Informatique Appliquée : logiciels & progiciels de gestion, gpao, caisse, comptabilité, paie, facturation, stocks à l’achat et la vente

² Gestion des ventes

Alliance Gestion pour Windows^® gère l'ensemble du cycle des ventes, du devis à la facturation, et même jusqu'à l'intégration des écritures en comptabilité.

Différentes fonctions peuvent être mises en service, comme la confirmation de commande client, la proposition de livraison clients, le colisage, la gestion des abonnements, le référencier clients, la gestion d'affaires.

Alliance :

- suit les commandes clients en cours, prend en compte les livraisons et facturations partielles, gère les reliquats, met à jour le stock instantanément dans le cadre d'une configuration multi-dépôts ;

- établit des propositions de livraison aux clients ;

le stock et les commandes en cours sont analysés pour que soit signalées, suivant différents critères de priorité, les commandes clients que l'entreprise peut satisfaire immédiatement, intégralement ou partiellement ;

- établit des propositions de facturation (nous parlons également de 'facturation par lot') ;

les bons de livraison non facturés sont examinés pour que les factures de ventes correspondantes soient produites automatiquement, avec respect du minima de facturation éventuel pour tout client, avec regroupement ou non des bons de livraison sur une facture client unique ;

naturellement, le progiciel vous ouvre la possibilité de valider ou non toute facture proposée, d'en avoir un aperçu à l'impression et de l'imprimer ;

- dispose de modes de saisie (des lignes d'articles) conviviaux, par énuméré de gammes ou 'en rafale', contrôlant en permanence l'en cours client atteint et interdisant si vous le souhaitez — en cas de dépassement par le client du plafond autorisé —, la possibilité pour l'utilisateur de valider la commande ou de déclencher la livraison ;

- aide à la préparation des livraisons, par la sortie de bons de prélèvement ('picking list') qui indiquent l'emplacement des articles, dans le stock ;

- associe, pour chaque client, des formats d'impression personnalisés par type de document, délivrant ainsi une grande richesse dans la mise en forme des documents commerciaux ;

- autorise la mise en œuvre d'une politique tarifaire très souple :

² système de remises et de majourations, par famille ou catégorie d'articles et par famille ou catégorie de clients ;

² prix de vente public et prix de cession : possibilité d'appliquer une tarification basée sur le coût unitaire moyen pondéré ou bien sur le dernier prix d'achat de chaque article (ce qui est idéal pour les cessions internes)

² tarifs contractuels par client et/ou par marché ;

² catalogues de vente, intégrant les notions de tarifs dégressifs, de conditionnement et de devises avec les dates d'application ;

- propose toute une batterie de statistiques multi-critères et graphiques :

² par site, par article, par famille d'articles, par client, par représentant, etc. ;

² basées sur les commandes clients, ou sur les bons de livraisons, ou sur les factures de ventes.

Le chapitre II.2 (fiche Client) apporte des compléments sur les paramétrages liés aux ventes.

Ici, nous traitons les sujets ci-après :

- commande client ;

- portefeuille des commandes ;

- commandes à livrer ;

- livraison des marchandises, propositions de livraison ;

- facture de ventes (les propositions de facturation, système dit 'facturation par lot', sont traitées au chapitre III.5.J).

Le cycle des ventes peut être représenté comme suit :

Vous pouvez suivre rigoureusement le cycle ci-dessus, toutefois certaines étapes sont facultatives.

En effet, Alliance Gestion offre une grande souplesse dans le traitement des documents de ventes.

Vous pouvez même :

- saisir un bon de livraison, sans qu'il y ait eu réception de la commande client ;

- enregistrer une facture de ventes, sans qu'il y ait eu inscription préalable d'un bon de livraison ou d'une commande client.

