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Un double clic
dans la colonne «HT»
ou «TTC»
ouvre la fenêtre «Règlements»
: 
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Un double clic dans la colonne
lance l'impression du document : 
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Un double clic dans la colonne
«État» ouvre la fenêtre
«Gestion
des reliquats»
: 
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Un double clic
sur un document
ouvre la fenêtre «Visualisation
de la fiche Fournisseur»
: 
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III.2.1.4
- Le bas des documents, dans le classeur
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Astuces 
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Un
simple clic sur le détail du document, dans le bas du classeur,
agrandit l'image du corps du document.
à
partir de là, un nouveau clic simple sur le corps du document vous fera
revenir à l'affichage habituel :
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Un
simple clic sur le titre d'une colonne, dans le bas du classeur, permet
de limiter l'affichage du détail du corps
de document aux lignes portant sur une référence d'article précise :
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III.2.2
- Fonctions disponibles dans le classeur d'Alliance
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Le classeur
tient à votre disposition un grand nombre de fonctions accessibles :
-
soit par des boutons de commande,
-
soit par des touches de fonction,
-
soit par clic droit de souris,
ce qui fait appel à un menu contextuel..
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III.2.2.1
- Les boutons de commande
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Permet de créer un
document, pour la nature de document (pour l'onglet) sélectionnée.
Par exemple, la création
— depuis le classeur —, d'un bon de commande fournisseur équivaut à
lancer le programme [Négoce \ Fournisseurs \
Commande].
Si
l'onglet correspond à des documents de nature 'texte' ou 'tableur', Alliance établit
ce que l'on appelle une liaison OLE ('Object Linking and Embedding') avec
votre logiciel de bureautique (le traitement de texte Alliance Word ou
bien Microsoft Word ; ou le tableur Microsoft Excel).
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Permet d'ouvrir le
document sélectionné, généralement dans le but de modifier.
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Lance l'impression du document sélectionné, vers une imprimante que vous devez préciser, ou bien vers une adresse
E-mail :
 :
Vous constaterez plus bas qu'à l'aide de la
fonction
«Marquage»
du menu contextuel, vous
pouvez imprimer plusieurs documents simultanément ('impression par
lot').
L'impression d'un document est également
lancée par la touche F8 ou par un double clic dans la colonne du classeur symbolisée par
 .
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III.2.2.2
- Le menu contextuel
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Le menu contextuel
du classeur d'Alliance est accessible par clic droit sur le document
sélectionné.
Le menu contextuel
propose les fonctions ouvertes par les boutons de commande ci-dessus, de
plus il ajoute les foncions suivantes.
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Exporter
par EDI
|
EDI
: échange de Données
par Informatique.
Cette fonction
du menu contextuel est un raccourci vers le programme [Négoce \ Bases de données \ Exportation
EDI].
Elle permet d'exporter des documents au format texte.
Le paramétrage des modèles EDI dans le module
[Outils administrateur \ Paramètres systèmes \ Modèles EDI] nécessite des travaux spécifiques que
seule la société Informatique
Appliquée® peut réaliser pour vous.
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Supprimer
|
Cette
fonction du menu contextuel
permet de supprimer la pièce sélectionnée.
La
suppression d'un document provoque la mise à jour des stocks, ainsi
qu'un décalage irréversible dans la numérotation de vos
documents.
Seul
le classeur permet de supprimer un document.
Cette
fonction est ouverte si les droits de l'utilisateur sont suffisants.
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Contre-passer
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Alliance
vous facilite la vie !
Cette fonction
du menu contextuel vous permet d'établir instantanément un avoir, ou
d'annuler une pièce.
Le
progiciel génère un document portant la date que vous indiquerez.
Ce
nouveau document produira exactement les effets inverses de ceux du document
de départ.
Par
exemple, ce sera un avoir contre une facture, un retour de marchandises
contre une livraison, etc.
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|
Transférer vers
...
(document
successeur)
|
Cette fonction
du menu contextuel transfère rapidement tout type de document, vers le document dont la nature succède
logiquement à celle du document de départ, dans la cycle des achats ou des
ventes.
Par
exemple, un devis client peut être transformé en commande client, en bon de livraison ou en facture.
Alliance
analyse les préfixes puis vous propose automatiquement les natures de
documents pouvant succéder.
Le transfert du document (ou des reliquats) sera fait intégralement vers le successeur, à la suite de quoi le progiciel peut vous ouvrir le nouveau document pour correction
(par exemple : modification des quantités, pour témoigner de reliquats) ou bien pour impression directe.
