Informatique Appliquée : logiciels & progiciels de gestion, gpao, caisse, comptabilité, paie, facturation, stocks à l’achat et la vente

II.2.1 - Description des zones
Intitulé de zone	Commentaire	Onglet	Type de donnée
Activité / métier	Cette notion permet d’établir un classement des clients par activité / métier, fort utile pour le publipostage. Les éléments de la liste déroulante sont paramétrables dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Activités].	Paramètre	Notion afférente
Adresses	L’onglet [Adresses] permet de saisir les différentes adresses du client. Vous pouvez affecter automatiquement des adresses distinctes, en fonction du type de document généré : livraison, facture, courrier. Par exemple, vous pouvez envoyer les livraisons à Nice, puis adresser la facturation à Marseille. S’il existe plusieurs adresses de livraison, elles seront accessibles lors de la création d’un document, via l’onglet [Complément d’entête] «A livrer chez».	Adresses
Affaires	L’onglet [Affaires] permet d’ouvrir la gestion d’Affaires. Avant d’attribuer une affaire à un document (fournisseur ou client), il est nécessaire de la créer dans la fiche Client. Notez qu’il existe une préférence d’utilisation (fiche Société, Prm2), qui propose la création d’une nouvelle affaire lors d’une nouvelle commande client.	Affaires
Banque	Banque principale du client. Les codes de banque sont mémorisés dans une liste déroulante entièrement paramétrable dans le module [Intervenants \ Banques].	Banque EDI	Table Banques
Catégorie	Cette notion permet d’établir un classement des clients par catégorie, afin d’obtenir des statistiques (exemples : particulier, entreprise, grossiste, ...) ou d’adresser des publipostages. Utilisez le menu [Intervenants \ Notions afférentes \ Catégories] pour renseigner les éléments de cette liste, ou préférez l’accès rapide dans la fiche Client, en cliquant sur le libellé «Catégorie».		Notion afférente
CEE	N° de TVA intracommunautaire.	Facturation	Numérique, facultatif
Code	Code interne, permettant d’identifier chaque client de manière unique. Son format est paramétrable dans [Intervenants \ Société]. La numérotation peut être manuelle ou automatique (séquentiel sur 6 chiffres : 000000 ou bien 2 premiers caractères du nom suivis d’un code numérique de 4 chiffres : XX0000. En cas de transfert des ventes entre sites, optez pour le choix «Automatique préfixé site».		Numérique ou alphanumérique selon paramétrage, 10 cararactères au maximum, obligatoire
Code APE	Code APE du client.	Paramètre	Table APE
Compte	Compte bancaire 15 + 2 caractères au maximum.	Banque EDI	Alphanumérique, facultatif
Compte PCG	N° de compte de Tiers du plan comptable général dans lequel les opérations de ventes vont être imputées en comptabilité. Un compte spécifique pour un nouveau client, donc inexistant dans le plan comptable général peut être créé ici.	Facturation	Plan comptable, obligatoire
Compte suspendu	Bloque le compte du client, interdisant ainsi l’établissement de commandes, de bons de livraison et de factures.	Facturation	Case à cocher
Contacts	Coordonnées personnelles de vos contacts, chez le client.	Contacts
Date de naissance	En renseignant cette zone, vous serez averti le jour venu de l’anniversaire du client. Cette zone est donc liée à la fonction Agenda «Fêtes et anniversaires» faisant apparaître la liste complète des anniversaires à souhaiter.		Numérique, facultatif
Devise	Devise par défaut, à utiliser lors de la saisie des documents destinés aux clients étrangers. La liste des devises est paramétrable dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Pays et devises] ; elle est également accessible en cliquant sur le libellé «Devise».	Facturation	Notion afférente
Distance Km	Cette zone sera récupérée dans l’agenda, et par conséquent dans la note de frais, lors de vos déplacements chez le client.	Paramètre	Numérique, facultatif
