Informatique Appliquée : logiciels & progiciels de gestion, gpao, caisse, comptabilité, paie, facturation, stocks à l’achat et la vente

V.4.1 - Inventaire, par référence d'article [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Inventaire par référence]
Dès que ce programme est lancé, vous pouvez entrer une référence d'article précise et, aussitôt, Alliance vous indique la quantité théorique en stock, selon lui :
- si vous relevez, ponctuellement, l'existence d'un écart non justifié entre ce stock annoncé et le stock réel constaté, vous pouvez ajuster le stock informatique en le forçant à prendre la position «Quantité» que vous saisissez ; mais attention ! pensez que l'écart peut venir de ce que vous avez livré un client, ou qu'un fournisseur vous a livré, sans que quelqu'un, chez vous, ait eu le temps jusqu'ici d'enregistrer le bon de livraison ou le bon de réception de marchandises ; - ce "forçage" de position du stock conduit Alliance à générer un mouvement symbolisé par un document de type "IP" (préfixe "IP" suivi d'un numéro d'ordre, "IP" voulant dire 'Inventaire Ponctuel') ; vous pouvez vérifier en consultant le journal des mouvements de stock.
V.4.2 - Inventaire, par modèle de collection [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Inventaire par référence]
Avec ce programme, Alliance vous propose un dispositif convivial pour saisir l'inventaire d'articles dérivés d'un modèle ou en-tête de collection : - entrez la référence d'un modèle de collection (elle se termine par un '.') ; - aussitôt, Alliance vous indique la quantité théorique en stock, selon lui, pour chaque article dérivé (énuméré de gamme).
Vous pouvez "forcer" la position du stock de tel ou tel article dérivé, et alors Alliance génèrera un mouvement de type "IP".
V.4.3 - Inventaire, au moyen d'un état de comptage [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Inventaire par état de comptage]
V.4.3.1 - Préparation de l'état de comptage
Ce programme imprime un document avec lequel vous circulez en magasin et en réserve, pour relever manuellement les quantités en rayon ou en stock. Selon le volume d'articles à compter, vous serez amené à imprimer : - soit un état de comptage global ; - soit plusieurs états de comptage partiels, que vous confierez à différentes personnes qui, chacune, comptera les articles inscrits sur le document qui lui a été confié. Pour demander à Alliance de générer un nouvel état de comptage : - déroulez la liste «Inventaire» située en haut et à gauche de l'écran, et optez pour «Préparation d'un nouvel état de comptage» ;
- précisez vos sélections ; vous pouvez choisir de faire apparaître, ou non, les colonnes «Allée» et «Casier» ; ces zones de la fiche Article peuvent, avec le temps, ne plus être à jour si vous avez modifié l'agencement de votre magasin ou dépôt ; vous pouvez profiter de l'inventaire pour corriger leur contenu et vous éviter pour l'avenir d'avoir à faire les quatre cents pas dans le magasin, après avoir compté un article et pour passer au suivant ;
- Alliance produit aussitôt le nouvel état de comptage ; le nouvel état est alors mémorisé et vous pourrez le rappeler quand vous voulez, depuis la liste déroulante «Inventaire». L'état de comptage sera imprimé tel que le voyez à l'écran.
