² Gestion des achats

Alliance Gestion pour Windows^® gère l'ensemble du cycle des achats, de la demande de prix à la facturation, avec pour étape ultime (facultative) l'intégration des écritures en comptabilité.

Le progiciel vérifie la conformité par rapport aux réceptions, et reporte les reliquats intégralement ou ligne à ligne.

Différentes fonctions peuvent être mises en service, comme le réassortiment automatique, la demande de confirmation de tarifs (devis) et la récupération de catalogues et de tarifs fournisseurs.

Alliance :

- établit des propositions de commande, vers des fournisseurs multiples, pour faciliter le réassortiment ;

le stock et les commandes en cours sont analysés, pour que soit proposé un réapprovisionnement juste et suffisant ;

cette proposition peut tenir compte des ventes antérieures enregistrées par le progiciel, et de cette manière se fonder sur une étude des ventes prévisionnelles pour couvrir les besoins futurs de l'entreprise ;

Alliance intègre les notions de commande instantanée (commande fournisseur immédiate) et de commande urgente (à traiter lors de la prochaine préparation), dans le but de faire face aux indisponibilités de stock décelées lorsque vous interrogez une fiche Article ou que vous saisissez une commande client ;

- laisse insérer facilement dans une commande à fournisseur, à la demande de l'utilisateur, les articles en rupture de stock ;

l'évaluation par le progiciel s'effectue, au choix :

² sur la rupture actuelle : stock minimum - stock actuel ;

² ou sur la rupture à terme : stock minimum - stock actuel + commandes client - commandes fournisseur ;

- est doté d'un module de prise des commandes 'urgentes' ou 'instantanées' qui permet à l'utilisateur :

² de signifier à son responsable des achats la nécessité de commander tel article, pour répondre à un besoin plus ou moins urgent, dans des délais précis ;

² de disposer des droits suffisants pour passer commande, instantanément, d'un article à un fournisseur ;

- gère les catalogues fournisseurs, avec prise des données par CD-ROM, disquettes ou télétransmission ;

- délivre la gestion multi-dépôts sur un même document (chaque ligne du document est complétée par le code du site demandeur), ou par association d'un document-type à chaque site ;

- autorise l'inscription de remises ou majorations de prix par ligne d'article, par famille d'articles, par catégorie d'articles, ou par type de commande à fournisseur ;

- autorise l'imputation de frais accessoires d'achat sur le coût de revient des articles, et ceci pour un calcul précis des marges ;

- fournit le service d'impression d'étiquettes, à partir de tout document d'achat, notamment à partir des bons de commande, ce qui facilite le contrôle des réceptions et la mise en rayon ;

- délivre la possibilité d'enregistrer tout document dans le format texte, pour transmission par EDI (E-mail, disquette, etc.) aux fournisseurs ;

- gère des articles en contremarque :

² déclenchement automatique de commande à fournisseur, consécutivement à une commande client ;

² livraison de l'article au client, à la réception des marchandises livrées par le fournisseur permet de déclencher la livraison ;

la commande au fournisseur et le bon de livraison au client peuvent être générés 'en rafale' ou au coup par coup ;

la contremarque est gérée en deux temps :

² transformation d'une commande client en commande à fournisseur, et ceci depuis le classeur d'Alliance (faire un clic droit sur la commande client, puis opter pour 'transférer vers ...' 'Commande fournisseur') ;

² transformation d'une réception fournisseur en livraison ou facture client, et ceci depuis le classeur d'Alliance (faire un clic droit sur la réception fournisseur, puis opter 'Transférer vers' 'Livraison client') ;

une sécurité peut être mise en place par inscription, dans la fiche Article, que cet article fait impérativement l'objet d'un suivi en contremarque ;

- propose toute une batterie de statistiques multi-critères et graphiques :

² chiffre d'affaires, remises obtenue et marge dégagée par fournisseur, rayon, famille d'articles, sous-famille d'articles, catégorie d'articles, nomenclature CEE, etc. (plus d'une vingtaine de critères en standard) ;

² analyse des variations de prix et des délais d'approvisionnement par fournisseur, calcul des remises de fin d'année ('RFA'), etc.

Le chapitre II.3 (fiche Fournisseur) apporte des compléments sur les paramétrages liés aux achats.