Documents à regrouper	Lors de la facturation automatique, les documents peuvent être regroupés sur une même facture : - par nature : une facture intègre les bons de livraison, ou une facture intègre les OT/ OR ; - tous types de documents confondus : bons de livraison, ou OT/OR sur une même facture.	Facturation	Liste de choix, obligatoire
Effectif	Effectif, s’il s’agit d’une entreprise.	Paramètre	Liste déroulante non modifiable, facultatif
E-Mail	Adresse électronique permettant l’accès au site Web du client.		Alphanumérique, facultatif
Plafond	Montant maximal de l’en cours autorisé. Alliance génèrera, le cas échéant, un avertissement non bloquant lors de la facturation.	Facturation	Numérique, facultatif
Enseigne			Alphanumérique
Famille	Cette notion permet d’établir un classement des clients par famille, afin d’obtenir des statistiques ou encore d’adresser des publipostages. Utilisez le menu [Intervenants \ Notions afférentes \ Famille] pour renseigner les éléments de la liste, ou bien utilisez l’accès rapide dans la fiche Client en cliquant le libellé «Famille».	Paramètre	Notion afférente
Guichet	Code guichet, sur 5 caractères au maximum.	Banque EDI	Alphanumérique, facultatif
Langue	Cette notion permet de définir la langue à utiliser, lors de l’impression des documents destinés aux clients étrangers. Cette liste est entièrement paramétrable dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Pays et devises].	Facturation	Notion afférente
Minima de facturation	Montant minimum de facturation. Alliance génèrera, en cas de dépassement, un avertissement non bloquant lors de l'enregistrement de la facture.	Facturation	Numérique, facultatif
Modem	N° d’appel sur la ligne modem.	Banque EDI	Numérique, facultatif
Nom	Zone limitée à 50 caractères.		Alphanumérique, obligatoire
Nombre exemplaires	Nombre d’exemplaires à imprimer par défaut. Modifiable au moment de l’impression.	Facturation	Numérique, liste de choix, obligatoire
Notre N° fournisseur	Votre code fournisseur chez ce client.		Alphanumérique, facultatif
Notre représentant	Précise, à l’aide de la liste déroulante «Employés», votre représentant pour le client.	Paramètre	Table Employés
Observation	Cette zone permet de saisir des Informations complémentaires relatives au client. Trois onglets : [Générales], [Techniques] et [Alertes] vous permettent de classer vos observations. L’onglet [Alerte] ouvre des messages d’avertissement, lors de la saisie d’un document et après appel du client.		Commentaire, facultatif
Périodicité	Liste déroulante permettant de définir la périodicité par défaut de la facturation automatique (facturation par lot).	Facturation	Table Périodicité, facultatif
Protocole EDI	Protocole spécifique de communication pour les échanges de données (commandes, factures, ...) par modem.	EDI
Règlement	Les informations contenues dans la liste déroulante «Modalités de règlement» sont entièrement paramétrables dans le menu [Intervenants \ Notions afférentes \ Tarification \ Modalités de règlement], où vous prendrez soin de définir les différents moyens de paiement.	Facturation	Notion afférente
Relevés de factures	Case à cocher indiquant si oui ou non les relevés de facturation doivent être imprimés.	Facturation
Rubriques	Cette notion permet d’établir un classement des clients par rubrique, afin d’obtenir des statistiques ou bien d’adresser des publipostages. Utilisez le menu [Intervenants \ Notions afférentes \ Rubriques] pour renseigner les éléments de la liste ou utilisez l’accès rapide dans la fiche client en cliquant le libellé «Rubrique».	Paramètre	Notion afférente
Secteur géographique	Permet d’établir un classement des clients par secteur, afin d’obtenir des statistiques par secteur géographique ou bien d’adresser des publipostages. Liste déroulante paramétrée dans le menu [Intervenants \ Notions afférentes \ Secteurs].	Paramètre	Notion afférente