III.5.A.1 - Règles générales
Tout document de ventes peut intégrer un ou plusieurs documents «prédécesseurs», dans le cycle des ventes. Par exemple : une facture de ventes peut inclure tout ou partie de plusieurs bons de livraison ou de plusieurs commandes clients. Tout document de ventes peut être «éclaté» en plusieurs autres documents dits ses «successeurs». Par exemple : une commande client peut être livrée en plusieurs fois, et donc faire l'objet de plusieurs bons de livraison : dans ce cas, Alliance gère automatiquement ou bien vous laisse gérer ou manuellement les reliquats. Tout document de ventes peut être réimprimé à volonté, et même suivant différents formats d'impression. à chaque type de document peut être associée, de manière automatique, une double impression sous des formats différents : par exemple, impression d'une commande client ainsi que d'un bon de prélèvement (avec classement par allée, par casier, etc.). Tout document de ventes demeure modifiable et «supprimable» jusqu'à ce qu'il soit intégré dans un autre document ou qu'il ait été comptabilisé. Vous pourrez modifier ou supprimer un document seulement s'il n'a pas fait déjà l'objet d'un traitement ultérieur, c'est-à-dire s'il n'a pas de successeur ou s'il n'a pas été déjà comptabilisé. L'utilisation du classeur est le moyen convivial pour accéder à vos documents et pour réaliser toutes tâches, suivant les droits attribués à l'utilisateur : modification, suppression, succession voire «contre-passation» (c'est-à-dire transformation d'une facture en avoir, ou d'une livraison en retour client, par simple clic de souris).
III.5.A.2 - Identification des documents
Tout document de ventes est identifié par un préfixe suivi d’un numéro. Par exemple, 'CC03060015' pour une commande client. Certains préfixes sont définis en standard pour Alliance et vous ne pouvez pas leur donner un autre sens : - 'DC' : Devis Client, - 'CC' : Commande Client, - 'LC' : Livraison Client, - 'FC' : Facture Client, - 'RC' : Retour Client. Plusieurs formats de numérotation sont disponibles. La numérotation par défaut est AAMMXXXX (année, mois, puis numéro séquentiel sur 4 chiffres). Ainsi, 'CC03070012' représente la douzième commande client pour juillet 2003.
Remarque	Pour chaque type de document, vous pouvez définir un numéro initial (ou 'souche') dans le programme [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux]. Ce même programme permet, également, de créer de nouveaux types de documents clients. Par exemple, vous pouvez créer le préfixe 'CI' pour identifier les Commandes Internationales (venant de clients établis à l’étranger).
III.5.A.3 - Les trois parties d'un document de ventes
L'en-tête du document et son onglet complémentaire permettent de saisir : - le code du client ; s'il s'agit d'un client 'divers', vous pouvez compléter ses coordonnées ; - des informations générales : tarification, devise, taux de TVA, etc. ; - les conditions de transport et de livraison ; - etc. Le corps du document est composé de lignes d'articles et de prestations ainsi que de lignes de textes et de commentaires, lignes dont la saisie s'effectue dans le tableur d'Alliance. Le pied du document contient les totalisations HT, TVA et TTC, les conditions générales de ventes, les modalités de règlement, etc.
III.5.A.3.1 - L'en-tête du document de ventes
Pour commencer la création d'un nouveau document de ventes, allez dans le classeur d'Alliance, choisissez un type de document, puis cliquez sur l'icône .
Client (code Client)		Maintenant, vous devez choisir le client, en indiquant son code dans la zone «Client». Ce code peut être saisi ou bien recherché dans la liste des clients (enfoncez la touche F2 ou cliquez sur l'icône ). Une fois le client sélectionné, Alliance extrait de sa fiche les informations définies par défaut : coordonnées, tarification, mode de règlement, devise de commande et/ou de paiement, montant minimal de commande pour franco de port, etc.
En date du (date de création)		Alliance inscrit automatiquement la date du jour. Bien entendu, vous pouvez modifier la date de création du document : - toutefois, nous vous conseillons de le faire avant l'enregistrement de la pièce ; - en effet, dans le cas contraire, le changement de date pourrait provoquer une incohérence entre les dates et la numérotation des documents, car l'attribution d'un numéro est fonction de la date de création ; prenons un exemple : ² si nous sommes le 10 décembre 2003, Alliance inscrit 10/12/2003' dans la date et attribue le code de document 'CC03120007' (le document est la septième commande client obtenue en décembre 2003) ; ² si vous enregistrez la pièce, puis que vous changez la date, par exemple si vous inscrivez '30/11/2003' : Alliance accepte cette modification, mais le code du document reste inchangé, il y a perte de cohérence !