Ici, nous traitons les sujets ci-après :

- préparation de commande à fournisseur, ou réassortiment 'semi automatique' ;

- demande de prix ;

- mise à jour des tarifs fournisseurs ;

- commande à fournisseur ;

- commande urgente et/ou instantanée ;

- portefeuille des commandes ;

- état des commandes fournisseurs à recevoir ;

- réception des marchandises ;

- retour de marchandises au fournisseur ;

- facture d'achat ;

- intégration en comptabilité.

Le cycle des achats peut être représenté comme suit :

Vous pouvez suivre rigoureusement le cycle ci-dessus, toutefois certaines étapes sont facultatives.

En effet, Alliance Gestion offre une grande souplesse dans le traitement des documents d'achats.

Vous pouvez même :

- saisir un bon de réception de marchandises, sans qu'il y ait eu commande à fournisseur ;

- enregistrer une facture d'achat, sans qu'il y ait eu bon de réception ou commande à fournisseur.

Tout document d'achat peut intégrer un ou plusieurs documents «prédécesseurs», dans le cycle des achats.

Par exemple : une facture d'achat peut inclure tout ou partie de plusieurs bons de réception ou de plusieurs commandes à fournisseur.

Tout document d'achat peut être «éclaté» en plusieurs autres documents dits ses «successeurs».

Par exemple : une commande à fournisseur peut être livrée en plusieurs fois, et donc faire l'objet de plusieurs bons de réception : dans ce cas, Alliance gère automatiquement ou bien vous laisse gérer ou manuellement les reliquats.

Tout document d'achat peut être réimprimé à volonté, et même suivant différents formats d'impression.

à chaque type de document peut être associée, de manière automatique, une double impression sous des formats différents : par exemple, impression d'un bon de réception ainsi que d'un bon de mise en rayon (avec classement par allée, par casier, etc.).

Tout document d'achat demeure modifiable et «supprimable» jusqu'à ce qu'il soit intégré dans un autre document ou qu'il ait été comptabilisé.

Vous pourrez modifier ou supprimer un document seulement s'il n'a pas fait déjà l'objet d'un traitement ultérieur, c'est-à-dire s'il n'a pas de successeur ou s'il n'a pas été déjà comptabilisé.

L'utilisation du classeur est le moyen convivial pour accéder à vos documents et pour réaliser toutes tâches, suivant les droits attribués à l'utilisateur : modification, suppression, succession voire «contre-passation» (c'est-à-dire transformation d'une facture en avoir, ou d'une réception en retour fournisseur, par simple clic de souris).

Tout document d'achat est identifié par un préfixe suivi d’un numéro.

Par exemple, 'CF03060013' pour une commande à fournisseur.

Certains préfixes sont définis en standard pour Alliance et vous ne pouvez pas leur donner un autre sens :

- 'DF' : Devis Fournisseur (ou demande de prix),

- 'CF' : Commande Fournisseur,

- 'LF' : Livraison Fournisseur (bon de réception),

- 'FF' : Facture Fournisseur,

- 'RF' : Retour Fournisseur.

Plusieurs formats de numérotation sont disponibles.

La numérotation par défaut est AAMMXXXX (année, mois, puis numéro séquentiel sur 4 chiffres).

Ainsi, 'CF03070008' représente la huitième commande à fournisseur pour juillet 2003.

Remarque

Pour chaque type de document, vous pouvez définir un numéro initial (ou 'souche') dans le programme [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux].

Ce même programme permet, également, de créer de nouveaux types de documents fournisseurs.

Par exemple, vous pouvez créer le préfixe 'CE' pour identifier les Commandes à fournisseurs établis à l’étranger.

L'en-tête du document et son onglet complémentaire permettent de saisir :

- le code du fournisseur ;

s'il s'agit d'un fournisseur 'divers', vous pouvez compléter ses coordonnées ;

- des informations générales : tarification, devise, références de la pièce chez le fournisseur, etc. ;

- les conditions de transport et de livraison ;

- etc.

Le corps du document est composé de lignes d'articles et de prestations ainsi que de lignes de textes et de commentaires, lignes dont la saisie s'effectue dans le tableur d'Alliance.

Le pied du document contient les totalisations HT, TVA et TTC, les conditions générales d'achat, les modalités de règlement, etc.

Pour commencer la création d'un nouveau document d'achat, allez dans le classeur d'Alliance, choisissez un type de document, puis cliquez sur l'icône .

