Informatique Appliquée : logiciels & progiciels de gestion, gpao, caisse, comptabilité, paie, facturation, stocks à l’achat et la vente

IV.3.1 - Panier - Fréquence de passage en caisse [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Panier et fréquence]
Ce programme affiche et imprime : - pour une période donnée, par site, par devise, par caisse ou pour toutes les caisses, par jour et par tranche horaire, - pour les tickets de caisse ou/et les factures, également en cumul pour la période, un état indiquant : - le panier moyen, le chiffre d'affaires HT ou TTC, la marge réalisée, ainsi que la fréquence de passage aux caisses.
Appelons 'Passage' le nombre de passages en caisse (ou nombre de clients, ou nombre de ventes). Le 'Panier', qui est le montant moyen d'achat par client, est le résultat : Panier = CA TTC / Passage. La 'Marge en HT' est : Marge HT = CA HT - Coût HT. La 'Marge moyenne, en HT' est : Marge Moy. = Marge HT / Passage.
IV.3.2 - Journal de caisse détaillé [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Journal de caisse détaillé]
Ce programme affiche et imprime : - pour une période donnée, par site, par caisse ou pour toutes les caisses, par vendeur, par devise, - également en cumul pour la période, un état indiquant :
- soit, par moyen de paiement : ² les tickets de caisse sont classés par moyen de paiement, par jour et par session (la session est l'espace de temps pendant lequel un utilisateur est resté connecté à Alliance) ; ² un total donne, pour chaque instrument de paiement : © le nombre de tickets, © le montant des encaissements immédiats (paiement comptant), des encaissements différés (paiement par chèque ou carte bancaire, à échéance), des mises en compte (notamment les versements d'arrhes) ;
- soit, par ticket de caisse : ² les tickets de caisse sont classés par jour et par session ; ² le règlement de chaque ticket est ventilé par instrument de paiement : © la part payée par chèque, © la part payée en espèces, © la part payée par carte bancaire, © la part payée par chèques cadeaux (encore appelés 'bons de réduction' ou 'bons d'achat'), © la part payée autrement (par échange de points de fidélité).
Dans ces états : - un montant positif correspond à une entrée d'argent ; un montant négatif correspond à une sortie ; - faire clic droit, sur une cellule quelconque du tableau, ouvre un menu contextuel à partir duquel l'on peut : ² réaffecter un ticket de caisse à un client inscrit dans votre fichier clients (autrement dit, pour que le ticket de caisse cesse d'être à un "client divers" et qu'il soit maintenant à un client précis, en fichier) ; cette facilité est appréciable, pour suivre la clientèle de passage et l'envoi de publipostages ('mailing') : si tel ou tel client vous a payé par chèque, vous disposez de ses coordonnées pour alimenter votre ficher clients :
© soit vous créez une nouvelle fiche client détaillée, après quoi vous affecterez tel ticket de caisse à ce nouveau client en fichier ; © soit, depuis le journal de caisse détaillé, vous demandez simplement à réaffecter et le programme vous proposera de créer si besoin une fiche Client simplifiée ;
² ouvrir et modifier le contenu d'un ticket de caisse, avant l'intégration comptable : vous pouvez apporter des corrections, "après coup", par exemple revenir sur un règlement client par chèque et dire que ce fut par carte bancaire) ; ² obtenir le rapport de caisse détaillé, qui équivaut normalement à une clôture de caisse mais, dans la réalité, Alliance ne procède à aucune remise à zéro ; l'impression du rapport de caisse permet de justifier le chiffre d'affaires réalisé dans la journée et les encaissements reçus.
Rapport de caisse : vue éclatée.
IV.3.3 - Journal de caisse cumulé [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Journal de caisse cumulé]
Ce programme affiche et imprime : - pour une période donnée, par site, par caisse ou pour toutes les caisses, - par devise, par jour ou par mois, - également en cumul pour la période, un état qui :
- ventile les recettes (encaissements), par moyen de règlement ; les règlements effectués au moyen de tout instrument dont le libellé commence par 'Carte' (exemples : 'Carte bleue', 'Carte Visa', 'Carte American Express') sont regroupés dans la colonne «CA Cartes» ; la colonne «Total recettes» reçoit la somme de tous les encaissements, tous moyens de règlement confondus ; - mentionne les remises en banque effectuées (colonnes «Espèces remises», «Chèques remis» et «Cartes remises») ; - rappelle le montant : ² colonne «Total dépenses» : des dépenses (décaissements) effectuées ;
² colonne «Paiement par avoir» : © des avoirs établis par Alliance, suite à un retour client de marchandises ; © ou bien au titre d'un 'Avoir écrit' (reprise manuelle des avoirs établis avant la mise en exploitation du progiciel) ; ² colonne «Nouveaux avoirs» : des avoirs générés dans la journée ou dans le mois ; ² colonne «Mise en compte» : des sommes restant dues par les clients (après les versements d'arrhes) ; ² colonne «Autres moyens» : des encaissements obtenus autrement que par chèques, espèces et cartes bancaires (prélèvement sur comptes clients, virements, chèques cadeaux, etc., selon les modes de règlement paramétrés;
- inscrit dans la colonne «Total général» le résultat ligne à ligne du calcul suivant : Total recettes - Total dépenses + Paiement par avoir - Nouveaux avoirs + Mise en compte + Autres moyens ; ce résultat n'est pas le chiffre d'affaires réel puisqu'il inclut les sorties (décaissements et remises en banque) ainsi que les encaissements en complément d'arrhes (à la fois les montants dans la colonne «Mise en compte» et l'encaissement du solde des tickets se retrouvent dans la colonne «Total général») ; le chiffre d'affaires réel est donné par un autre programme ; - inscrit dans la colonne «Dont différé» le total des montants payés à échéance (après la date portée sur le ticket de caisse) : il s'agira généralement de chèques différés.