Tarification		Si vous accordez une remise habituelle à votre client, ou si vous lui appliquez un catalogue spécifique, il est conseillé de renseigner la fiche Client pour qu'Alliance en tienne compte automatiquement, dès l'appel du client dans l'en-tête du document de ventes. La tarification et les catalogues sont paramétrés dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Tarifications \ Catalogues et coefficients]. Des informations détaillées sont fournies au chapitre VII.3 (Système de tarification (remises et majorations). La liste déroulante, à droite de la zone «Tarification», permet de sélectionner :
		Code tarif	Basé sur	Coefficient par défaut	Observation
		RHT-05	PRIX CATALOGUE HT	0,9500	Remise de 5%
		RHT-10	PRIX CATALOGUE HT	0,9000	Remise de 10%
		RHT-15	PRIX CATALOGUE HT	0,8500	Remise de 15%
		RHT-20	PRIX CATALOGUE HT	0,8000	Remise de 20%
		...	PRIX CATALOGUE HT	...	Remise de ... %
En cours		Alliance vous informe en temps réel, selon le logiciel de comptabilité que vous utilisez, de l'en cours commercial et comptable du client. Faites un clic droit sur le libellé de la zone «En cours» et s'ouvre son justificatif :
		Document	Date	Montant TTC	Solde / RAF	Observation
		FC01100002	26/10/2001	1 350.00	1 350.00	Liste des pièces de ventes, non soldées, et de type 'CC', 'LC', 'RC' ou 'FC'
		FC01100005	28/10/2001	469.59	469.59
		FC01110008	12/11/2001	9569.78	9569.78
		FC01120004	07/12/2001	17371.23	17371.23
		FC02030027	19/03/2002	453921.40	453921.40
		LC02040016	11/04/2002	218.87	218.87
		FCF02090007	21/09/2002	42813.00	42813.00
		FC02120034	18/12/2002	9919.55	9919.55
		FC03020012	24/02/2003	40.63	40.63
		CC03050025	16/05/2003	236.81	236.81
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		Solde gestion commerciale :			535910.86
		Soit en cours Cial + Comptable :			535910.86
		Document en cours de saisie :			215.28
		En cours total temps réel ... :			536126.14
		Plafond - limite d'en cours :			500000.00	(depuis fiche Client)
		Dépassement total TTC de :			36126.14
Site		Alliance est doté d'une gestion multi-sites. Vous pouvez : - assigner des types de documents pour chaque site : alors la zone «Site» ne sera pas modifiable puisque le document sera automatiquement rattaché à un site ; l'assignation au type de document d'un site par défaut s'effectue dans [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux] ; - ou bien utiliser des types de documents communs à tous les sites ; dans ce cas, si vous souhaitez gérer des stocks différents par site, vous devrez indiquer dans la zone «Site» le code du site concerné, voire de faire apparaître une colonne 'Site' dans le corps du document (dans le tableur d'Alliance) ; ceci permet de centraliser les ventes centralisés : ² un même service peut vendre pour l'ensemble des sites de votre Société (ou pour un ensemble de sites) ; ² le tableur recevra donc une colonne 'Site' pour tous les types de documents de ventes ('CC', 'LC', 'RC' ou 'FC') ; le paramétrage s'effectue encore dans [Outils administrateur \ Paramètres système \ Documents \ Paramètres généraux] ; le chapitre XI.10 (Paramétrage des documents) donne la procédure à suivre.
Vendeur		La zone «Vendeur» précise quel employé, dans votre Société, a créé le document de ventes. Cette précision pourra être reportée sur le bas de la commande de ventes, pour signature, selon le masque d'impression que vous utiliserez. La liste déroulante des vendeurs regroupe les employés dont la fonction est explicitement «VENDEUR» ou qui contient le mot «VENTE» ou le mot «VENTES» (exemple : 'Responsable des ventes'). La création d'une fonction de ce type s'opère dans [Intervenants \ Notions afférentes \ Fonctions] ; vous pouvez également cliquer sur le mot 'Vendeur'.
Onglet [Compléments d'en-tête]		Cet onglet donne une vue intégrale des informations contenues dans l'en-tête du document, notamment : - les conditions de livraison : ² la date de livraison s'exprime en jour/mois/année (format 'jj/mm/aaaa') ou bien en numéro de semaine (format 'Sxx' : Alliance inscrira le premier jour de la semaine spécidiée) ; ² l'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation ; ² des informations relatives au transport ; - le numéro de l'affaire, si vous déployez la gestion d'affaires ; - la référence client, qui sera imprimée sur le document de ventes suivant les instructions posées dans [Outils administrateur \ Paramètres systèmes \ Documents \ Paramètres généraux]. Toutes ces zones sont liées à la fiche Client, aussi peuvent-elles être automatiquement renseignées par Alliance si vous prenez le soin de compléter vos fiches clients.