Frs

(code Fournisseur)

Maintenant, vous devez choisir le fournisseur, en indiquant son code dans la zone «Frs».

Ce code peut être saisi ou bien recherché dans la liste des fournisseurs (enfoncez la touche F2 ou cliquez sur l'icône ).

Une fois le fournisseur sélectionné, Alliance extrait de sa fiche les informations définies par défaut : coordonnées, tarification, mode de règlement, devise d'achat et/ou de paiement, montant minimal de commande pour franco de port, etc.

En date du

(date de création)

Alliance inscrit automatiquement la date du jour.

Bien entendu, vous pouvez modifier la date de création du document :

- toutefois, nous vous conseillons de le faire avant l'enregistrement de la pièce ;

- en effet, dans le cas contraire, le changement de date pourrait provoquer une incohérence entre les dates et la numérotation des documents, car l'attribution d'un numéro est fonction de la date de création ;

prenons un exemple :

² si nous sommes le 8 décembre 2003, Alliance inscrit '08/2/2003' dans la date et attribue le code de document 'CF03120005' (le document est la cinquième commande à fournisseur passée en décembre 2003) ;

² si vous enregistrez la pièce, puis que vous changez la date, par exemple si vous inscrivez '30/11/2003' : Alliance accepte cette modification, mais le code du document reste inchangé, il y a perte de cohérence !

Tarification

Si vous bénéficiez d'une remise habituelle chez votre fournisseur, il est conseillé de la renseigner dans la fiche Fournisseur pour qu'elle soit prise en compte automatiquement, dès l'appel du fournisseur dans l'en-tête du document d'achat.

La tarification est paramétrée dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Tarifications \ Catalogues et coefficients].

Des informations détaillées sont fournies au chapitre VII.3 (Système de tarification (remises et majorations).

La liste déroulante, à droite de la zone «Tarification», permet de sélectionner :

Coefficient

par défaut

0,9500

0,9000

0,8500

0,8000

...

En cours

Alliance vous informe en temps réel, selon le logiciel de comptabilité que vous utilisez, de votre en cours commercial et comptable chez le fournisseur.

Faites un clic droit sur le libellé de la zone «En cours» et s'ouvre son justificatif :

Liste des pièces d'achat,

non soldées,

et de type

'CF', 'LF' ou 'FF'

16/05/2003

----------

(depuis fiche Fournisseur)

Site

Alliance est doté d'une gestion multi-sites.

Vous pouvez :

- assigner des types de documents pour chaque site :

alors la zone «Site» ne sera pas modifiable puisque le document sera automatiquement rattaché à un site ;

l'assignation au type de document d'un site par défaut s'effectue dans [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux] ;

- ou bien utiliser des types de documents communs à tous les sites ;

dans ce cas, si vous souhaitez gérer des stocks différents par site, vous devrez indiquer dans la zone «Site» le code du site concerné, voire de faire apparaître une colonne 'Site' dans le corps du document (dans le tableur d'Alliance) ;

ceci permet de centraliser les achats centralisés :

² un même service peut acheter pour l'ensemble des sites de votre Société (ou pour un ensemble de sites) ;

² le tableur recevra donc une colonne 'Site' pour tous les types de documents d'achat ('CF', 'LF', ou 'FF') ;

le paramétrage s'effectue encore dans [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux] ;

le chapitre XI.10 (Paramétrage des documents) donne la procédure à suivre.

Acheteur

La zone «Acheteur» précise quel employé, dans votre Société, a créé le document d'achat.

Cette précision pourra être reportée sur le bas de la commande d'achat, pour signature, selon le masque d'impression que vous utiliserez.

La liste déroulante des acheteurs regroupe les employés dont la fonction est explicitement «ACHETEUR» ou qui contient le mot «ACHAT» ou le mot «ACHATS» (exemple : 'Responsable des achats').

La création d'une fonction de ce type s'opère dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Fonctions] ; vous pouvez également cliquer sur le mot 'Acheteur'.

Cet onglet donne une vue intégrale des informations contenues dans l'en-tête du document, notamment l'adresse de livraison, le transporteur, ...

Ces zones sont liées à la fiche Fournisseur, aussi peuvent-elles être automatiquement renseignées par Alliance si vous prenez le soin de compléter vos fiches fournisseurs.

Il contient les articles ainsi que les services ou prestations achetés.

