² Les lots d'articles à l'achat

Dans Alliance Gestion pour Windows^®, cette fonction permet de gérer l’achat d’articles par lots, et ensuite d’analyser les marges dégagées par la vente, ‘au coup par coup’, des différents éléments qui constituent les lots.

Nous distinguons deux types de lots :

- les lots de type ‘standard’, qui n’incluent que des articles de même nature ;

- et les lots de type ‘vrac’, qui sont constitués d’articles différents et pour lesquels il est difficile, voire impossible, de préciser un prix d’achat individuel.

Pour que fonctionne la fonction, il faut que la «Gestion d’articles par lots d’achat» soit activée dans votre fiche Société ([Intervenants \ Société] - Prm2) et que votre licence de progiciel prévoie la mise en place de ladite fonction.

II.6.C.1 - Enregistrement des lots d’articles

[Articles et Objets \ Lots d’articles]

La création d’un lot d'articles, dans votre base de données, est une opération qui consiste à indiquer :

- son numéro : c'est une référence, qui figurera dans le fichier articles ;

- le fournisseur,

- la description du lot (facultatif),

- le prix d’achat global,

- la TVA à appliquer.

Ici, le prix d’achat indiqué n’entraînera aucun mouvement financier.

Il sera donc nécessaire de notifier, ultérieurement, une facture d’achat relative à ce lot : lors de cette opération, vous énumèrerez les articles contenus dans le lot.

Le prix d’achat dans cette facture correspondra au prix d’achat global du lot, non au prix d’achat des éléments le constituant.

Pour les lots de type «Standard», vous devez indiquer la référence (unique) des articles contenus dans le lot ; de plus, vous pourrez préciser une date de fabrication ainsi qu’une date de péremption.

II.6.C.2 - Gestion des documents

Pour la bonne gestion des lots, il est nécessaire d’indiquer le numéro du lot lors de chaque transaction.

Pour permettre cette saisie en création de pièce, la colonne «Lot» doit figurer dans le tableur de vos documents.

Si ce n’est pas le cas, demandez le paramétrage dans [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux].

Une information détaillée vous est fournie au chapitre XI.10 (Paramétrage des documents).

II.6.C.2.1 - Les achats

Lors de la création d'un lot d'articles dans votre base de données, aucune entrée n'est effectuée en stock quant aux articles qui constituent le lot : en effet, ces derniers n’ont pas encore été énumérés.

C'est un document, de type livraison ou facture fournisseur, qui fournira l'occasion d'effectuer l'entrée en stock, ainsi également de générer le mouvement financier correspondant à l’achat du lot global (non à la valeur d’achat individuelle des différents articles).

L’enregistrement de la facture d'achat se déroule comme suit :

- appeler, sur la première ligne du tableur le lot précédemment identifié à l’aide de la fonction [Articles et Objets \ Lot d’articles] : pour cela, utiliser la commande «Ins» «Lot d’achat» ;

- alors, Alliance ouvre la liste des lots rattachés au fournisseur courant ;

- tous les articles insérés à la suite seront considérés comme inclus dans le lot : aussi, Alliance leur affectera automatiquement le même numéro de lot ;

- vous pouvez insérer plusieurs lots dans votre document d’achat : sur une nouvelle ligne, insérez de nouveau un lot à l’aide de la commande «Ins» «Lot d’achat», puis renseignez les articles constituant le nouveau lot.

Notez que le prix d’achat des articles rattachés à un lot ne figure pas dans le tableur : le prix qui compte, c'est celui du lot en global.

Bien entendu, vous pouvez également insérer dans le document des articles qui n’appartiennent pas à un lot précis :

- supprimez le lot automatiquement inscrit dans la colonne «Lot fournisseur», ou bien insérez une ligne «Sous-total» : alors Alliance va considérer l’article que vous entrez comme un 'article à part entière' et non comme un élément de lot ;

- le prix de l’article est alors affiché dans le tableur et comptabilisé dans le pied du document.

II.6.C.2.2 - Les ventes

Vendre des articles issus de lots d’achat est une opération qui consiste à saisir les articles vendus, en leur attribuant le lot auquel ils appartiennent.

La colonne «Lot Fournisseur» doit figurer dans votre document de vente paramétrage dans [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux].

S’il s’avérait que la quantité vendue est supérieure à la quantité disponible dans le lot, Alliance vous en informera.

II.6.C.2.3 - Interrogation de lots

[ Statistiques \ Interrogation de lots ]

Cette fonction vous permet de consulter tous les mouvements liés aux factures d’achat et de vente, s'agissant d'articles rattachés à un lot.

Pour chaque article vendu, Alliance vous indique le prix de vente et la pièce liée au mouvement.

Les mouvements exceptionnels s'inscrivent dans la colonne «Mvt», alors que les quantités en stock figurent dans la colonne «Qté».