V.4.3.2 - Saisie des quantités reportées sur l'état de comptage
Lorsque les états 'papier' ont été dûment renseignés à la main, il vous appartient de saisir les quantités d'articles qui s'y trouvent reportées. Dans le cas où plusieurs états de comptage avaient été imprimés, vous rappellerez chacun tour à tour. Il n'est pas nécessaire de compter tous les articles d'un état de comptage, dans la même journée. Toutefois, si le comptage dure plus d'une journée : - les personnes qui comptent les articles doivent impérativement mentionner le jour de comptage, à coté de la quantité comptée ; - lors de la saisie, il est impératif de modifier si besoin la date de comptage : . plutôt que de la modifier ligne à ligne, changez le contenu de la zone «Compté le» ; - alors, Alliance vous demandera s'il convient ou non de modifier toutes les lignes pour lesquelles le comptage n'a pas encore été réalisé, ce qui est très pratique ! Alliance inscrit une colonne «Quantité théorique» et une colonne «Quantité comptée» : - lorsque pour un article vous modifiez la valeur comptée, ou la date de comptage, Alliance comprend qu'il a été effectué une recensement physique du stock de cet article, aussi le progiciel inscrit un 'X' dans la colonne «Ok». - le simple fait de passer une ligne ne suffit pas pour faire comprendre au progiciel que la quantité comptée est égale à la quantité théorique : . il vous faut utiliser la touche Insert (ou Ins) de votre clavier ; . vous pouvez également, beaucoup plus simplement, attendre d'avoir saisi l'intégralité de ce qui a changé lors de l'inventaire, pour valider votre saisie en répondant 'Oui' à la question «Faut-il considérer les éléments non modifiés comme validés ?». Vous pouvez revenir pour modifier ou compléter votre saisie d'inventaire, aussi longtemps et souvent que vous le voulez, jusqu'à ce que votre dernière saisie ait été déclarée "Clos", après validation : Alliance fera son affaire des corrections que vous apportez.
Remarques		Un clic droit sur l'état de comptage ouvre un menu contextuel vous permettant d'atteindre la référence d'un article ou bien un numéro de ligne précis, dans l'état de comptage. Les touches F3 et F4 produisent respectivement le même effet. Lorsqu'un état de comptage contient plus de 1000 références, Alliance scinde automatiquement l'état en 'morceaux' de 1000 lignes : - des onglets sont alors affichés en haut du tableau ; chaque onglet porte la référence du premier article figurant dans la tranche des 1000 articles qu'il contient ; - cliquez sur les onglets pour passer d'une partie du document à une autre.
V.4.4 - Inventaire, au moyen d'un système de lecture optique [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Inventaire par lecture optique \ Inventaire optique]
V.4.4.1 - Lecture des étiquettes à codes barres
Scanner une référence d'article et affecter la quantité relevée en stock Cette méthode sera utilisée de préférence lorsque l'inventaire a été préparé sur support papier, ou par tri rigoureux des articles en magasin.
Activez le type de saisie «Avec validation des quantités» : - après chaque lecture d'un code barres, Alliance attend de la part de l'utilisateur qu'il valide la quantité comptée ; - si la référence a déjà été passée en lecture optique, Alliance propose de cumuler les quantités, ou de remplacer l'ancien relevé par le nouveau : il s'agit alors d'une correction d'inventaire.
Scanner chaque étiquette, sans comptage ( 1 lecture = un supplément de quantité de 1) Cette méthode ne demande pas de préparation particulière. Elle consiste simplement à passer en lecture optique chaque étiquette (chaque article). à chaque lecture, Alliance ajoute automatique 1 à la quantité déjà comptée. Activez le type de saisie «Sans validation des quantités».
V.4.4.2 - Export d'état puis import d'un inventaire obtenu par lecture optique
Quand l'inventaire est réalisé sur portable ou sur tout autre matériel non connecté directement au serveur Alliance, la préparation d'inventaire doit être exportée vers le portable, puis le relevé d'inventaire sera opéré, enfin l'inventaire sera importé dans le serveur pour mise à jour de la base de données. La première phase consiste donc à exporter la préparation d'inventaire vers le portable, opération qui se fait dans [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Inventaire par lecture optique \ Exporter un inventaire] :
- l'export génère un fichier nommé "INjjmmaa.inv" qui sera placé dans le répertoire 'C:\Alliance\Trt\Out' ; - il faut ensuite recopier ce fichier sur support magnétique (disquette, clé USB, ...).
La deuxième étape consiste, après inventaire opéré sur le portable, à importer le fichier modifié pour mise à jour de la base de données dans le serveur Alliance (ou dans le poste de travail Alliance, s'il n'existe qu'un ordinateur). L'import s'obtient avec [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Inventaire par lecture optique \ Importer un inventaire] : - Alliance liste tous les fichiers de type "INjjmmaa.inv" situés sur le support magnétique présenté ; - sélectionnez le fichier, puis cliquez sur le bouton "Copier".