Nous avons déjà présenté :

- le tableur d'Alliance, qui vous offre une grille de saisie entièrement paramétrable (plus de 40 colonnes peuvent y figurer) ;

- le classeur d'Alliance, qui vous aide à transférer rapidement un document d'achat vers ses successeurs, à gérer les reliquats et qui tient à votre disposition d'autres fonctions conviviales.

Le chapitre XI.10 (Paramétrage des documents) donne d'amples informations.

Cliquez dans la colonne «Référence».

Restez dans l'écran réduit du tableur, ou bien agrandissez l'écran du tableur en tapant la combinaison de touches Alt+F2.

Saisie de la «Référence» d'article ou de prestation

La première possibilité est de saisir soit la référence interne de l'article, soit la référence fournisseur, soit encore le code barres.

Cette méthode suppose que vous connaissiez parfaitement la référence de l'article, chose plutôt rare.

La deuxième possibilité est de saisir le préfixe de la référence d'article puis de dérouler :

- la liste des articles 'référencés' chez le fournisseur (articles qu'il vous vend) : enfoncez la touche F2 ou bien cliquez sur l'icône ;

- ou bien la liste de tous les articles en fichier (donc, y compris les non référencés chez le fournisseur) : enfoncez la touche F3.

D'avoir précisé le préfixe de l'article permet de positionner la sélection, dans la liste qui s'ouvre, à la première fiche Article correspondant à ce préfixe.

«Référence» d'article et outils de recherche

Le fichier articles étant généralement volumineux, Alliance facilite la recherche au moyen des outils suivants :

- préfixe de référence :

nous venons d'en parler ;

indiquez les premiers caractères de la référence d'article ou du libellé, pour que le progiciel positionne la liste qui s'ouvre au plus prêt de l'article recherché ;

exemple : dans la zone «Référence», la saisie de '857' positionne la liste sur les articles dont la référence commence par '857' ;

- autre champ, comme critère de sélection :

une fois la liste d'articles déroulée, enfoncez F5 ou bien déroulez la liste «Chercher» pour modifier le champ sur lequel chercher :

² articles référencés :

© Alliance peut vous trier les articles pour faciliter votre recherche par marque, par libellé d'article, etc. ;

il suffira de taper les premières lettres, dans le champ de recherche ;

© autre possibilité : 

l'image ci-contre réduit la liste d'articles affichés à ceux de la marque 'RAYTHEON' chez le fournisseur de code 'MAOOO1' ;

² ensemble du fichier articles :

Alliance utilise par défaut la liste de champs ci-contre, appelée «SYSTEME» ;

par exemple : demandez à rechercher sur le champ «Libellé» ; saisissez les premiers caractères de la description de l'article.

Vous pouvez créer autant de listes de champs que vous souhaitez, au moyen du programme [Compléments \ Générateur d'états et listes] que documente le chapitre XI.5 (Générateur d'états et de listes personnalisées).

Utilisation de filtres, pour restreindre l'affichage

La liste déroulante d'articles qui s'ouvre (affichage des seuls articles référencés chez le fournisseur [par F2], ou bien affichage de l'ensemble des articles en fichier [par F3]) peut être raccourcie par Alliance, quand vous limitez la vue sur le fichier au moyen de l'une des requêtes SQL inscrites dans la zone «Filtre» (cf l'image précédente, en haut et vers la droite).

L'affichage est alors restreint aux articles d'une famille, d'une catégorie, d'une marque, ...

Vous pouvez créer autant de requêtes que vous voulez, au moyen du programme [Compléments \ Assistant création de requêtes SQL] documenté dans le chapitre XI.2 (Générateur de requêtes SQL).

Le référencement consiste à rattacher un fournisseur à un article.

Ce rattachement se fait dans l'onglet [Fournisseurs] de la fiche Article : vous pouvez rattacher plusieurs fournisseurs à un même article, en précisant votre prix d'achat chez chacun.

Alliance gère les références fournisseurs : il sait associer une référence "interne" d'article, c'est-à-dire votre référence, à une référence fournisseur qui peut être distincte ou identique.

Alliance gère également les catalogues de vos fournisseurs, c'est-à-dire les prix qu'il vous font par quantité et/ou conditionnement.