Le
contenu par défaut de la zone sous la case à cocher «Insérer le texte de rappel ci-dessous»
est paramétrable dans la fiche Société ([Intervenants \ Société],
onglet [Prm3], zone
«Texte de rappel
par défaut»)
: nous y avions inscrit 'Rappel [COD] du [DAD]' et vous voyez
qu'Alliance a bien traduit le libellé ([COD] est le COde du Document
de départ et [DAD] sa date). Ce contenu de zone peut être modifié par
vous.
Si
vous cochez la case
«Annuler les quantités pour saisie par exception»,
c'est que vous voulez commander à Alliance de comprendre ceci :
-
le contexte est celui de la transformation d'une commande en livraison,
alors que cette commande enferme de nombreuses lignes dont quelques unes
seulement ont été livrées ou réceptionnées ;
-
vous voulez que, dans le bon de livraison ou réception qui va être
généré, le progiciel conserve tous les articles provenant de la commande, mais
en leur affectant une quantité nulle ;
-
tout cela a pour intérêt que vous n'aurez pas à supprimer ou à mettre à zéro les quantités non livrées / non réceptionnées.
Si vous
aviez oublié de cocher cette case avant le transfert, vous pourrez
toujours ouvrir le bon de livraison généré, sélectionner une ligne,
puis cliquer sur 
et préciser «Quantités»
: Alliance mettra à zéro les quantités dans toutes les lignes du bon
de livraison.
|
|
Compléments
sur le successeur d'un document 
|
Vous
pouvez préciser le successeur par défaut d'un document, lors de son
paramétrage dans [Outils administrateur \ Paramètres systèmes \ Documents \ Paramètres généraux]
:
-
imaginons par exemple que votre licence Alliance est configurée pour
gérer plusieurs sites, et que vous souhaitez gérer chaque site de
manière distincte ;
-
dans ce contexte, et pour faciliter (par exemple, encore) le suivi de vos
livraisons fournisseurs, vous voulez définir des documents types
propres à chaque site ;
rien
de plus simple :
²
créez le type de document L1 (livraisons fournisseurs pour le site 1),
dont la nature est 'LF' ;
²
puis créez le type de document C1 (commandes à fournisseurs du site
1), dont la nature est 'CF' ; ;
²
dans l'onglet [Divers]
de la fiche C1, précisez que le successeur est L1 :
|
|
Transférer vers
...
«Copie
du document»
|
Cette fonction
du menu contextuel ne transfère
pas le document sélectionné vers l'un de ses successeurs possibles,
elle en effectue une copie intégrale à laquelle une nouvelle numérotation
est attribuée.
Par
exemple, 'CC03110008' sera transférée en CC03120004'.
Les
«Propriétés
de la copie» permettent de
:
- changer le destinataire
du nouveau document :
²
s'ouvre la liste des clients, si le document d'origine est de nature client
;
²
s'ouvre la liste des fournisseurs, si le document d'origine est de nature
fournisseur ;
-
actualiser les prix et conditions de paiement, en fonction des informations contenues dans la fiche du nouveau destinataire.
|
|
Gestion
des règlements
|
Cette fonction
du menu contextuel vous donne la possibilité de consulter l'échéancier
ainsi que l'état des règlements et relances, pour la pièce sélectionnée.
De
plus, vous pouvez
— d'ici
—, saisir un nouveau règlement se rapportant à la facture concernée.
|
|
Gestion
des reliquats
|
Cette fonction
du menu contextuel vous donne la possibilité de consulter les reliquats
de livraison relatifs à la commande ou au bon de livraison
sélectionné :
.
De
plus, vous pouvez
— d'ici
—, mettre en sommeil cette gestion des reliquats (ou la réactiver si
la mise en sommeil avait été demandée).
|
|
Remarque
|
Vous
pouvez consulter les reliquats, par double clic dans la colonne «état» du classeur.
Il existe une préférence
d'utilisation, dans la fiche Société, pour demander la gestion des
reliquats ligne à ligne.
|
|
La
«Gestion des reliquats sur commande» permet de consulter la liste des articles non livrés,
en comparant avec les documents liés : une commande est comparée avec
les bons de livraison, ou avec les factures s'il y a eu facturation directe sans passer par un bon de
livraison.
La gestion des reliquats sur bon de livraison permet de consulter la liste des articles non facturés,
en comparant avec les documents liés : bon de livraison comparé aux
factures.
|
|
Gestion
du courrier attaché
|
Cette fonction
du menu contextuel vous donne la possibilité d'associer un document texte à une pièce de gestion
(soit : à une proposition commerciale, commande, facture, etc.).
 .
Le
courrier attaché portera le même nom que la pièce de gestion ; son
extension '.doc' indique que le format sera celui de Microsoft®
Word ; le courrier généré par Alliance se trouvera enregistré dans le sous-répertoire 'gestion' des documents de la société
en cours.