V.4.5 - Remarques générales
Quelle que soit la méthode utilisée pour réaliser un inventaire, portez bien attention à l'heure et à la date de comptage. Si vous ne fermez pas le magasin ou le rayon concerné par l'état de comptage, des articles peuvent avoir été vendus après le comptage.
Exemple		Après l'inventaire du 3 janvier 2004, Alliance considère la quantité reportée comme étant celle qui se trouve en stock à la fin de cette journée, donc le 3 au soir. Si l'article a été compté dans la matinée, la quantité d'inventaire sera fausse si des ventes ont eu lieu dans l'après midi. Dans ce cas de figure, utilisez [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Détection et correction de conflits] pour éditer la liste des articles qui ont été mouvementés le 3 janvier 2004, puis pensez à effectuer ultérieurement un inventaire ponctuel sur ces références d'articles.
V.4.6 - Analyse des écarts d'inventaire [Stocks \ Procédures d'inventaire \ Analyse des écarts d'inventaire]
à l'issue de l'inventaire, ce programme permet de sortir un comparatif détaillé, par site et par référence d'article :
- quantités théoriques et quantités comptées, écarts et leur valorisation (au prix moyen pondéré (PMP), au dernier prix d'achat (DPA), au prix de vente HT ou TTC ; - avec possibilité de s'intéresser uniquement aux écarts entre le théorique et le réel.
V.4.7 - Articles non comptés [Stocks \ Procédures d'inventaire \ état des articles non comptés]
Ce programme de contrôle donne la liste des références d'articles qui n'ont pas été inventoriées si cela se trouve. Alliance a prévu les deux cas de figure suivants :
- si ces articles sont bien en stock, mais qu'ils n'ont pas été pris en compte dans l'inventaire, il vous faut «Générer un nouvel état de comptage» ; - si ces articles ne sont pas dans le stock réel, quand bien même leur stock théorique n'est pas nul (vous avez coché la case «et disposant d'un stock théorique»), alors optez pour «Générer un nouvel état de comptage en forçant la mise à jour des stocks à zéro» : Alliance attribuera automatiquement une quantité comptée de 0.
V.4.8 - Inventaire dans les sites distants
V.4.8.1 - Les procédures disponibles
Pour effectuer l'inventaire dans les points de ventes, plusieurs procédures sont disponibles, qui diffèrent par l'équilibre de la charge de travail induite entre le siège social et les sites distants. Par état de comptage 'papier' Vous générez, puis imprimez les états de comptage pour chaque point de vente, depuis le siège social. Une fois ces état imprimés, vous les envoyez par courrier ou porteur, ou bien vous les faxez aux différents points de vente (ou dépôts) : - les sites distants réalisent le comptage physique des articles, en inscrivant manuellement sur l'état de comptage la quantité qu'ils ont relevée pour chaque article ; - ensuite, le siège social récupère les états de comptage puis les saisit de la manière décrite plus haut. Par état de comptage 'informatique' Au lieu de transmettre aux points de vente un état 'papier', vous leur fournissez un état de comptage 'informatique' et vous leur demandez de saisir l'état des stocks. Par rapport à la méthode précédente, celle-ci répartit de manière plus équitable la charge de travail entre les points de vente et le siège central. Nous expliquons plus bas comment est mis en place ce processus, qui suppose la présence d'un système de réplication des données entre le siège social et les points de vente, système Télélogos-Médiatransfer ou bien PCAnywhere. Par lecture optique Dans cette méthode, les points de vente utiliser le programme d'inventaire par lecture optique (présenté plus haut), pour compter leurs articles en stock puis transmettre leur fichier de comptage au siège social. Cette méthode très fiable est utilisable alors même que le point de vente est ouvert à la clientèle. En effet, l'ordinateur portable du site distant mémorise la date et l'heure exactes, à la seconde près, du comptage de chaque article. Si un client achète un article après que ce dernier ait été scanné, Alliance sera en mesure de le déstocker lors du passage en caisse, puisque le progiciel connaît l'heure de délivrance du ticket. Nous voyez que l'inventaire par état de comptage ne donne pas autant de souplesse, c'est une méthode qui suppose un comptage à portes fermées puisque l'heure de comptage n'est pas indiquée (elle serait trop approximative et sujette à erreur humaine). La lecture optique a pour seul inconvénient son coût matériel de réalisation : chaque point de vente doit être équipé d'un ordinateur portable ou d'une douchette portable.