Le «Référencement des articles» peut être 'Impératif' ou 'Automatique' suivant votre choix, dans l'onglet [Particularités] de la fiche Fournisseur :

- référencement impératif :

Alliance préviendra l'utilisateur qu'il tente de commander à un fournisseur un article non référencé chez ce fournisseur (la fiche de cet article ne fait pas mention que le fournisseur est rattaché) ;

le progiciel affiche le message : «Cet article est inconnu chez ce fournisseur ... Voulez-vous en effectuer le référencement maintenant ?» :

² si l'utilisateur refuse le rattachement, alors le progiciel refusera de passer commande ;

² si l'utilisateur accepte le rattachement, l'image ci-contre est affichée pour que vous puissiez :

© définir le prix d'achat chez le nouveau fournisseur rattaché ;

© éventuellement, désigner le nouveau fournisseur comme étant désormais le fournisseur principal, c'est-à-dire celui à qui le progiciel devra par défaut adresser les propositions automatiques de réapprovisionnement ;

- référencement automatique :

Alliance adressera un simple avertissement à l'utilisateur qui commande un article jusqu'ici non référencé chez le fournisseur en cours ;

le progiciel proposera d'établir des liens entre l'article et le fournisseur, puis il créera une grille tarifaire tenant compte des prix et quantités figurant dans le document d'achat (qui généralement est une commande).

Si besoin, rappelez-vous ce que nous avons écrit sur les collections et gammes d'articles (cliquer sur le lien).

Quand, dans le corps du document d'achat, vous voulez insérer des articles membres d'une collection, Alliance vous fait bénéficier d'un mode de saisie particulièrement convivial !

C'est ce que nous appelons la 'saisie par énuméré de gammes'.

Pour faire afficher le tableau de saisie par énuméré de gammes, vous pouvez :

- simplement, appeler — depuis la colonne «Référence» —, une fiche en-tête de collection (dont le code de référence se termine par un point '.') ;

- ou bien, si déjà vous aviez inséré un article d'une collection et que vous voulez ajouter d'autres membres de la même collection ou modifier ce que vous aviez inscrit, faire un clic droit sur la colonne «Référence» de la ligne déjà insérée :

² le menu contextuel s'affiche ;

² optez pour «Saisie par énuméré» ;

² ajoutez d'autres articles membres ou modifiez.

Le tableau de saisie par énuméré de gammes vous aide à produire rapidement vos documents d'achat, avec l'état du stock sous les yeux.

Vous pouvez également, si besoin, dériver du modèle d'en-tête de collection d'autres articles que vous n'aviez pas jugé utile de générer jusqu'ici (les membres de la collection non encore générés sont distingués par un tiret '-' dans la colonne «Stock».

Lorsque vous êtes positionné(e) sur une ligne du tableau de saisie par énuméré de gammes :

- enfoncer la touche F1, ou F2, ou F3 fait inscrire automatiquement — et respectivement, mais uniquement pour les membres de la collection sur cette ligne du tableau —, une quantité mouvementée de 1, ou 2 ou 3 ;

- enfoncer la combinaison de touches Ctrl+F1, ou Ctrl+F2, ou Ctrl+F3 fait inscrire automatiquement — et respectivement, pour tous les articles sur cette ligne du tableau, qu'ils soient membres ou non de la collection —, une quantité mouvementée de 1, ou 2 ou 3 ;

- F6 met à zéro les quantités mouvementées, sur toute la ligne du tableau ;

- F5 recopie sur la ligne en cours les quantités mouvementées sur la précédente ligne du tableau ;

- Ctrl+F5 recopie sur la ligne en cours les quantités mouvementées sur la précédente ligne du tableau et force en même temps, si besoin, la création des membres de la collection qui n'avaient pas été générés jusqu'ici ;

- F8 applique une quantité mouvementée supérieure à 3, sur l'ensemble de la ligne du tableau mais uniquement pour les membres de la collection  ;

- Ctrl+F8 applique une quantité mouvementée supérieure à 3, sur l'ensemble de la ligne du tableau et force en même temps, si besoin, la création des membres de la collection qui n'avaient pas été générés jusqu'ici.

Le menu contextuel s'affiche par clic droit de souris, quand vous êtes positionné(e) sur une colonne «Qté» dans le tableau de saisie par énuméré de gammes.

Appliquer une quantité

Cette option du menu contextuel demande à Alliance de mouvementer d'une quantité que l'on précise, sur tous les membres de la collection, mais sans dépasser le stock disponible dans chaque membre : si la quantité précisée est '8' et que le stock disponible est '3', la quantité inscrite sera '3'.

