Informatique Appliquée : logiciels & progiciels de gestion, gpao, caisse, comptabilité, paie, facturation, stocks à l’achat et la vente

II.6.A.1 - Description des zones
Les zones ci-dessous sont classées par ordre alphabétique, afin de vous en permettre une recherche rapide. Certaines d’entre elles peuvent être invisibles à l’écran, en fonction : des paramètres d’implantation, de la version utilisée, ou tout simplement des droits utilisateurs qui vous ont été alloués. Par exemple, la visibilité des zones relatives aux prix d’achat, coût de revient, marge et statistiques sont dépendantes de ces droits. Lorsqu’une zone est liée à un droit, vous trouverez un renvoi du style [1], [2], etc. dans la colonne nommée «Type de donnée» dans la liste ci-dessous, et l’explication de ces renvois est donnée en fin de sous-tableau.
Intitulé de zone	Commentaire		Type de donnée
Allée	Cette zone permet de préciser l’allée ou le rayon dans lequel est entreposé l’article, dans le magasin. Elle permet également d’imprimer des états de comptage, classés par emplacement pour vous faciliter l'inventaire. Il vous incombe de définir l’organisation géographique de votre magasin en fonction de son agencement. à titre d’exemple, vous pouvez numéroter les allées en partant de la porte d’entrée ou de la caisse. Cette notion n’est véritablement importante que dans les moyennes à très grandes surfaces, où il est délicat de parcourir le magasin de bout en bout pour retrouver une pièce.		Texte, facultatif
Casier	Cette zone permet de préciser le casier (dans une allée ou un rayon) dans lequel est entreposé l’article, dans le magasin. Elle permettra d’imprimer des états de comptage classés par emplacement pour vous faciliter l'inventaire. N’est utile que si vous gérez les allées.		Texte, facultatif
Catégorie	Les informations contenues dans la liste «Catégorie» sont entièrement paramétrables dans le module [Articles et objets \ Notions afférentes \ Catégories]. Le contenu dépend de votre choix d’organisation du fichier articles et cette notion se retrouve dans de nombreux modules statistiques. Dans le domaine du prêt-à-porter, nous préconisons d’utiliser les notions de saison.		Notion afférente
Code barres	Il s'agit du code barres de l’article, pour sa reconnaissance par lecture optique. Le code étant généralement prévu aux normes EAN13 et EAN8, vous pouvez changer cette option dans la fiche Société, de manière à utiliser d’autres formats parmi la dizaine de normes disponibles dans Alliance. Notez qu’un clic sur le libellé associé au code à barres permet de : - visualiser le code barres sous sa forme réelle, - en demandant au progiciel de chercher lui-même un code disponible.		Texte ou numérique, selon norme choisie (EAN, 128-A/B/C, ...)
Coefficient	Il s’agit simplement du rapport entre le prix de vente HT et le prix d’achat HT.		Numérique [1]
Commentaire	Le commentaire est accessible dans l’onglet [Divers] de la fiche Article. Il permet, d’une manière générale, d’annoter des observations sur l’article. Il est à noter que les commentaires figurant dans l’onglet [Alerte] seront affichés à l’écran, dès l'insertion de l’article dans un document. Exemple : «Série défectueuse soldée à 65€ ».		Texte
Compte d’achat	Compte de classe 6, dans lequel les opérations d’achat relatives à cet article seront imputées en comptabilité. N’est modifiable que si l’option «Utiliser les comptes individuels ci-dessous» est activée à la place des comptes par famille.		Plan comptable [3]
Compte de location	Compte de classe 7, dans lequel les opérations de vente relatives à cet article seront imputées en comptabilité. N’est modifiable que si l’option «Utiliser les comptes individuels ci-dessous» est activée à la place des comptes par famille.		Plan comptable [3]
Compte de vente	Compte de classe 7, dans lequel les opérations de vente relatives à cet article seront imputées en comptabilité. N’est modifiable que si l’option «Utiliser les comptes individuels ci-dessous» est activée à la place des comptes par famille.		Plan comptable [3]