Le menu contextuel, accessible par clic droit sur n'importe quelle cellule du tableau, permet : - d'accéder au journal détaillé de la journée, - de saisir un nouveau mouvement financier (la touche F5 a même effet), soit : ² le fond de caisse (entrée), ² une remise en banque (sortie),
² un encaissement d'arrhes (entrée d'argent) : la partie droite de l'écran affiche la liste des montants mis en compte (donc non encaissés) suite au règlement partiel d'un ticket (versement d'arrhes) ; il est facile de sélectionner l'un de ces tickets pour le solder (enregistrement d'un complément d'arrhes, le moyen de paiement étant 'Chèque', par exemple) ; ² un prélèvement divers (sortie), ² un encaissement divers (entrée).
IV.3.4 - Bons de réduction (ou 'bons d'achat', ou 'chèques cadeaux')
Alliance gère deux outils destinés à fidéliser votre clientèle : - les chèques cadeaux (encore appelés 'bons d'achat' ou 'bons de réduction), - les points de fidélité. Nous avons déjà présenté ces outils et nous vous invitons à relire si besoin le paragraphe suivant (cliquez sur ce lien).
IV.3.4.1 - Barème de calcul des droits ouverts au client
Chèques cadeaux et points de fidélité se gagnent suivant un barème mettant en relation : - un seuil (montant d'achat à partir duquel le droit est ouvert au client) - un pourcentage, - un montant fixe. Voici des exemples de calcul des gains obtenus par le client, selon le cas :
Seuil	Pourcentage	Montant fixe	Montant de l'achat réglé en caisse	Droit ouvert
200	10,00		250,00	25,00
500	15,00	30,00	250,00	124,50
1 200		200,00	1 200,00	200,00
Vous devez également savoir que la base de calcul d'un chèque cadeau s'entend après déduction des avoirs et des chèques cadeaux par lesquels le ticket de caisse a pu être acquitté en totalité ou même partiellement :
Montant TTC du ticket	Règlement par chèque bancaire ou en espèces	Règlement par chèque cadeau	Base de calcul	Droit ouvert suivant le barème ci-dessus
250	190,00	60,00	250 - 60 = 190	0,00
450	360,00	90,00	450 - 90 = 360	360 x 10% = 36,00
600	500,00	100,00	600 - 100 = 500	*500 15% + 30 = 105,00**
IV.3.4.2 - Suivi des chèques cadeaux [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Suivi des bons d'achat]
Les chèques cadeaux valides sont ceux qui renseignent la colonne «Montant en cours». Ce sont les bons de réduction (ou 'bons d'achat') que vous avez émis et que les clients n'ont encore pas présentés. Les chèques cadeaux utilisés ou périmés sont ceux qui renseignent la colonne «Montant 'périmés'».
Lorsqu'un chèque cadeau est utilisé pour régler totalement ou partiellement un ticket de caisse, ce chèque est supprimé de la liste des chèques valides et il est ajouté à la liste des chèques 'périmés'. Le «Statut» d'un chèque cadeaux est le numéro du ticket de caisse pour le règlement duquel le chèque cadeau à été utilisé. Le «N° du chèque» est le numéro du ticket de caisse à partir duquel le chèque cadeaux a été établi.
IV.3.5 - Suivi des avoirs de caisse [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Suivi des avoirs de caisse]
Nous avons déjà présenté comment Alliance vous aide à gérer les retours clients et à établir des avoirs. Si besoin, reportez-vous au paragraphe suivant (cliquez sur ce lien). L'avoir établi en caisse est un ticket correspond à un ticket dont le montant global est négatif, suite à la saisie de quantités d'articles négatives (les retours client).
L'avoir mis en compte puis imprimé est considéré comme un "avoir en cours", qui renseigne la colonne «Montant». Par la suite, lorsque l'avoir est présenté par le client pour s'acquitter partiellement ou entièrement d'un nouveau ticket de caisse, il sera considéré comme un "avoir utilisé", qui renseigne la colonne «Montant utilisé». Le solde non nul d'un avoir partiellement utilisé figurera en "avoir en cours", son montant renseigne la colonne «Solde actuel».