Forcer une quantité

Cette option du menu contextuel demande à Alliance de mouvementer d'une quantité que l'on précise, sur tous les membres de la collection, et sans se soucier du stock disponible pour chaque membre : si la quantité précisée est '8' et que le stock disponible est '3', la quantité inscrite sera '8'.

Appliquer tout le stock

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale à celle qui est disponible en stock dans chaque membre.

Appliquer les 3/4

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale aux trois quarts de celle qui est disponible en stock dans chaque membre.

Appliquer la moitié

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale à la moitié de celle qui est disponible en stock dans chaque membre.

Appliquer le quart

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale au quart de celle qui est disponible en stock dans chaque membre.

Ce menu contextuel s'affiche par clic droit de souris, sur une ligne d'article simple déjà saisie dans le corps du document d'achat.

Historique détaillé [Alt+F7]

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher tous les mouvements consignés sur l'article indiqué dans la ligne du document d'achat : les entrées, les sorties, les inventaires, etc.

Stocks et substituts [Alt+F3]

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher la position du stock pour l'article indiqué dans la ligne du document d'achat, ainsi que les substituts (articles de remplacement possible).

Vous pouvez, depuis la fenêtre affichée :

- ajouter ou supprimer des substituts ;

- passer une commande rapide de l'article, au fournisseur ;

- accéder au «Site» Internet du fournisseur principal ;

- signaler une vente manquée.

Aperçu de la fiche Article [Alt+F8]

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher une vue sommaire de la fiche de l'article indiqué dans la ligne du document d'achat : description, prix de vente, stock par site, derniers mouvements en achat et vente.

Fournisseurs et prix d'achat

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher le tarif de chaque fournisseur référencé pour l'article.

Nomenclature produit

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher la nomenclature du produit, si l'article indiqué dans la ligne du document d'achat est un composé.

Stock de la collection

Si vous êtes positionné(e) sur un article dérivé d'une collection, cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher le stock de tous les membres de la collection.

Saisie par énuméré de gammes [Alt + F2]

Cette option du menu contextuel produit un tableau de saisie très convivial, déjà présenté plus haut.

Modification exceptionnelle [Alt+X]

Cette option du menu contextuel signale à Alliance que vous souhaitez modifier le coût de revient et le taux de TVA pour la ligne d'article, et ceci d'une manière exceptionnelle, sans qu'il y ait besoin de mettre à jour la fiche Article elle-même.

Agrandir le tableau [Alt+Entrée]

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher le tableur 'en plein écran', en masquant l'en-tête du document d'achat.

Pour revenir à la taille initiale (réduite) du tableur, tapez la même combinaison de touches Alt+Entrée.

Propriété d'impression de la ligne

Cette option du menu contextuel vous permet, pour la ligne du corps de document sélectionnée : d'imprimer toute la ligne, de masquer la quantité, de masquer les prix, de masquer prix et quantités, ou de masquer la ligne entière.

Détail des informations de la ligne

Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher toutes les informations concernant la ligne, dans le corps du document d'achat : marge, coût, prix de vente, ventilation comptable, etc.

Ces informations peuvent être imprimées.

Quand vous cliquez sur ce bouton, un menu contextuel s'affiche et vous ouvre des possibilités additionnelles :

- améliorer la présentation du corps de document en insérant des barres séparatrices, des sous-totaux, des lignes de texte, des commentaires mémorisés ;

- insérer des prestations (main-d'œuvre, sous-traitance, port, ...) ;

- insérer le corps d'un autre document pouvant être repris dans le document d'achat en cours (commande d'achat, bon de réception, etc.) ;

- requérir le mode de 'saisie en rafale' :

ce mode à spécialement été prévu pour les prises de commandes rapides :

² une grille de saisie est affichée, dans laquelle les articles sont classés selon le bouton radio sélectionné par catégorie, ou marque, ou famille, ou habitude d'achat, ou requête SQL ;

les requêtes SQL devront être préalablement créées dans au moyen de [Compléments \ Assistant de création de requêtes SQL] ;

elles permettent de sélectionner un groupe d'articles qui répondent à des critères précis ;

les boutons radios agissent instantanément sur la liste d'articles affichés : essayez-les !