Conditionnement	Il s’agit du conditionnement par défaut, à l’achat et à la vente. Alliance attribue automatiquement le mode unitaire à tout nouvel article, cependant vous pouvez changer ce mode en sélectionnant un élément dans la liste déroulante. Si vous n’avez pas d’autre choix que le conditionnement unitaire, il sera nécessaire d’attribuer d’autres conditionnements à l’article, et ceci en les déclarant dans l’onglet [Stocks]. Le conditionnement est paramétrable dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Conditionnement].		Notion afférente
Contremarque	Disponible dans l’onglet [Divers] de la fiche Article, cette liste vous permet d’autoriser ou non la gestion de contremarque sur un article. Les choix qui vous sont proposés sont les suivants : Non aucune contremarque, Oui si stock insuffisant, Oui à la demande, Oui automatique. Nous vous invitons à consulter le chapitre Contremarque, pour obtenir une information détaillée sur cette fonction.		Zone de liste non modifiable
Couleur dominante ou principale	Pour les articles suivis en collection et dont la définition de collection contient une gamme associée à la zone «Couleur dominante», celle-ci devient obligatoirement non modifiable pour être en correspondance avec la référence de l’article : cf plus bas, les explications sur la zone «Suivi»). Autrement, la zone «Couleur» ouvre une liste que vous pouvez gérer dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Couleurs].		Notion afférente ou élément de gamme pour les collections
Couleur secondaire	Pour les articles suivis en collection et dont la définition de collection contient une gamme associée à la zone «Couleur dominante», celle-ci devient obligatoirement non modifiable pour être en correspondance avec la référence de l’article : cf plus bas, les explications sur la zone «Suivi»). Autrement, la zone «Couleur» ouvre une liste que vous pouvez gérer dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Couleurs].		Notion afférente ou élément de gamme pour les collections
Coût de revient	Cette zone n’est pas accessible en modification par l’utilisateur : elle est automatiquement calculée par Alliance, comme étant la résultante du prix d’achat HT chez le fournisseur principal : du montant des frais fixes et du pourcentage de frais. Notez que le pourcentage est calculé sur le prix d’achat, indépendamment du montant de frais fixe qui lui est ajouté ensuite.		Numérique, non accessible, [1]
Description complète	Cette zone contient la description de l’article, telle qu’elle apparaîtra sur vos documents commerciaux au format A4 (devis, commandes, factures, etc.). La zone n’est pas utilisée sur les tickets de caisse, où elle est remplacée par la notion de libellé (description abrégée sur 40 caractères). La description peut être complétée par des variables que le progiciel vous demandera de saisir au moment de l’insertion de l’article dans un document (veuillez vous reporter plus bas, au paragraphe Astuces). Pour les articles définis comme «En-têtes de collection», vous pouvez insérer des champs de collection dans la description : alors ces champs seront remplacés, lors de la duplication, par les valeurs respectives correspondant aux gammes spécifiées dans la définition de la collection. Appuyez sur F2, ou effectuez un clic droit de souris sur la zone description pour voir s’afficher la liste des champs disponibles.		Texte avec mise en forme (italique, ...), sans limite de taille
étiquetable	Indique si cet article peut être étiqueté : la précision vise à éviter l’impression d’étiquettes pour des articles par exemple trop petits, ou dont la matière première ne le permet pas.		Oui / Non
Famille(s)	Famille de l’article et, facultativement, sous-famille dans cette famille. La notion de famille est importante, elle permet de regrouper automatiquement les articles d’une même famille dans un même compte d’achat et dans un même compte de vente, faute de quoi vous seriez réduit(e) à associer à chaque article un numéro de compte individuel d’achat, de vente, etc., prenant ainsi le risque de multiplier les erreurs d’imputation lors de l’intégration en comptabilité. Reportez-vous à la gestion des familles d’articles [Articles et objets \ Notions afférentes \ Familles].		Notion afférente très importante