V.4.8.2 - Mise en place d'un système d'inventaire par télé-transmission d'états
Ici, vous allez apprendre à préparer puis à transmettre les états de comptage aux sites distants, à faire renseigner ces états sur informatique par le personnel du point de vente, puis à récupérer les états par télé-transmission, ensuite à les consulter pour les vérifier et valider, enfin à mettre à jour votre stock.
V.4.8.2.1 - Au siège social (mise en place d'un document de type 'Inventaires sites distants')
Les états de comptage 'informatique' sont réservés par Alliance sous le type de document 'IS' et l'appellation "INVENTAIRES SITE". Ce type de documents doit être créé sur le serveur du siège social, au moyen de [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux], programme présenté au chapitre XI.10 (Paramétrage des documents). Vous devez impérativement respecter les consignes suivantes :
Zone	Valeur à inscrire impérativement
Code (type de document)	IS
Tiers	DEPARTEMENTS (ce terme générique regroupe, dans Alliance, aussi bien les services administratifs que les points de vente ou dépôts)
Type	ICD GESTION (partenaire Informatique Appliquée^®)
Nature	[IS] INVENTAIRES SITES
Numérotation	SSSAAXXX : code du site sur 3 caractères, puis les 2 derniers caractères de l'année, puis un numéro séquentiel.
Ce document est réservé au site de	Laissez impérativement cette zone à blanc.
Guide de saisie	Il est préférable d'adresser aux points de vente un fichier au format texte (.txt) est préférable, plus facile à exploiter qu'un document 'modèle' au format d'Alliance. Pour la clarté de l'exposé, nous allons dire quelques mots sur le guide de saisie puis nous reportons à la fin de ce chapitre sa présentation complète.
Dans le colonage du document, vous devez au minimum faire apparaître les colonnes 'REFERENCE', 'LIBELLE' et 'QUANTITE'. Si vous utilisez la notion de conditionnement (boîtes, cartons, palettes, etc.), faites également apparaître la colonne 'CONDITIONNEMENT' pour que la personne qui relève le stock puisse préciser les quantités par conditionnement (faute de quoi Alliance ne saurait plus déterminer le nombre réel d'unités physiques). Les autres colonnes sont facultatives : - vous pouvez par exemple insérer la colonne 'PRIX PUBLIC TTC' ou 'REFERENCE FRS' (référence fournisseur) pour un contrôle visuel plus aisé, ou pour trouver plus facilement l'emplacement de l'article en rayon (notion de casier) ; - la colonne 'STOCK ACTUEL' peut également aider ; - etc. Sur le guide de saisie. Un 'guide de saisie' est un document : - soit au format texte (.txt) ; - soit au format Alliance (modèle de document). Pour simplifier la réalisation et l'utilisation, nous conseillons le format texte pour les inventaires. Le guide de saisie contient une liste de références d'articles et, accessoirement, des lignes de texte libre. Quand vous générez un nouvel état de comptage, le guide va être utilisé automatiquement par Alliance comme formulaire de saisie et il va être inséré dans le tableur du progiciel. En d'autres termes, il s'agit de créer une sorte d'état de comptage standard que vous enverrez ensuite (par télétransmission ou sur support magnétique) à vos points de vente avec consigne de renseigner le document. Paramétrage des documents de type 'inventaires sites distants' :
Les indications impératives citées ci-dessus sont représentées. Le 'guide de saisie' doit être indiqué dans l'onglet [Divers], zone «Utiliser un guide (fichier texte ou doct-type)». Pour renseigner ce fichier texte utilisé comme guide de saisie, veuillez vous reporter à la fin du chapitre. Le processus de réplication automatique se charge de transmettre le nouveau type de document 'IS' ainsi que l'ensemble de ses paramètres (dont le guide de saisie) : depuis le siège social et vers tous les sites distants.