III.5.A.3.2 - Le corps du document de ventes
Il contient les articles ainsi que les services ou prestations vendus. Nous avons déjà présenté : - le tableur d'Alliance, qui vous offre une grille de saisie entièrement paramétrable (plus de 40 colonnes peuvent y figurer) ; - le classeur d'Alliance, qui vous aide à transférer rapidement un document de ventes vers ses successeurs, à gérer les reliquats et qui tient à votre disposition d'autres fonctions conviviales. Le chapitre XI.10 (Paramétrage des documents) donne d'amples informations.
III.5.A.3.2.1 - Insertion d'articles dans le corps du document de ventes
Cliquez dans la colonne «Référence». Restez dans l'écran réduit du tableur, ou bien agrandissez l'écran du tableur en tapant la combinaison de touches Alt+F2.
Saisie de la «Référence» d'article ou de prestation La première possibilité est de saisir soit la référence interne de l'article, soit la référence fournisseur, soit encore le code barres. Cette méthode suppose que vous connaissiez parfaitement la référence de l'article, chose plutôt rare. La deuxième possibilité est de saisir le préfixe de la référence d'article puis de dérouler : - la liste des articles 'référencés' chez les fournisseurs (articles qu'ils vous vendent) : enfoncez la touche F2 ou bien cliquez sur l'icône ; s'agissant du 'référencement fournisseurs', des détails sont donnés quand vous cliquez ici ; - ou bien la liste de tous les articles en fichier (donc, y compris les articles non référencés chez les fournisseurs) : enfoncez la touche F3. D'avoir précisé le préfixe de l'article permet de positionner la sélection, dans la liste qui s'ouvre, à la première fiche Article correspondant à ce préfixe.
«Référence» d'article et outils de recherche Le fichier articles étant généralement volumineux, Alliance facilite la recherche au moyen des outils suivants : - préfixe de référence : nous venons d'en parler ; indiquez les premiers caractères de la référence d'article ou du libellé, pour que le progiciel positionne la liste qui s'ouvre au plus prêt de l'article recherché ; exemple : dans la zone «Référence», la saisie de '857' positionne la liste sur les articles dont la référence commence par '857' ; - autre champ, comme critère de sélection : une fois la liste d'articles déroulée, enfoncez F5 ou bien déroulez la liste «Chercher» pour modifier le champ sur lequel chercher :
² champ sur lequel chercher l'article : © Alliance peut vous trier les articles pour faciliter votre recherche par marque, par libellé d'article, etc. ; il suffira de taper les premières lettres, dans le champ de recherche ;
© autre possibilité : l'image ci-contre réduit la liste d'articles affichés à ceux de la marque 'RAYTHEON' chez le fournisseur de code 'MAOOO1' ;
² ensemble du fichier articles : Alliance utilise par défaut la liste de champs ci-contre, appelée «SYSTEME» ; par exemple : demandez à rechercher sur le champ «Libellé» ; saisissez les premiers caractères de la description de l'article.
Vous pouvez créer autant de listes de champs que vous souhaitez, au moyen du programme [Compléments \ Générateur d'états et listes] que documente le chapitre XI.5 (Générateur d'états et de listes personnalisées).
Utilisation de filtres, pour restreindre l'affichage La liste déroulante d'articles qui s'ouvre (affichage des seuls articles référencés chez les fournisseurs [par F2], ou bien affichage de l'ensemble des articles en fichier [par F3]) peut être raccourcie par Alliance, quand vous limitez la vue sur le fichier au moyen de l'une des requêtes SQL inscrites dans la zone «Filtre» (cf l'image précédente, en haut et vers la droite). L'affichage est alors restreint aux articles d'une famille, d'une catégorie, d'une marque, ... Vous pouvez créer autant de requêtes que vous voulez, au moyen du programme [Compléments \ Assistant création de requêtes SQL] documenté dans le chapitre XI.2 (Générateur de requêtes SQL).
III.5.A.3.2.2 - Insertion d'articles membres d'une collection
Si besoin, rappelez-vous ce que nous avons écrit sur les collections et gammes d'articles (cliquer sur le lien).