Fournisseur	Détermine le fournisseur principal de l’article : tapez son code, ou bien ouvrez la liste en cliquant sur l’icône à droite de la zone. Le fournisseur principal est, par défaut, celui auquel seront adressées les propositions automatiques de réapprovisionnement. Alliance autorise un nombre non limité de fournisseurs de remplacement, avec pour chacun une grille de tarifs et de référencements : cliquez sur l’onglet [Fournisseurs], puis double-cliquez sur la liste des fournisseurs, ligne «Nouveau fournisseur».		Alphanumérique
Gestion en T.T.C.	Cette option permet de résoudre d’éventuels problèmes d’arrondis entre le HT et le TTC : elle indique quel prix doit servir de base de calcul à l’autre. En d’autres termes, si vous inscrivez Oui, le TTC sera prioritaire et le système recalculera la valeur HT d’après la valeur TTC. De préférence, activez cette option pour tous les articles étiquetés TTC.		Oui / Non
Image	Si vous disposez de l’option «Catalogues en ligne», vous pouvez définir ici l’image (photographie) qui sera affichée sur Internet pour représenter l’article en cours. Cliquez sur l’icône, à droite, de la zone pour parcourir le disque dur ou tout autre lecteur. Zone accessible uniquement si l’option «Intégrer cet article sur le catalogue WEB» est activée.		Image
Intégrer l’article dans le catalogue Internet / WEB	Pour les installations dans notre clientèle qui en bénéficient (développements logiciels sur mesure), cette option permet de définir si l’article en cours doit apparaître ou non dans les pages du catalogue Internet. Consultez-nous par E-mail ou par téléphone si vous êtes intéressé(e).		Case à cocher
Largeur	Pour les articles suivis en collection et dont la définition de collection contient une gamme associée à la zone «Largeur», celle-ci devient obligatoirement non modifiable pour être en correspondance avec la référence de l’article : cf plus bas, les explications sur la zone «Suivi»). Autrement, la zone «Largeur» ouvre une zone de saisie libre.		Zone de texte ou élément de gamme pour les collections
Libellé	Description abrégée, limitée à 40 caractères. Le libellé apparaît dans les listes de recherche, il est imprimé sur les étiquettes et sur les tickets de caisse. Or les caisses autorisent rarement plus de 40 caractères par ligne. Astuce : cliquez sur le mot «Libellé» pour reprendre automatiquement les premiers caractères de la description complète. Le libelle peut accueillir des champs de collection. Le cas échéant, assurez-vous de ne pas placer ces champs en bout de zone : en effet, selon les formats d’étiquettes que vous utiliserez, le progiciel sera susceptible de tronquer (c'est-à-dire couper) le libellé, s’il ne peut pas l’imprimer en entier.		Texte, 40 caractères au maximum
Longueur	Pour les articles suivis en collection et dont la définition de collection contient une gamme associée à la zone «Longueur», celle-ci devient obligatoirement non modifiable pour être en correspondance avec la référence de l’article : cf plus bas, les explications sur la zone «Suivi»). Autrement, la zone «Longueur» ouvre une zone de saisie libre.		Zone de texte ou élément de gamme pour les collections
Marque	Les informations contenues dans la liste «Marques» sont entièrement paramétrables dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Marques], programme dans lequel vous prendrez soin de définir toutes les marques de produits que vous achetez ou vendez. Zone fréquemment utilisée dans les statistiques d’achats et ventes.		Notion afférente
Modèle	Les informations contenues dans la liste «Modèle» sont entièrement paramétrables dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Modèles]. Ce contenu dépend de votre choix d’organisation du fichier articles, et la notion se retrouve dans de nombreux modules statistiques. Dans le secteur du prêt-à-porter, nous préconisons d’utiliser les notions Homme, Femme, Adulte, Enfants.		Notion afférente
Montant Fixe Frais	Montant des frais fixes (HT) devant s’ajouter au prix d’achat HT pour déterminer le coût de revient HT de l’article. Il peut s’agir notamment de frais de re-conditionnement, emballage, étiquetage, etc.		Numérique, facultatif, [1]
Nomenclature	La nomenclature permet de définir la composition d’un produit. Il peut s’agir d’un lot d’articles à la vente (exemple : caisse à outils), ou bien d’un produit fabriqué et requérant le module de gestion de production. La définition d’une nomenclature de produit s’effectue dans l’onglet [Technique] de la fiche Article.
