisse.

IV.2.2.11 - Comment gérer les arrhes

Pour enregistrer la perception d'arrhes, vous commencez par saisir normalement le ticket de caisse, comme si le client avait l'intention de payer au comptant : il est indispensable, en effet, qu'Alliance retire du stock les articles inscrits dans le ticket, comme ils sont réservés pour le client et que la probabilité de sortie du stock est forte.

C'est dans un second temps, à la saisie du règlement du ticket de caisse, que vous informerez le progiciel d'un règlement partiel (ce seront les arrhes) et de la mise en compte du solde.

Exemple

Un client réserve 100 euros de marchandises et verse un 20 euros d'arrhes, par chèque.

Le tableau du pied de caisse doit être renseigné comme suit :

(date du jour)

(date du jour)

Pour sélectionner le moyen de paiement «MISE EN COMPTE», utilisez les flèches de direction pour vous positionner sur la case «Moyen de paiement», puis appuyez sur F2 pour ouvrir la liste des moyens de paiement, enfin sélectionnez «MISE EN COMPTE» (le dernier choix, dans la liste).

Maintenant appuyez sur F7 pour enregistrer le ticket et le faire imprimer.

Le ticket de caisse sort avec une mention spéciale informant le client des droits que se réserve le vendeur.

Lorsque le client revient pour verser le solde dû (ou un complément de règlement) :

- allez sur la colonne «Montant» du pied de ticket ;

- de là, appelez le programme de saisie des mouvements financiers par CTRL+Alt+F5 (appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, ensuite appuyez sur Alt puis sur F5) : si vous préférez utiliser la souris, vous pouvez

également appeler le programme en cliquant sur le bouton ; 

² une nouvelle fenêtre apparaît : vous êtes dans le programme de saisie des mouvements financiers ;

² sélectionnez le ticket pour lequel vient le complément de règlement (qu'il s'agisse du solde dû ou d'un règlement partiel), saisissez le règlement puis enregistrez ;

notez que le programme de saisie des mouvements financiers autorise différentes opérations :

© saisie du fond de caisse ;

© remise en banque ;

© saisie d'un complément d'encaissement sur les arrhes versées ;

© remboursement au client, sur les arrhes versées ;

© prélèvements divers ;

© encaissements divers.

Dans l'image ci-dessus, la  «Liste des tickets en attente / arrhes» recense tous les tickets de caisse dont le solde n'a pas encore été réglé.

Un suivi détaillé des arrhes versées est disponible : le programme permet, par clic droit sur un mouvement d'encaissement d'arrhes, d'ouvrir un menu contextuel dans lequel vous pouvez opter pour «Désistement sur arrhes».

IV.2.2.12 - Comment gérer les avoirs et les retours clients

établissement d'un avoir

Tout ticket de caisse dont le montant global est négatif constitue de fait un avoir, bien évidemment.

C'est en saisissant des retours clients (retours de marchandises), ceci en entrant des quantités d'articles négatives, que l'on arrive à établir un 'ticket de caisse de type avoir'.

Alliance a prévu une manière de faire plus conviviale, s'il s'agit "d'annuler" le dernier ticket de caisse : il suffit simplement de le contre-passer, à l'aide de la combinaison de touches Ctrl+Alt+F3, et cette décision va générer un avoir automatique.

Si un client rapporte un ou plusieurs articles qu'il avait achetés, en disant qu'il souhaite en acheter d'autres à la place, attendez qu'il fasse son choix en magasin, puis saisissez les retours ainsi que la nouvelle vente sur un même ticket de caisse.

S'il ne veut rien acheter en lieu et place, enregistrez les retours.

Selon les droits d'utilisateur qui vous ont été octroyés, Alliance peut vous proposer dès l'enregistrement du ticket incluant un ou plusieurs retours de marchandises) :

- soit la ré-insertion de ces retours dans le stock ;

- soit leur mise au rebut (c'est-à-dire que vous constatez une perte) ;

- soit la création automatique d'une demande d'avoir à adresser au fournisseur, avec retour des marchandises à ce dernier.

Lorsque vous passez en saisie des règlements (touche F7), quand le montant global du ticket est négatif, vous pouvez au choix :

- rembourser le client par chèque, en espèces ou par tout autre moyen à votre guise ;

- demander à Alliance de générer un avoir de caisse :

² utilisez le code barre spécial "AVOIR EN COMPTE" ou bien déplacez vous au moyen des flèches de direction jusqu'à la colonne «Moyen» ;

² de là, appuyez sur F2 pour sélectionner le mode de règlement "AVOIR EN COMPTE" ;

vous pouvez obtenir le même effet en appuyant simplement sur F4 ou en tapant 'V'.

Remarque

Selon le paramétrage du progiciel, le mode de règlement "AVOIR EN COMPTE" peut vous être proposé par défaut).

Attention !

Si vous cochez la case «Création chaque mois d'un nouveau compte 'client divers' ...», alors prenez garde d'avoir associé la fiche Client "modèle" à la «Catégorie» "DIVERS CAISSE", faute de quoi vous ne pourrez pas atteindre les avoirs et retours clients enregistrés les mois précédents.