Supprimer un avoir Ce même programme vous permet de supprimer un avoir, si vous jugez qu'il ne sera plus utilisé. Pour cela, faites clic droit sur l'avoir pour ouvrir le menu contextuel, puis optez pour «Supprimer» : Alliance donnera la suite qu'il faut.
IV.3.6 - Suivi des arrhes de caisse [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Suivi des arrhes de caisse]
Nous avons déjà présenté comment Alliance vous permet de saisir des arrhes, voire plus tard de saisir un règlement en complément d'arrhes puis, par la suite, comment ces versements du client sont employés pour finir par solder l'un de ses tickets de caisse. Si besoin, reportez-vous au paragraphe suivant (cliquez sur ce lien).
Ici, le programme vous permet de consulter un extrait du grand-livre 'clients caisse', site par site ou tous sites confondus, sur une période donnée, avec diverses possibilités de tri.
Par clic droit, vous ouvrez un menu contextuel, qui vous permet : - d'«Enregistrer un complément» d'arrhes (appel du programme de saisie des mouvements de caisse) ; - de consulter les différents «Règlements TC...» effectués sur le ticket de caisse de numéro 'TC...' et, le cas échéant, de saisir un complément d'arrhes ;
- d'ouvrir les «Propriétés TC...» du ticket de caisse de numéro 'TC...' pour consulter le contenu du ticket et tout le suivi opéré sur ce ticket ; - de rembourser des arrhes dans le cas d'un «Désistement d'arrhes» que vous accordez.
IV.3.7 - Suivi des articles divers [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Gestion des articles divers]
Nous avons déjà présenté ce que sont les "articles divers", dans Alliance, ainsi que les inconvénients qu'ils peuvent introduire dans la bonne gestion de l'entreprise. Si besoin, reportez-vous au paragraphe suivant (cliquez sur ce lien). Chaque fois que vous facturez (ou achetez) un article divers, Alliance inscrit ce mouvement dans un journal pour assurer un minimum de suivi. Quel est l'intérêt du programme que nous étudions dans ce paragraphe ? Il est précis, il s'agit de mouvementer le stock, ce qui n'est jamais fait tant que l'on mouvement des articles divers. Le programme anticipe donc la situation suivante : - dans le cours de la journée, il se peut que vous ayez ouvert une fiche Article (même simplifiée), pour un article jusqu'ici considéré comme 'divers' ;
- le programme vous permet de "contre-passer" les articles divers pour lesquels une fiche Article est maintenant clairement identifiée dans votre fichier articles : ² faites clic sur la ligne de mouvement portant sur l'article divers à contre-passer) ; ² dans le menu contextuel ouvert, optez pour «Contre-passer» puis désignez la fiche Article qui doit hériter du mouvement : cette opération met à jour le stock.
IV.3.8 - Suivi des mouvements financiers de caisse [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Mouvements financiers]
Rappelons que la fenêtre de saisie des mouvements financiers de caisse est appelé lorsque le curseur est positionné : - sur le pied du ticket de caisse, et que vous cliquez sur le bouton ; - sur la colonne «Montant» du pied de ticket, et que vous tapez la combinaison de touches Ctrl+Alt+F5. Rappelons que cette fenêtre autorise les opérations suivantes : saisie du fond de caisse, remises en banque, saisie d'un complément d'encaissement sur les arrhes versées, remboursement au client sur les arrhes versées, prélèvements divers, encaissements divers.
Ici, le programme de statistiques 'Mouvements financiers' affiche les mouvements de caisse pour une période donnée, un site ou tous les sites, un poste caisse ou tous les postes, une devise précise. Vous pouvez modifier, voire supprimer un mouvement de caisse, du moins tant que l'interface comptable n'a pas été demandée.
IV.3.9 - Journal des ventes de caisse [Statistiques \ Spéciales caisse - magasin \ Journal des ventes]
Ce programme affiche et propose d'imprimer le journal des ventes : - pour une période donnée, - pour un document de ventes précis (notamment les tickets ou/et factures établis en caisse), - par site ou pour tous les sites, par caisse ou pour toutes les caisses, - suivants divers critères de tri, et en détail ou en cumul, - pour les articles ou/et les prestations, - avec ou sans les marges (ces dernières, rapportées à l'une ou l'autre expression du coût des marchandises vendues).
IV.3.10 - Comparatifs entre magasins ou sites [Statistiques \ Inter magasins/sites \ ...]
Ces états comparatifs très intéressants comparent les contributions de vos magasins à vos réalisations, et apportent des éclairages précieux en matière d'animation des ventes, d'incitation à la compétition, d'octroi de primes, etc. Nous supposons qu'à ce stade vous êtes familiarisé(e) avec la présentation des tableaux statistiques d'Alliance et nous vous laissons découvrir par vous-même : - le comparatif chiffre d'affaires / panier / fréquence de passage en caisse ; - le comparatif chiffre d'affaires détaillé ; - l'état du stock valorisé par magasin, ou le comparatif de stock valorisé ; - la possibilité de définir des 'groupes de magasins', pour établir un état du stock valorisé pour ce groupe.