Option d’impression par défaut	Cette option est disponible dans l’onglet [Divers] de la fiche Article. Vous avez la possibilité de définir, pour chaque article, les informations ne devant pas figurer sur le document imprimé (par exemple : masquer la quantité ; masquer prix et montant ; masquer quantité, prix et montant ; ou masquer toute la ligne).		Liste non modifiable
Par multiple de	Zone liée au conditionnement.
Pourcentage Frais	Pourcentage de frais venant s’appliquer sur le prix d’achat HT, pour déterminer le coût de revient final HT de l’article. Le coût de revient peut être utilisé, dans les calculs de marges.		Numérique facultatif, [1]
Prix d’achat	Prix d’achat HT, hors toute remise, chez le fournisseur principal, en euros ou en devise fournisseur (l’option «francs» ne devrait plus être sélectionnée).		Numérique [1]
Prix de vente H.T.	Prix de vente public HT, hors toute remise, en euros ou en devise client (l’option «francs» ne devrait plus être sélectionnée).		Numérique
Prix de vente T.T.C.	Prix de vente public HT, hors toute remise, en euros ou en devise client (l’option «francs» ne devrait plus être sélectionnée).		Numérique
Raccourci Clavier	Réservé en vue d'une prochaine version du progiciel, pour permettre l’accès rapide en caisse à des articles ou groupes d’articles fréquemment vendus.
Rayon	Les informations contenues dans la liste «Rayons» sont entièrement paramétrables dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Rayons]. Ce contenu dépend de votre choix d’organisation du fichier articles et la notion se retrouve utilisée dans de nombreux modules statistiques.		Notion afférente
Référence	La référence est un code identifiant unique, pour désigner l’article en cours de création ou de modification. Bien que son mode d'attribution soit déclaré libre (en création uniquement), nous vous conseillons d’opter pour un référencement proche de celui de votre fournisseur ou bien pour une codification dite 'articulée', c'est-à-dire dans laquelle on retrouvera des éléments (début du code famille, début du code marque, début ou totalité de la référence fournisseur, etc.) qui vous permettront d’identifier le produit par sa référence. Toutefois, ceci n’est qu’un conseil et non une nécessité : les systèmes de recherche par liste ou par requête dont dispose Alliance sont largement suffisants pour retrouver rapidement un article parmi 15 000 ou plus, quelle que soit la référence attribuée à cet article. Exemples à ne pas suivre : référence P12GH47, pour identifier un tournevis ; pire : PANTALON-000001 pour identifier une chemise ou une veste. L’informatique est logique, restons-le nous aussi ! Collections : si la référence représente un en-tête de collection (c’est-à-dire un modèle, pour création rapide d’autres références, par duplication), alors il est impératif qu’elle soit terminée par le symbole point «.» qui identifie un en-tête de collection. Note : ce symbole «.» peut être modifié dans les paramètres de votre fiche Société, onglet [PRM1] ; Nous vous invitons à consulter le chapitre II.6.E (Collections et gammes) pour de plus amples informations. Remarques : une fois l’article créé, son code ne sera plus modifiable, excepté en utilisant les procédures spéciales du menu [Outils administrateur \ Procédures spéciales \ Renommer une référence].		Alphanumérique obligatoire, 30 caractères au maximum
Référence CEE	Référence de l’article, selon la nomenclature CEE. La zone est utile seulement pour les entreprises qui réalisent de l’import-export, elle les aide dans leurs déclarations douanières.		Alphanumérique 15 caractères
Stock Maximal	La zone permet de contrecarrer les propositions de commande automatiques, en interdisant un réassortiment supérieur au stock maximal. La valeur inscrite permet donc de minimiser les propositions effectuées par Alliance, pour des articles fortement onéreux, quelles que soient les prévisions de vente futures (estimées par le progiciel d’après le volume des ventes antérieures). Cette valeur se définit indépendamment pour chaque site (magasin, boutique ou dépôt) de votre entreprise.		Numérique facultatif