² la colonne «Raccourci» sert à positionner le début de saisie en rafale, dans le tableau, sur l'article dont vous préciserez le code de recherche mnémonique après avoir enfoncé la touche F3 ;

² le bouton permet de préciser quoi afficher sur les colonnes : type de stock (actuel, disponible, à terme), sites, quelles conditions sur les articles, si le prix est HT ou TTC ;

vous pouvez fixer des préférences d'utilisation relatives à la saisie en rafale, dans [Intervenants \ Société], onglet [Prm2] :

© classer les articles par raccourci,

© ignorer les prix et stocks, lors du chargement : vous gagnerez en rapidité ;

² vous entrez les quantités directement, face à chaque article que vous souhaitez ;

² la rapidité vient de ce que vous n'avez pas eu à accéder au fichier articles pour appeler (donc pour rechercher), ligne à ligne, chaque référence ;

- requérir le mode de 'Saisie en collection' ( déjà présenté plus haut), pour saisir les quantités d'articles dans une grille à 1, 2 ou 3 dimensions ;

- requérir le mode de 'Saisie contrôlée', pour gérer les stocks à distance, par lecture optique et au moyen de douchettes équipées d'un afficheur ;

ce mode de saisie compare, ligne à ligne, la quantité commandée avec la quantité réceptionnée ;

si Alliance détecte une erreur du type «En surplus» ou «Hors commande», l'utilisateur est informé en temps réel par l'intermédiaire de la douchette, par une suite de bips accompagnée d'un message sur l'afficheur ;

le chapitre III.9 ( Exemples de cycles Achats et Ventes) pour tous les détails ;

- requérir le mode 'Insertion des commandes urgentes', pour inscrire les articles que les différents utilisateurs ont placés en attente de commande ;

- requérir le mode 'Insertion des articles en rupture' pour inscrire suivant votre choix :

² une ou plusieurs famille(s) d'articles,

² une ou plusieurs catégorie(s) d'articles,

² l'intégralité ...

des articles considérés par Alliance comme étant en rupture, actuellement ou à terme, compte tenu du niveau des stocks minimum et maximum.

Affiche les totaux, les modalités de règlement, les conditions de port, la remise globale obtenue, les montants en euros ou en toute devise de votre choix.

Les notions de franco de port et de minima de commande sont renseignées depuis la fiche Fournisseur.

Le progiciel avertit, lors de l'enregistrement du document d'achat, quand ces planchers ne sont pas atteints. Il fait de même quand une ligne d'article n'est pas valorisée dans le corps du document.

L'échéance est calculée automatiquement, suivant les modalités de règlements définies dans la fiche Fournisseur.

Si un escompte est accordé dans la modalité de règlement, celui-ci sera inscrit automatiquement dans le pied du document.

Vous gardez la possibilité de vous octroyer (saisir) un taux d'escompte.

Remarque

L'escompte est réellement validé quand au moins un règlement a été enregistré.

C'est pourquoi le solde des factures, dans le classeur, ne tient pas compte de l'escompte tant qu'un premier règlement n'a pas été validé.

Pour saisir un règlement, veuillez vous reporter à la documentation sur le classeur.

Dans Alliance, l'escompte n'influence pas les statistiques, qui sont établies 'hors escompte'.

L'onglet [Statistiques] est accessible seulement si l'utilisateur dispose des droits relatifs à la consultation des statistiques.

Sont indiquées :

- des statistiques sommaires d'achat, groupées par article, famille, marque ou catégorie, sur l'ensemble des articles et prestations inscrits dans le corps du document ;

- les écritures comptables pour la facture d'achat, qui seront envoyées en comptabilité lors de la validation par le progiciel (imputation en temps réel pour la Comptabilité Alliance, export en différé pour un autre logiciel comptable).

l'équilibre comptable de la pièce peut faire l'objet d'un avertissement : «Balance non corrigée» s'il est constaté une différence de conversion de devises ; le message normal est «Balance OK».

Alliance vous permet de définir des paramètres d'impression par défaut, dans [Outils administrateur \ Paramètres systèmes \ Documents \ Paramètres généraux], onglet [Impression] : pour chaque type de document d'achat, vous pouvez attribuer un masque d'impression, le nombre d'exemplaires à sortir, des commentaires (texte d'introduction, pied de document, pied de page, ...). 

Ici, l'onglet [Compléments d'impression] vous permet d'appeler ces paramètres, puis si besoin de les modifier uniquement pour le document d'achat en cours.