	Quand, dans le corps du document de ventes, vous voulez insérer des articles membres d'une collection, Alliance vous fait bénéficier d'un mode de saisie particulièrement convivial ! C'est ce que nous appelons la 'saisie par énuméré de gammes'.
Pour faire afficher le tableau de saisie par énuméré de gammes, vous pouvez : - simplement, appeler — depuis la colonne «Référence» —, une fiche en-tête de collection (dont le code de référence se termine par un point '.') ; - ou bien, si déjà vous aviez inséré un article d'une collection et que vous voulez ajouter d'autres membres de la même collection ou modifier ce que vous aviez inscrit, faire un clic droit sur la colonne «Référence» de la ligne déjà insérée : ² le menu contextuel s'affiche ; ² optez pour «Saisie par énuméré» ; ² ajoutez d'autres articles membres ou modifiez.
Le tableau de saisie par énuméré de gammes vous aide à produire rapidement vos documents de ventes, avec l'état du stock sous les yeux. Vous pouvez également, si besoin, dériver du modèle d'en-tête de collection d'autres articles que vous n'aviez pas jugé utile de générer jusqu'ici (les membres de la collection non encore générés sont distingués par un tiret '-' dans la colonne «Stock». Remarquez enfin que le prix de vente unitaire peut être forcé (ici : à 40 euros).
III.5.A.3.2.3 - Touches de fonction, en saisie par énuméré de gammes
Lorsque vous êtes positionné(e) sur une ligne du tableau de saisie par énuméré de gammes : - enfoncer la touche F1, ou F2, ou F3 fait inscrire automatiquement — et respectivement, mais uniquement pour les membres de la collection sur cette ligne du tableau —, une quantité mouvementée de 1, ou 2 ou 3 ; - enfoncer la combinaison de touches Ctrl+F1, ou Ctrl+F2, ou Ctrl+F3 fait inscrire automatiquement — et respectivement, pour tous les articles sur cette ligne du tableau, qu'ils soient membres ou non de la collection —, une quantité mouvementée de 1, ou 2 ou 3 ; - F6 met à zéro les quantités mouvementées, sur toute la ligne du tableau ; - F5 recopie sur la ligne en cours les quantités mouvementées sur la précédente ligne du tableau ; - Ctrl+F5 recopie sur la ligne en cours les quantités mouvementées sur la précédente ligne du tableau et force en même temps, si besoin, la création des membres de la collection qui n'avaient pas été générés jusqu'ici ; - F8 applique une quantité mouvementée supérieure à 3, sur l'ensemble de la ligne du tableau mais uniquement pour les membres de la collection ; - Ctrl+F8 applique une quantité mouvementée supérieure à 3, sur l'ensemble de la ligne du tableau et force en même temps, si besoin, la création des membres de la collection qui n'avaient pas été générés jusqu'ici.
III.5.A.3.2.4 - Menu contextuel, en saisie par énuméré de gammes
Le menu contextuel s'affiche par clic droit de souris, quand vous êtes positionné(e) sur une colonne «Qté» dans le tableau de saisie par énuméré de gammes.
Appliquer une quantité Cette option du menu contextuel demande à Alliance de mouvementer d'une quantité que l'on précise, sur tous les membres de la collection, mais sans dépasser le stock disponible dans chaque membre : si la quantité précisée est '8' et que le stock disponible est '3', la quantité inscrite sera '3'. Forcer une quantité Cette option du menu contextuel demande à Alliance de mouvementer d'une quantité que l'on précise, sur tous les membres de la collection, et sans se soucier du stock disponible pour chaque membre : si la quantité précisée est '8' et que le stock disponible est '3', la quantité inscrite sera '8'. Appliquer tout le stock Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale à celle qui est disponible en stock dans chaque membre. Appliquer les 3/4 Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale aux trois quarts de celle qui est disponible en stock dans chaque membre. Appliquer la moitié Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale à la moitié de celle qui est disponible en stock dans chaque membre. Appliquer le quart Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'inscrire, sur tous les membres de la collection, une quantité égale au quart de celle qui est disponible en stock dans chaque membre.