Stock Minimal	Il s’agit du seuil à partir duquel la quantité en stock d'un article doit provoquer une commande fournisseur urgente, ou instantanée, ou bien déclencher une demande de transfert entre magasins. Cette valeur se définit indépendamment pour chaque site (magasin, boutique ou dépôt) de votre entreprise.		Numérique facultatif
Stock Outil	Il s’agit du seuil à partir duquel un article doit être considéré comme se trouvant en rupture de stock et doit apparaître dans les propositions de commande automatiques. Cette valeur se définit indépendamment pour chaque site (magasin, boutique ou dépôt) de votre entreprise.		Numérique facultatif
Suivi	Définit la manière dont l’article (ou le produit) va être géré en stock. Permet également de définir un article suivi en collection. Les options suivantes vous sont proposées : - Standard : l’article est un article générique que l’on suit en terme de quantité et dont tous les mouvements sont enregistrés ; - Divers : l’article n’est pas géré en stock, au sens où il n’apparaîtra pas dans les listings d’inventaire ; vous pourrez, en revanche, consulter l’historique de ses mouvements et — en cas de besoin — lui affecter ultérieurement une nouvelle référence pour en réaliser le suivi ; notez que l’article divers peut être utilisé dans tous les types de documents, mais vous n’obtiendrez un suivi des articles divers que pour les articles passés en caisse ; n’utilisez cette option que pour créer un ou des articles passe-partout, qui vous permettront de facturer ponctuellement une pièce sans avoir à créer sa référence dans le fichier Articles, mais tout simplement en modifiant sa description au moment de la vente ; ne doit être considéré que comme un palliatif en cas d’incident (perte de l’étiquette d’un produit), ou pour gérer des ‘pseudo-articles’ (prestations ou objets n’ayant pas de réelle existence physique, et que vous préférez suivre dans le fichier Articles plutôt que dans le fichier réservé aux prestations) ; - Divers à l’achat : ce mode de suivi permet d’utiliser un article générique (référence en cours) comme une sorte de famille d’articles divers ; vous pourrez, à volonté, utiliser sa référence en la ventilant en de multiples références fournisseurs, lors de vos commandes d’achat ; par exemple, vous pouvez créer un article générique référencé «PAPETERIE», que vous pourrez utiliser pour passer vos commandes, en précisant à chaque fois la référence figurant sur le catalogue du fournisseur (exemple : AF254Z – Papier A4), qu’il s’agisse d’enveloppes ou de papier A4, etc. ; Alliance se charge de mémoriser les prix et références fournisseurs affectés à cet article, pour vous les proposer lors d’une commande ultérieure ; les articles divers à l’achat sont généralement utilisés pour passer des commandes d’achat d’articles non suivis en stock ; il s’agira principalement de fournitures, de consommables ... ; vous pouvez cependant utiliser ce type de suivi pour des articles destinés à la vente ; en effet, lors de la saisie d’une nouvelle référence fournisseur dans la fiche de l’article générique, Alliance vous permet de saisir autant de prix de vente qu’il existe de références fournisseur : il s’agit d’un prix de vente par référence fournisseur et non du prix de vente de l’article générique) ; - Collections : voir plus bas, «Article suivis en collection», et Collections et gammes ; si la notion de collection est activée sur votre système, la liste fait apparaître toutes les définitions de collections existantes ; il est nécessaire de définir à quel type de collection le présent article doit être associé ; les gammes (couleurs, tailles, etc.) utilisées pour créer les articles dérivés à partir du modèle, sont fonctions de la collection que vous spécifiez ici ; vous ne pouvez pas associer un suivi de type de collection à un en-tête de collection qui ne contient pas d'éléments ; si des références ont été créées à partir de l’en-tête, il devient impossible de changer le type de collection utilisé : vous devez alors supprimer tous les articles dérivés, voire l’en-tête lui-même, puis recréer votre collection