En effet, Alliance estimerait qu'il s'agit de clients différents et qu'il ne doit pas afficher ces anciens 'tickets de caisse avoirs' dans la «Liste des tickets en attente / arrhes», quand vous saisissez un mouvement financier en pied de ticket de caisse.

Emploi d'un avoir client comme instrument de paiement

a) Cas général : l'avoir a été généré par Alliance

En saisie de règlement d'un ticket de caisse, tout avoir précédemment créé en caisse apparaît vers la fin de la liste «Moyen» de paiement.

La liste affiche naturellement les seuls avoirs au client en cours (ni soldés, ni supprimés), qui avaient déjà été inscrits au profit du client pour lequel on enregistre un nouveau ticket de caisse.

Ces avoirs-là à peuvent être employés pour contribuer au règlement du ticket.

Rappelons qu'il est impératif, pour cela, que la fiche Client sélectionnée dans le ticket de caisse ait été associée à la «Catégorie» "DIVERS CAISSE".

Pour chaque avoir, la liste «Moyen» de paiement affiche le numéro du ticket de caisse qui l'a généré.

Sélectionnez bien le "bon" avoir, en vous fiant au ticket que vous remet le client : il faut savoir en effet qu'en cas d'erreur, il est délicat de s'en apercevoir à la simple lecture du journal de caisse.

Toutefois, vous pourrez corriger a posteriori toute erreur que vous pourriez avoir faite.

Le suivi des avoirs de caisse peut être consulté.

b) Cas particulier : l'avoir avait été consenti avant la mise en exploitation d'Alliance

Dans ce cas, Alliance n'est pas au courant et le progiciel n'a pas l'avoir dans sa liste des avoirs en compte.

Deux possibilités restent ouvertes pour enregistrer un règlement de ticket par emploi d'un avoir :

- sélectionner "AVOIR éCRIT" dans la liste «Moyen» de paiement accessible par F2 :

le règlement du ticket par l'avoir écrit figurera dans le journal de caisse, dans la colonne «En compte», toutefois aucun suivi ne sera possible (quant à l'avoir réellement utilisé) ;

- saisir puis demander à Alliance de générer les avoirs établis à une date antérieure à la mise en exploitation du progiciel, à partir de quoi le progiciel en réalisera le suivi ;

pour chaque avoir à générer, créez un ticket de caisse en utilisant des articles divers (non suivis en stock) ou, mieux encore, des prestations ;

puis utilisez comme mode de règlement la mise en compte (touche F4) ;

lorsque votre client reviendra acheter et utilisera son avoir, celui-ci sera inscrit dans la liste «Moyen» de paiement.

IV.2.3 - Réponse aux questions posées le plus fréquemment

IV.2.3.1 - Le ticket ne s'imprime pas - L'imprimante n'est pas prête

Si vous validez le ticket de caisse alors que l'imprimante n'est pas sous tension, qu'elle est mal connectée ou qu'il manque du papier, vous aurez peut être à demander la réimpression du ticket :

- si c'est le cas, appuyez sur la touche F8 ;

- ou bien, avec la souris, cliquez sur le bouton ;

Alliance affiche la liste des tickets : réglez le problème matériel éventuel, puis sélectionnez un ticket et demandez l'impression.

Alliance sait imprimer les tickets de caisse sur n'importe quelle imprimante compatible Windows, qu'elle soit branchée en liaison série ou parallèle.

Il est possible d'affecter plusieurs imprimantes à une même caisse, pour choisir plus facilement l'impression au format 'ticket de caisse' ou au format 'facture A4'.

IV.2.3.2 - Insertion / suppression de ligne - Interrogation du stock article

Rappelons qu'un clic droit de la souris ouvre presque toujours un menu contextuel, c'est-à-dire un menu avec des fonctions complémentaires liées à l'opération que vous réalisez.

Par exemple, dans le tableau du corps de ticket de caisse, un clic droit permet d'insérer ou de supprimer des lignes du ticket.

Le même effet est obtenu en combinant les touches Ctrl+Insert et Ctrl+Suppr, ou en cliquant sur

les boutons et .

IV.2.3.3 - Client indécis ou manque d'information - Mise en attente d'un ticket

La mise en attente d'un ticket de caisse est utile lorsque vous êtes bloqué lors de la saisie déjà commencée d'un ticket de caisse, alors que la file d'attente devant la caisse est longue et qu'il faut passer au client suivant, pour ne pas trop faire patienter les clients qui attendent.

Une telle situation survient :

- quand le client arrive en caisse ; vous êtes en train de facturer les articles qu'il vous présente et voilà qu'il décide de retourner au magasin pour prendre d'autres articles ou en changer ;

- ou bien quand vous "tombez" sur une référence inconnue pour l'informatique : vous voilà obligé(e) de demander à un(e) collègue de se renseigner en rayon sur le prix de l'article.

Quel que soit le cas, vous allez pouvoir mettre en attente le ticket de caisse en cours de saisie, de manière à passer au client suivant :

- tapez la combinaison Ctrl+F3 puis confirmez votre demande de placer le ticket en attente ;

- servez le client suivant et enregistrez son ticket de caisse ;

- lorsque l