V.4.8.2.2 - Dans les points de vente (ou sites) distants : relevé d'inventaire
Dans le point de vente (ou site) distant, la saisie, la modification et la consultation du relevé d'inventaire se fait depuis le classeur d'Alliance : - une fois dans le classeur, sélectionnez «Tous les documents» et «Sites & dépôts» dans les listes déroulantes situées en haut et à gauche de l'écran ; - pour un nouveau relevé d'inventaire, faites comme d'habitude : ² allez dans l'onglet [Inventaire IS] du classeur ; ² cliquez sur le bouton ; ² renseignez le corps du relevé ; - pour modifier ou reprendre la saisie d'un relevé inventaire, faites comme d'habitude : ² vérifiez que vous êtes dans l'onglet [Inventaire IS] du classeur ; ² cliquez sur le bouton ; ² modifiez les quantités, dans le corps du relevé, ou insérez des lignes d'articles.
Exemple de résultat obtenu.
V.4.8.2.3 - Retour au siège social : récupération des états de comptage
La récupération des états de comptage est assurée automatiquement par le système de réplication : vous n'avez donc rien de plus à faire, dans ce mode d'organisation.
Remarque		Les inventaires récupérés des sites distants sont mis systématiquement, par sécurité, à l'«état» 'Bloqué' : - ce dispositif implique un contrôle et / ou le déblocage de la part d'une personne habilitée, au siège social, pour valider le relevé d'inventaire et, en conséquence, autoriser Alliance à mettre le stock à jour ; - ce dispositif peut être désactivé en cochant la case «Réplication : admission sans blocage des commandes et inventaires des sites distants» dans vos préférences d'utilisation (fiche Société : [Intervenants \ société], onglet [Prm2]).
Plus important		Tant que l'inventaire d'un site distant n'a pas été validé par le siège social, Alliance acceptera toute correction apportée par le site avant chaque réplication des données. Les éventuelles corrections apportées par le siège social sont ignorées et annulées, lors de la réplication.
V.4.8.2.4 - Toujours au siège social : validation des états de comptage
Au siège social, la consultation et la validation du relevé d'inventaire provenant d'un site distant se fait depuis le classeur d'Alliance : - une fois dans le classeur, sélectionnez «Tous les documents» et «Sites & dépôts» dans les listes déroulantes situées en haut et à gauche de l'écran ; - pour consulter le détail d'un relevé inventaire, faites comme d'habitude : ² vérifiez que vous êtes dans l'onglet [Inventaire IS] du classeur ; ² cliquez sur le bouton ; - pour valider un relevé d'inventaire : ² vous devez être une personne habilitée (vos droits d'utilisateur sont suffisants) ; ² vous devez d'abord débloquer les états de comptage à valider, comme le dispositif de réplication les a tous bloqués : © vérifiez que vous êtes dans l'onglet [Inventaire IS] du classeur et qu'est affichée la liste des documents de type 'IS' ; une clé est inscrite pour chaque document, à la droite de la colonne «état» ; © sélectionnez le document 'IS' à débloquer puis : ª enfoncez la touche F10, ª ou bien ouvrez ce document, puis allez dans l'onglet [Pied et échéances] et, là, décochez la case «Document bloqué» se trouvant en bas et à gauche de l'écran ; puis enregistrez ;
ª remarquez que, pour bloquer à nouveau un document, il suffit de répéter l'opération précédente en visant à bloquer ;
² validation de l'état de comptage remonté d'un site distant : © vérifiez que vous êtes dans l'onglet [Inventaire IS] du classeur et qu'est affichée la liste des documents de type 'IS' ; © validez l'un des documents de type 'IS' par clic droit, pour ouvrir le menu contextuel, puis vous optez pour «Valider l'inventaire» ; © ou bien validez dans une seule opération plusieurs documents de type 'IS' : ª sélectionnez tour à tour chaque document de type 'IS' que vous voulez valider : cliquez sur la ligne du document puis appuyez sur la barre d'espacement ou la touche Insert (ou Ins) de votre clavier ; une croix 'X' s'inscrit pour ce document 'IS', dans la colonne «X» ; en cas d'erreur, pour dé-sélectionner un document 'IS' cliquez sur la ligne du document puis appuyez uje nouvelle fois sur la barre d'espacement ou la touche Insert (ou Ins) ; ª faites clic droit, pour ouvrir le menu contextuel, puis vous optez pour «Valider l'inventaire».