d’articles (il existe pour cela une procédure rapide dans [Outils administrateur \ Procédures spéciales]) ; lorsque vous utilisez un suivi par collection, chaque article de la collection est en réalité suivi en mode «Standard» ; lorsque vous utilisez un suivi par collection, chaque zone de la fiche article qui est directement liée à la collection devient non modifiable, pour des raisons évidentes de correspondance entre la référence attribuée à l’article et le contenu des zones liées : dans notre exemple sur la gestion de collections, vous ne pouvez pas modifier les valeurs des zones taille, couleur principale et couleur secondaire de l’article VESTXYH48.46/BLE/RGE qui est obligatoirement de taille 46, aux couleurs bleue et rouge.		Liste non modifiable, fonction des options activées dans votre fiche Société, et des définitions de collections que vous aurez créées. Très important
Taille	Pour les articles suivis en collection, et dont la définition de collection contient une gamme associée à la zone «Taille», celle-ci devient obligatoirement non modifiable pour être en correspondance avec la référence de l’article (revoir si besoin le paragraphe d’explication sur la zone «Suivi»). Autrement, la zone «Taille» ouvre une liste que vous pouvez gérer dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Tailles].		Notion afférente
TVA	Taux de TVA pour les opérations en France métropolitaine. Les variantes pour l’import-export, les DOM-TOM ou la Corse, sont définies individuellement dans les fiches clients et fournisseurs.		Code de 0 à 9
Type d'article	Dans la plupart des cas, votre seul choix sera «Article». Selon les paramètres d’implantation d'Alliance, d’autres options peuvent vous être offertes (Produit à l’achat, Produit à la vente, Produit Atelier, Lot, ou encore Machine et Accessoire) : reportez-vous à la gestion de production ou à la gestion de matériel pour plus d’informations sur ces notions. Notez que le type «Article nomenclaturé» permet de gérer des lots d’articles en énumérant tous les articles contenus dans ces lots. Dans ce cas, vous devrez cliquer sur l’onglet [Technique] pour définir la nomenclature du produit. Une information détaillée sur ce type vous est fournie au chapitre Articles nomenclaturés.		Liste de choix non modifiables fonction des options activées dans la fiche Société
Type de suivi	Voir plus haut, le paragraphe «Suivi».
Unité de mesure	L’unité de mesure est paramétrable dans [Articles et objets \ Notions afférentes \ Unités de mesure].		Notion afférente
II.6.A.2 - Fonctions accessibles par l'icône
Trois raisons peuvent expliquer que certaines fonctions ne vous soient pas proposées : - vous ne bénéficiez pas des droits requis [Outils administrateur \ Groupe de droits] ; - vous n’en avez pas acquis la licence [Intervenant \ Société], Prm2 ; - vous n’avez pas mentionné cette préférence d’utilisation [Intervenant \ Société], Prm2.
II.6.A.2.1 - Substituts et articles concurrents
		Cette fonction permet de déclarer plusieurs articles similaires (concurrents, substituts), afin de proposer l’un ou l’autre lorsque le stock est en rupture. Elle permet également de changer la référence d’un article, tout en conservant son historique. La liste des articles déclarés substituts sera accessible lors de la création d’un document, dans le menu contextuel «Stock et substituts» appelé par un clic droit sur l’article concerné.
II.6.A.2.2 - Accéder à l'en-tête de collection
Si vous être positionné sur un article dérivé d’un en-tête de collection (exemple : ARMOIRE2532.AZUR), cette fonction vous permet d’accéder à l’en-tête de la collection (exemple : ARMOIRE2532.).
II.6.A.2.3 - énumérer le stock par gamme
		Cette fonction permet de déclarer plusieurs articles similaires (concurrents, substituts), afin de proposer l’un ou l’autre lorsque le stock est en rupture. Elle permet également de changer la référence d’un article, tout en conservant son historique. La liste des articles déclarés substituts sera accessible lors de la création d’un document, dans le menu contextuel «Stock et substituts» appelé par un clic droit sur l’article concerné.