Le
«Modèle»
de courrier attaché qui a été sélectionné ici est 'Devis.mod'.
Par
exemple, le courrier attaché au devis client N° DC03110002 de la société
MAT sera le fichier Microsoft® Word
C:\Alliance\Documents\DDL\Gestion\DC03110002.doc
à
un instant donné, un seul courrier
peut être attaché à une pièce de la gestion commerciale
: vous devez supprimer le fichier déjà attaché, avant de pouvoir en
attacher un autre.
|
|
Propriétés et pièces liées
|
Cette fonction
du menu contextuel affiche un récapitulatif des propriétés du document
:
-
les informations relatives au tiers : tarification, pièces en cours, solde de gestion commerciale, etc. ;
- les règlements (factures seules) : la fenêtre des règlements s'ouvre, l'état des paiements est affiché et vous pouvez saisir un nouveau règlement ;
-
les dates de création et de dernière modification ;
- des informations, modifiables, sur la gestion
d'abonnements ;
-
les pièces liées : par exemple, liste des commandes à l'origine d'un bon de livraison et liste des factures ayant fait suite à ce bon.
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Chercher
... (ou
touche F6)
|
Cette fonction
du menu contextuel vous permet de rechercher une chaîne de caractères dans la
liste :
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Astuce
|
Sans
passer par le menu contextuel ni enfoncer la touche F6, vous pouvez
activer la recherche en tapant directement — simplement —, la
première lettre du mot que vous recherchez !
Alors
Alliance ouvre la fenêtre de recherche, en insérant déjà cette
première lettre.
|
|
Remarque
|
Pour rapidement imprimer, consulter ou modifier un document dont vous connaissez le numéro, utilisez CTRL+F12.
Ces touches de raccourci
ont même effet que [Négoce \ Accès
direct] :
|
|
Interrogation de compte
|
Cette fonction
du menu contextuel est accessible seulement si vous disposez de la Comptabilité Alliance.
Elle permet de consulter, en temps réel
et à partir du classeur, tous les mouvements comptables du compte de tiers sélectionné.
L'effet est le même qu'en passant par
[Comptabilité \ Interrogation de
compte] :
|
|
Marquage par sélection Inverser
les marqueurs Supprimer les
marqueurs ...
|
La
fonction
«Marquage
par sélection»
du menu contextuel vous permet de sélectionner un ensemble de documents selon des critères donnés.
C'est en quelque sorte un assistant de création de requêtes
ponctuelles :
Une
croix s'inscrit dans la colonne 'X', en face de chaque document
respectant les critères : ces documents sont dits 'marqués".
Le
marquage permet, par exemple :
-
d'imprimer un ensemble de pièces : factures du mois, ou factures du mois pour le client
Besnard ;
-
d'imprimer des listes : commandes du client Michel.
Le marquage peut également être obtenu, manuellement, à l'aide de la touche
«Insert» de votre clavier. La touche "Suppr" du clavier permet de supprimer les
marquages, mais cette méthode devient cependant fastidieuse lorsque le nombre de documents sélectionnés est
important.
La fonction
«Supprimer les marqueurs»
du menu contextuel supprime toutes les sélections obtenues.
La fonction
«Inverser les marqueurs»
du menu contextuel permet de réaliser une sélection contraire au marquage
obtenu.
La fonction
«Tout sélectionner»
du menu contextuel sélectionne toutes les pièces affichées dans l'intercalaire.
|
|
Imprimer vers ...
|
Les documents sélectionnés peuvent être
envoyés vers une imprimante, ou exportés vers un fichier au format de votre tableur.
Par exemple, c'est ainsi que vous pourrez imprimer la liste des commandes adressées à un fournisseur donné.
|
|
Tri ascendant par ... Tri descendant par ...
|
Alliance réalise immédiatement pour vous un tri des documents de l'intercalaire, selon l'ordre ascendant ou descendant dans une colonne
: numéro de document, nom, date, montant HT ou TTC, etc.
|
|
III.2.2.3
- Autres outils et touches de fonction
|
|
ou
touche F3
|
Cette icône (ou la touche F3) vous permet d'effectuer des recherche multi-critères sur un ensemble de documents.
Les critères portent sur un tiers, une période, des montants, un article, une prestation, un mot-clé, ...
|
|
La touche F7
|
Lorsque vous êtes positionné(e) sur une pièce, la touche F7 vous permet :
- de restreindre l'affichage du classeur aux documents de même nature liés au tiers concerné par la pièce sélectionnée ;
- de créer un onglet regroupant tous les documents (quelle que soit leur nature), liés au tiers concerné par la pièce sélectionnée.