Suivi des reliquats	Cette option vous permet de définir individuellement le mode de gestion des reliquats : - «Oui souvent» : lors de l’enregistrement de votre document, Alliance ouvrira la fenêtre «Gestion des reliquats» ; le progiciel optera par défaut pour l’option «Gérer les reliquats», mais vous serez cependant en mesure de modifier ce choix (gérer ou pas les reliquats) et éventuellement d’effectuer une gestion ligne à ligne de ces reliquats ; - «Oui toujours» : gestion systématique des reliquats ; - «Non rarement» : lors de l’enregistrement de votre document, Alliance ouvrira la fenêtre «Gestion des reliquats» ; le progiciel optera par défaut pour l’option «Ne pas gérer les reliquats», mais vous serez cependant en mesure de modifier ce choix (gérer ou pas les reliquats) et éventuellement d’effectuer une gestion ligne à ligne de ces reliquats ; - «Non jamais» : aucun suivi des reliquats.	Facturation	Liste déroulante, non modifiable
Support d’échange de données	Permet de préciser si les transferts EDI sont réalisés par disquette ou par modem.	Banque EDI
Tarification	La tarification se décompose en deux zones distinctes. Elles représentent les conditions tarifaires cumulées du client. La première zone permet d’appliquer soit une devise étrangère, soit un catalogue client. La deuxième zone (située sur la droite de la première) permet d’insérer une tarification préétablie dans le menu [Intervenant \ Notions afférentes \ Tarifications].	Facturation	Notion afférente
Tiers payeur	Accès à la liste des clients, de façon à spécifier le tiers payeur si ce dernier est différent du client.	Facturation	Notion afférente
Titre / statut	Les informations contenues dans la table «Titres» sont paramétrables dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Titres et préfixes].		Notion afférente
TVA spéciale export	Par défaut, Alliance applique le «Taux standard par ligne» correspondant au taux de TVA applicable à chaque article. S’il s’agit d’une opération de vente à l’étranger, choisissez le taux «Exempté 0%» pour forcer le code TVA. Les taux de TVA sont paramétrables dans [Articles et Objets \ Notions afférentes \ Taxes].	Facturation	Code de 0 à 9
Valoriser les BL	Case à cocher, déterminant si les bons de livraison sont valorisés à l’impression.	Facturation	Case à cocher
Ville	Champ limité à 40 caractères et lié au code postal. Inscription automatique de la ville après saisie du code. Les codes sont définis dans [Compléments \ Codes postaux et villes]. Si vous ne connaissez pas le code postal, vous avez la possibilité de saisir la ville (ou seuls les premiers caractères) dans la zone «Code postal».		Alphanumérique, obligatoire
II.2.2 - Fonctions associées
Trois raisons peuvent expliquer que certaines fonctions ne vous soient pas proposées : - vous ne bénéficiez pas des droits requis [Outils administrateur \ Groupe de droits] ; - vous n’en avez pas acquis la licence [Intervenant \ Société], Prm2 ; - vous n’avez pas mentionné cette préférence d’utilisation [Intervenant \ Société], Prm2.
II.2.2.1 - Aperçu rapide et en cours
La fonction «Aperçu rapide» permet de consulter quelques données relatives au client : - l’onglet [Généralités] offre un aperçu des coordonnées du client ; - l’onglet [En cours] offre principalement une consultation du solde de gestion calculé de la manière suivante : *commandes à livrer + bons de livraison à facturer + factures non soldées* cette fenêtre vous renseigne sur les totaux, chez ce client, des : devis émis, commandes à livrer, bons de livraison à facturer, factures non soldées ; - l’onglet [Cumuls] offre rapidement une consultation des ventes sans passer par les modules de statistiques, dans lesquels les traitements peuvent parfois être assez longs ; le tableau permet d’obtenir un cumul mensuel ou trimestriel, ou encore annuel, de l’historique complet des ventes réalisées chez ce client (chiffre d’affaires TTC et HT, COUT HT, MARGE HT et REMISES HT) ; - l’onglet [Graphique] donne l'état du chiffre d’affaires réalisé sur une période de votre choix (chiffre d’affaires HT et TTC, COUT HT, MARGE HT et REMISES HT).