III.5.A.3.2.5 - Menu contextuel, en saisie d'article simple
Ce menu contextuel s'affiche par clic droit de souris, sur une ligne d'article simple déjà saisie dans le corps du document de ventes. Historique détaillé [Alt+F7] Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher tous les mouvements consignés sur l'article indiqué dans la ligne du document de ventes : les entrées, les sorties, les inventaires, etc.
Stocks et substituts [Alt+F3] Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher la position du stock pour l'article indiqué dans la ligne du document de ventes, ainsi que les substituts (articles de remplacement possible). Vous pouvez, depuis la fenêtre affichée : - ajouter ou supprimer des substituts ; - passer une commande rapide de l'article, au fournisseur ; - accéder au «Site» Internet du fournisseur principal ; - signaler une vente manquée. Aperçu de la fiche Article [Alt+F8] Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher une vue sommaire de la fiche de l'article indiqué dans la ligne du document de ventes : description, prix de vente, stock par site, derniers mouvements en achat et vente. Fournisseurs et prix d'achat Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher le tarif de chaque fournisseur référencé pour l'article.
Nomenclature produit Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher la nomenclature du produit, si l'article indiqué dans la ligne du document de ventes est un composé.
Stock de la collection Si vous êtes positionné(e) sur un article dérivé d'une collection, cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher le stock de tous les membres de la collection.
Saisie par énuméré de gammes [Alt + F2] Cette option du menu contextuel produit un tableau de saisie très convivial, déjà présenté plus haut.
Modification exceptionnelle [Alt+X] Cette option du menu contextuel signale à Alliance que vous souhaitez modifier le coût de revient et le taux de TVA pour la ligne d'article, et ceci d'une manière exceptionnelle, sans qu'il y ait besoin de mettre à jour la fiche Article elle-même.
Agrandir le tableau [Alt+Entrée] Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher le tableur 'en plein écran', en masquant l'en-tête du document de ventes. Pour revenir à la taille initiale (réduite) du tableur, tapez la même combinaison de touches Alt+Entrée. Propriété d'impression de la ligne Cette option du menu contextuel vous permet, pour la ligne du corps de document sélectionnée : d'imprimer toute la ligne, de masquer la quantité, de masquer les prix, de masquer prix et quantités, ou de masquer la ligne entière. Détail des informations de la ligne Cette option du menu contextuel demande à Alliance d'afficher toutes les informations concernant la ligne, dans le corps du document de ventes : marge, coût, prix de vente, ventilation comptable, etc. Ces informations peuvent être imprimées.
III.5.A.3.2.6 - Fonctions ouvertes par le bouton
Quand vous cliquez sur ce bouton, un menu contextuel s'affiche et vous ouvre des possibilités additionnelles : - améliorer la présentation du corps de document en insérant des barres séparatrices, des sous-totaux, des lignes de texte, des commentaires mémorisés ; - insérer des prestations (main-d'œuvre, sous-traitance, port, ...) ; - insérer le corps d'un autre document pouvant être repris dans le document de ventes en cours (commande, bon de livraison, etc.) ;
- requérir le mode de 'saisie en rafale' : ce mode à spécialement été prévu pour les prises de commandes rapides : ² une grille de saisie est affichée, dans laquelle les articles sont classés selon le bouton radio sélectionné par catégorie, ou marque, ou famille, ou habitude d'achat, ou requête SQL ;