- de créer un onglet regroupant tous les documents liés au document sélectionné
:
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|
La
combinaison ALT+F7
|
Elle vous permet de créer un intercalaire regroupant tous les documents liés à la pièce sélectionnée.
|
|
La
combinaison CTRL+F7
|
Elle vous permet de créer un intercalaire regroupant tous les documents (toutes natures confondues) liés au tiers concerné par la pièce sélectionnée.
|
|
La touche
F10
|
Elle permet de bloquer le document sélectionné, ce qui rendra sa modification impossible.
L'image
s'inscrira alors face au document, dans la colonne
«état».
Quel que soit le document bloqué, il ne pourra pas être transféré vers un successeur quelconque.
S'il s'agit d'une facture, elle ne pourra pas être intégrée en comptabilité.
La touche F10 permet également de débloquer un document déjà bloqué.
|
|
La
combinaison CTRL+F12
|
Cette combinaison agit dans tous les modules d'Alliance : elle permet de rechercher un document à partir de son numéro.
Rappelez-vous
également la possibilité de rechercher une pièce à partir d'une
chaîne de caractères (menu contextuel, clic droit de souris).
|
|
|
Cette icône affiche instantanément le nombre de documents qui figurent dans l'intercalaire sélectionné, ainsi que les cumuls HT, TTC et TVA que réalisent ces documents.
|
|
ou
touche F9
|
Le classeur ne se met pas à jour dynamiquement,
une fois qu'il est ouvert :
- si vous, ou un autre utilisateur, créez ou modifiez un document et qu'ensuite vous retournez au classeur, il n'est pas certain que le document créé ou modifié figure ou soit mis à jour dans la liste ;
- pour vérification, n'hésitez pas à cliquer sur l'icône de rafraîchissement du classeur ou sur la touche F9 (qui mettent à jour le classeur).
|
|
Contrôle d'intégrité du classeur
|
Faites
de temps à autre un clic droit sur un onglet quelconque du classeur, pour contrôler l'intégrité de ce dernier :
Suite à des suppressions
de documents intempestives, ou bien à une erreur de transmission lors de la réplication (transferts de données entre
sites), il peut en effet se révéler nécessaire de vérifier la numérotation des documents
et de s'assurer qu'il n'en manque pas.
|
|
|
Cette
icône recherche pour vous les documents qui répondent à des critères précisés dans des requêtes
SQL.
Alors que
se limite aux dates, tiers et montants, les requêtes SQL permettent de sélectionner des documents selon des critères portant sur toutes les informations contenues dans le document, avec l'avantage de combiner plusieurs critères.
Le chapitre XI.2 (Générateur de requêtes
SQL) vous donne tous les détails pour créer des requêtes.
|
|
Ici, vos requêtes portent sur la table 'Documents'.
Voici les champs qui répondent le mieux à des critères de tri :
COD
: numéro du document
DAD
: date du document
SIT
: site rattaché au document
NAT
: nature du document : " F " pour Fournisseur, " C " pour Client, " P " pour
Prospect, ...
TRS
: tiers rattaché au document,
NOM
: nom du tiers
CP0
: code postal du tiers
VIL
: ville du tiers
AFF
: numéro d'affaire
TAR
: tarification appliquée au document
CAT
: catalogue appliqué au document
TVA
: TVA appliquée au document
DEV
: devise appliquée au document
TRA
: transporteur
MHT
: montant HT
MTV
: montant TVA
MTF
: montant TPF
MTC
: montant TTC
CRT
: coût de revient total
RHT
: remise totale accordée
MOD
: modalités de règlement
DDI
: date de dernière impression
STS
: statut du successeur (0/1/2)
STC
: statut de clôture (True / False)
DE1
: date d'échéance 1
DE2
: date d'échéance 2
USR
: utilisateur propriétaire
FID
: numéro de poste
|
|
L'exemple suivant recherche l'ensemble des livraisons aux clients, établies entre le 01/01/2003 et le 31/01/2003 et qui restent à
livrer :
Le champ COD définit le type de documents qui vous intéressent.
Tous les documents commençant par LC s'écrit : COD='LC*'.
Le champ DAD définit la période qui vous intéresse : DAD BETWEEN #01-03-2003# AND #31-03-2003#.
Le format des dates, dans une base de données MS Access est le suivant :
#jj-mm-aaaa#.
Dans une base de données MS SQLServer, le format des dates serait :
'jj-mm-aaaa'.
Le champ STS définit le statut
: à livrer=0, En partie livré=1, Livré RS=2, Livré=3.
Le bouton
«Créer
l'onglet» valide la requête, puis insère les résultats de la recherche SQL dans un nouvel onglet du classeur.
|
indique que le document a été envoyé à un autre site, et ceci par le
moyen des fonctions de réplication offertes par Alliance.