II.2.2.2 - Ouvrir le classeur du Client
La fonction «Ouvrir le classeur du client» donne accès à l’ensemble des documents relatifs au client dont la fiche est active.

II.2.2.3 - Ouvrir l'historique du Client
La fonction «Historique du client» est un raccourci du menu [Statistiques \ Historique client]. Elle permet d’obtenir rapidement l’historique du client en affichant, selon un classement par article, par document ou par date, le détail des articles et prestations vendus ainsi que le document à l’origine de chaque mouvement. Cela vous permet de consulter pour chaque élément : le prix net, la quantité vendue, le chiffre d’affaires HT, le prix catalogue et la remise accordée.

II.2.2.4 - Analyse croisée des ventes
La fonction «Analyse croisée des ventes» est un raccourci du menu [Statistiques \ Analyses croisées \ Client]. Elle vous informe des ventes réalisées avec ce client, classées par marque, famille, sous-famille, catégorie, modèle ou encore rayon, faisant ainsi apparaître les préférences du client.

II.2.2.5 - Importer une fiche Prospect
L’importation d’une fiche prospect consiste à basculer un prospect en client.

II.2.2.6 - Personnaliser les documents
Lors du paramétrage de votre système, un modèle d’impression par défaut est attribué à chaque type de documents. Vous avez cependant la possibilité, via cette fonction, d’attribuer un masque différent à chacun de vos clients.

II.2.2.7 - Requêtes SQL
Cette fonction vous permet de générer des requêtes SQL, directement dans le fichier clients. Cet outil est également accessible par le menu [Compléments \ Requêtes SQL].
II.2.2.8 - Abonnements et contrats périodiques
La création et le rattachement d’un abonnement à un tiers sont réalisés à ce niveau.
II.2.2.9 - Référencier Client
Le référencier client permet d’associer, à la référence interne d’un article, la référence habituellement utilisée chez le client. Il permet, de surcroît, d’appliquer un conditionnement et un prix catalogue (HT ou TTC) différents de ceux qui sont renseignés dans la fiche article. Ce référencement permet, lors de la saisie de documents, d’appeler un article par sa référence chez le client.

II.2.2.10 - Impression étiquettes, enveloppes et traites
Cette fonction donne accès à l’impression d’étiquettes, d’enveloppes et de traites, par extraction de données de votre fichier clients.
II.2.2.11 - Impression de la fiche Client
Cette fonction permet d’imprimer la page de garde d’un dossier, sur laquelle figureront les coordonnées de la société cliente et les coordonnées de vos contacts chez ce client.
II.2.2.12 - Fiche Client en doublon, transférer vers ...
Il peut se trouver qu’un client ait été créé à plusieurs reprises dans votre fichier : il existe alors des doublons. On ne peut pas envisager, dans ce cas, de supprimer l’une des fiches du client si des documents ont été générés : Alliance vous l’interdirait. Ici, la fonction permet, avant toute suppression, de transférer les pièces rattachées à la fiche Client devant être effacée, vers la fiche Client de destination. Procédure : - dans le fichier client, positionnez-vous sur la fiche à supprimer ; - accédez à la fonction «Fiche en doublon - Transférer vers ...» ; - alors Alliance ouvre la liste des clients, pour vous permettre de préciser la fiche de destination ; - après confirmation par la commande «OK», Alliance va transférer tous les documents actuellement rattachés au tiers à supprimer, vers le tiers de destination, pour ensuite procéder à la suppression de la fiche-doublon.
II.2.2.13 - Information base de données
Ce module analyse les éléments de la base de données : dans le cas présent, il s’agit d'analyser la table Clients. Le module affiche, selon la ventilation choisie (par catégorie, par famille, par groupement de clients, par secteur géographique, par tarification, ...) le nombre d’éléments et leur poids en pourcentage par rapport à l’intégralité du fichier clients. La colonne «Dont actifs» représente les clients dont le compte n’a pas été suspendu (zone «Compte suspendu» dans l’onglet [Facturation]).

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