les requêtes SQL devront être préalablement créées dans au moyen de [Compléments \ Assistant de création de requêtes SQL] ; elles permettent de sélectionner un groupe d'articles qui répondent à des critères précis ; les boutons radios agissent instantanément sur la liste d'articles affichés : essayez-les ! ² la colonne «Raccourci» sert à positionner le début de saisie en rafale, dans le tableau, sur l'article dont vous préciserez le code de recherche mnémonique après avoir enfoncé la touche F3 ; ² le bouton permet de préciser quoi afficher sur les colonnes : type de stock (actuel, disponible, à terme), sites, quelles conditions sur les articles, si le prix est HT ou TTC ; vous pouvez fixer des préférences d'utilisation relatives à la saisie en rafale, dans [Intervenants \ Société], onglet [Prm2] : © classer les articles par raccourci, © ignorer les prix et stocks, lors du chargement : vous gagnerez en rapidité ; ² vous entrez les quantités directement, face à chaque article que vous souhaitez ; ² la rapidité vient de ce que vous n'avez pas eu à accéder au fichier articles pour appeler (donc pour rechercher), ligne à ligne, chaque référence ; - requérir le mode de 'Saisie en collection' ( déjà présenté plus haut), pour saisir les quantités d'articles dans une grille à 1, 2 ou 3 dimensions ; - requérir le mode de 'Saisie contrôlée', pour gérer les stocks à distance, par lecture optique et au moyen de douchettes équipées d'un afficheur ; ce mode de saisie compare, ligne à ligne, la quantité commandée avec la quantité expédiée ; si Alliance détecte une erreur du type «En surplus» ou «Hors commande», l'utilisateur est informé en temps réel par l'intermédiaire de la douchette, par une suite de bips accompagnée d'un message sur l'afficheur ; le chapitre III.9 ( Exemples de cycles Ventes et Ventes) pour tous les détails.
III.5.A.3.3 - Le pied du document de ventes
Affiche les totaux, les modalités de règlement, les conditions de port, la remise globale obtenue, les montants en euros ou en toute devise de votre choix. Les notions de franco de port et de minima de commande sont renseignées depuis la fiche Client. Le progiciel avertit, lors de l'enregistrement du document de ventes, quand ces planchers ne sont pas atteints. Il fait de même quand une ligne d'article n'est pas valorisée dans le corps du document.
L'échéance est calculée automatiquement, suivant les modalités de règlements définies dans la fiche Client. Si un escompte est accordé dans la modalité de règlement, celui-ci sera inscrit automatiquement dans le pied du document. Vous gardez la possibilité de consentir un taux d'escompte ou de modifier.
Remarque	L'escompte est réellement validé quand au moins un règlement a été enregistré. C'est pourquoi le solde des factures, dans le classeur, ne tient pas compte de l'escompte tant qu'un premier règlement n'a pas été validé. Pour saisir un règlement, veuillez vous reporter à la documentation sur le classeur. Dans Alliance, l'escompte n'influence pas les statistiques, qui sont établies 'hors escompte'.
III.5.A.3.4 - L'analyse 'statistique' du document de ventes
L'onglet [Statistiques] est accessible seulement si l'utilisateur dispose des droits relatifs à la consultation des statistiques.
Sont indiquées : - des statistiques sommaires de ventes, groupées par article, famille, marque ou catégorie, sur l'ensemble des articles et prestations inscrits dans le corps du document ; - les écritures comptables pour la facture de ventes, qui seront envoyées en comptabilité lors de la validation par le progiciel (imputation en temps réel pour la Comptabilité Alliance, export en différé pour un autre logiciel comptable) ;
	l'équilibre comptable de la pièce peut faire l'objet d'un avertissement : «Balance non corrigée» s'il est constaté une différence de conversion de devises ; le message normal est «Balance OK».
III.5.A.3.5 - Les compléments d'impression
Alliance vous permet de définir des paramètres d'impression par défaut, dans [Outils administrateur \ Paramètres systèmes \ Documents \ Paramètres généraux], onglet [Impression] : pour chaque type de document de ventes, vous pouvez attribuer un masque d'impression, le nombre d'exemplaires à sortir, des commentaires (texte d'introduction, pied de document, pied de page, ...).
Ici, l'onglet [Compléments d'impression] vous permet d'appeler ces paramètres, puis si besoin de les modifier uniquement pour le document de ventes en cours.