V.4.9 - Annexe : guides de saisie pour documents de type 'IS' (documents 'inventaire dans les sites distants')
Rappelons que ces guides de saisie n'ont rien de commun ou à voir avec les guides de saisie d'écritures comptables. Les guides de saisie pour documents 'IS' sont des fichiers au format texte (.txt) que l'utilisateur peut : - appeler dans le paramétrage d'un document type (commande, inventaire, facture, etc.) : onglet [divers] du document type, zone «Utiliser un guide (fichier texte ou doct-type)» ; - ou insérer automatiquement lors de la saisie d'un nouveau document : onglet [divers] du document type, zone «Insertion des documents en cours dès saisie du code ...». Ces guides de saisie doivent être placés dans le sous-répertoire 'Alliance\EDI\INP' du serveur réseau ou du poste principal du site distant. Les fichiers au format texte facilitent la transmission et l'actualisation rapide des documents (états de comptage, par exemple) entre le siège social et les sites distants. Chaque fichier texte 'guide de saisie' contient trois catégories d'informations : - des références d'Articles (lignes de type 'A') ; - des références de Prestations (lignes de type 'P') ; - des textes (lignes de type 'T'). La structure du fichier texte 'guide de saisie' est la suivante, dans laquelle : - les champs sont séparés par une tabulation (code ASCII '9') ; - seuls les deux premiers champs sont obligatoires, les suivants sont optionnels.
Champ n°	Contenu
1	Type de ligne : 'A' pour Article, 'P' pour Prestation ou 'T' pour Texte.
2	Selon le type de ligne : référence de l'article ou de la prestation, ou libellé du texte.
3	Conditionnement?
4	Quantité, par défaut.
Vous pouvez créer un guide de saisie au moyen de n'importe quel éditeur ou traitement de texte, ou avec MS Excel et en demandant ensuite l'enregistrement au format texte (à la place du format '.xls' proposé par défaut). Toutefois, ce travail fastidieux peut engendrer des erreurs, notamment si les références d'articles sont mal orthographiées. C'est pourquoi nous conseillons d'utiliser de tels outils uniquement pour modifier ou 'mettre en forme' un fichier texte déjà généré par Alliance, et ceci au moyen du programme [Compléments \ Exécuter une requête SQL]. Première étape Elle consiste à extraire des enregistrements du fichier articles. La commande permettant de sélectionner tous les articles existants est la suivante : « SELECT 'A', COD FROM ARTICLES» (soit : sélection de la constante 'A', et du champ COD [le code]). Dans cette commande, nous utilisons la possibilité offerte par le langage SQL de ramener une valeur 'constante' (ou calculée) en plus des valeurs de champs, ce qui facilite la conception du guide de saisie dont le premier champ contient 'A', 'P' ou 'T' selon le type de ligne : ici nous nous intéressons aux seuls enregistrements 'A'. Le chapitre XI.2 (Générateur de requêtes SQL) donne une information détaillée sur la syntaxe SQL.
Vous y apprendrez comment restreindre votre sélection d'articles, comme dans l'exemple ci-contre : extrait des articles de la seule catégorie 'SALLE DE BAIN'.
Deuxième étape Elle consiste à exporter le résultat de la requête précédente, vers un fichier texte. Pour cela, faites clic droit sur le tableau de données obtenu, pour ouvrir le menu contextuel et opter pour «Enregistrer / Exporter» :
- donnez un nom à votre fichier : l'extension sera par défaut ".Txt" ; - conservez impérativement le séparateur proposé : "Tabulation " ; - enregistrez, puis recopiez le fichier dans le répertoire 'Alliance\EDI\OUT' pour être sûr qu'il sera transmis automatiquement transmis aux sites distants, lors de la réplication des données.

	Alliance Gestion pour Windows^®