II.6.A.2.4 - Requêtes SQL
Cette fonction vous permet de générer des requêtes SQL directement dans le fichier articles. L'outil est également accessible par le menu [Compléments \ Requêtes SQL]. Veuillez vous reporter au chapitre XI.2 (Générateur de requêtes SQL) pour de plus amples informations.
		Cette fonction permet de déclarer plusieurs articles similaires (concurrents, substituts), afin de proposer l’un ou l’autre lorsque le stock est en rupture. Elle permet également de changer la référence d’un article, tout en conservant son historique. La liste des articles déclarés substituts sera accessible lors de la création d’un document, dans le menu contextuel «Stock et substituts» appelé par un clic droit sur l’article concerné.
II.6.A.2.5 - Information base de données
		Ce module analyse les éléments de la base de données : dans le cas présent, il s’agit d'analyser la table Articles. Le module affiche, selon la ventilation choisie (par catégorie, par famille, par groupement de clients, par fourniseur, par marque, par rayon, par type de produit, par type de suivi, ...) le nombre d’éléments et leur poids en pourcentage par rapport à l’intégralité du fichier articles. La colonne «Dont actifs» représente les articles qui n’ont pas été mis en sommeil (zone «Article en sommeil» dans l’onglet [Divers]).
II.6.A.3 - Astuces
II.6.A.3.1 - Insertion de variables dans la «description complète»
La description peut être complétée par des valeurs variables, qu'Alliance vous demandera de saisir au moment de l’insertion de l’article dans un document. Ceci permet de rappeler à l’utilisateur qu’il est nécessaire de renseigner des libellés complémentaires. Nous prendrons l’exemple suivant, pour comprendre l’intérêt de cette fonction : - utilisation d’un code article général, ' Formation', pour lequel l’utilisateur devra apporter quelques précisions lors de l’insertion de ce code dans un document : lieu, durée, produit et formateur ; - création de l’article description complète de l’article : ² Formation texte fixe ; ² %Lieu : champ «Lieu», appelle une variable à saisir ; ² %Durée : champ «Durée», appelle une variable à saisir ; ² %<Produit : champ «Produit», appelle la liste de même nom que le champ (Produit) ; ² %<Formateur : champ «Formateur» appelle la liste de même nom que le champ (Formateur) ; - création de la liste, dans un bloc-notes quelconque les deux symboles accolés "%<" appellent une liste dans laquelle l’utilisateur pourra sélectionner des valeurs préalablement renseignées, et ceci à l’aide du bouton «Listes» d’un bloc-notes quel que soit celui-ci dans une fiche Article ou une fiche Client ; la liste que nous avons nommée 'Produit' comprend les éléments suivants : ² Alliance, ² Crystal Report, ² Excel, ² Word ; la liste que nous avons nommée 'Formateur' comprend les éléments suivants : ² Sylvie, ² Christiane ² Michel ;
		- insertion de la référence article dans un document lors de l’insertion de l’élément, Alliance ouvre une fenêtre contenant les zones à compléter par l’utilisateur ; après validation, ces compléments d’information propres au document en cours figureront sous la description fixe de l’élément (ici 'Formation').

II.6.A.3.2 - Articles à descriptions multiples, ou descriptions énumérées
à l’appel de l’article dans un document, Alliance ouvre la liste des descriptions préenregistrées dans la zone «Description complète» de la fiche Article. Pour concevoir une liste de descriptions, il est nécessaire de suivre le procédé ci-après : - création de l’article ² créer une référence article se terminant par le symbole «:» ; exemple : création d’un article sous la référence 'FORMATION:' ; ² saisir les libellés dans la zone «Description complète» en les séparant par le symbole «;» ; exemple : 'Formation sur Excel 2000 ; Formation sur Word 2000 ; Formation sur Access 2000' ;
		- insertion de la référence dans le document à l’appel de l’article, Alliance ouvre la liste des descriptions.

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