² Les utilisateurs, groupes et droits d'accès

I.4.E.1 - Les utilisateurs et leurs droits propres

Alliance Gestion pour Windows^® a été conçu pour traiter d’importants volumes de données et pour être partagé en réseau par de nombreux utilisateurs.

Il appartient à chaque utilisateur de s’identifier par un code d’accès et un mot de passe, pour ouvrir une session de travail.

L’utilisateur est rattaché à un groupe, qui lui donne ou lui interdit l'accès aux fonctionnalités d'Alliance.

Exemples : groupe achat, groupe caisse, groupe comptabilité, groupe commercial, etc.).

Création des groupes de droits

Cliquer sur le bouton «Gestion des Groupes».

Créez les groupes, puis définissez les droits et interdits pour chaque groupe.

Inscription des utilisateurs

Tout utilisateur identifié comme "administrateur système" sera reconnu par Alliance comme possédant tous les droits.

Inscrivez tous les utilisateurs d'Alliance, en affectant chacun à l'un des groupes de droits créés précédemment.

Droits propres à certains utilisateurs appartenant à un groupe de droits

Si les droits des utilisateurs sont normalement ceux du groupe auquel ils appartiennent, vous avez la possibilité, pour tout utilisateur, de définir des droits et des interdictions propres sur chaque type de documents.

Les «Droits sur documents» sont prioritaires sur ceux ouverts pour le groupe.

Par exemple, si vous autorisez pour un groupe la modification des commandes clients et que vous l’interdisez, dans «Droit sur document», pour un utilisateur appartenant à ce groupe, alors une telle modification sera interdite à cet utilisateur mais elle continuera d'être autorisée pour les autres utilisateurs appartenant à ce même groupe.

Remarque

Toute opération de modification, ajout, ou suppression d’enregistrements est notifiée dans un journal et n’est acceptée que si elle est conforme :

- aux droits attribués à l’utilisateur ;

- et aux règles de sécurité imposées par la base de données.

Le journal ne peut être épuré que par les utilisateurs disposant des droits d’administrateur système.

I.4.E.2 - L'effet des interdictions sur groupes ou documents

[Outils administrateur \ Groupes de droits]

Droits

Conséquence

N° dans

Alliance

Autoriser l’accès aux clients

N

Suppression du menu [Intervenants \ Clients].

1

Autoriser la création / modification de clients

N

Fiches Clients en mode consultation uniquement.

2

Autoriser l’impression de fiches ou de listings clients

N

Interdit l’accès au bouton «Impression».

3

Autoriser l’accès aux propriétés des documents clients

N

Interdit l’accès au bouton «Propriétés», qui permet de personnaliser les masques d’impression pour chaque type de document (commandes, bons de livraison, factures, ...) à utiliser.

61

Autoriser l’accès à la gestion des abonnements clients

N

Suppression du menu [Négoce \ Abonnements].

Autoriser le transfert de fiches clients (correction de doublons)

N

Supprime l’accès à la fonction «Correction de doublons» accessible par les «Compléments fiche client» (symbolisés par une ampoule).

Autoriser l’accès aux fournisseurs

N

Suppression du menu [Intervenants \ Fournisseurs].

4

Autoriser la création / modification de fournisseurs

N

Fiches Fournisseurs en mode consultation uniquement.

5

Autoriser l’impression de fiches ou de listings fournisseurs

N

Interdit l’accès au bouton «Impression».

62

Autoriser l’accès aux propriétés des documents fournisseurs

N

Interdit l’accès au bouton «Propriétés», qui permet de personnaliser les masques d’impression pour chaque type de document (commandes, bons de livraison, factures, ...) à utiliser.

61

Autoriser l’accès à la gestion des abonnements fournisseurs

N

Suppression du menu [Négoce \ Abonnements].

Autoriser l’accès aux prospects

N

Suppression du menu [Intervenants \ Prospects].

49

Autoriser la création ou modification de prospects

N

Fiches Prospects en mode consultation uniquement.

50

Autoriser l’impression de fiches ou de listings prospects

N

Interdit l’accès au bouton «Impression».

51

Autoriser l’accès aux documents prospects

N

Interdit l’accès aux onglets du classeur relatifs aux prospects (soit, généralement les devis).

72

Autoriser la suppression des documents prospects

N

Interdit la suppression de documents situés dans les onglets du classeur relatifs aux prospects (soit, généralement les devis).

Autoriser l’accès au carnet d’adresses de l'entreprise

N

Suppression du menu [Intervenants \ Carnet d’adresses].

Pas de consultation possible.

47

Autoriser l’accès aux banques et assurances

N

Suppression du menu [Intervenants \ Banques].

Création, modification et suppression impossibles.

63

Autoriser la création et l'impression de courriers de publipostage ('mailing') et d'étiquettes

N

Suppression des menus :

- [Intervenants \ étiquettes] Création et impression d’étiquettes «Tiers»,

- [Intervenants \ Enveloppes] Création et impression d’enveloppes,

- [Intervenants \ Mailing–fax] Création et impression de courriers et publipostage ;

l'accès à l’icône «Nouveau courrier et publipostage» est retiré ;

l’accès à ces outils à partir du classeur est rendu impossible ;

- [Intervenants \ Couplage de documents] Fusion d’états Crytal Report avec la base de données. 

Autoriser l’envoi de lettres d’accompagnement

N

Accès au menu [Intervenants \ Lettres de règlement] supprimé.

Impossibilité de générer les lettres d’accompagnement aux fournisseurs.

Autoriser l’accès aux notions afférentes 'Intervenants'

N

Suppression du menu [Intervenants \ Notions afférentes].

Création, modification, suppression interdites : «Familles», «Fonctions», «Pays Devises», «Rubriques», «Tarification».

56

Autoriser l’accès aux objets (articles et prestations)

N

Suppression du module [Articles et Objets].

Création, modification et suppression interdites : articles, prestations, collections et gammes.

7

Autoriser la création ou modification d’objets (articles et prestations)

N

Les objets Articles, Prestations et Collections passent en mode consultation uniquement. 

La suppression de ces objets est rendue impossible.

Certaines modifications restent réalisables au niveau des stocks et des paramètres comptables, à condition de bénéficier des droits d’accès à la gestion de stocks et à la comptabilité.

8

Autoriser l’impression de fiches ou listings d’objets

N

L'impression de fiches et listings est retirée, seule l’impression d’étiquettes reste possible.

9

Autoriser la création et la modification des collections

N

L'accès au menu [Articles et Objets \ Collections et gammes] est retiré.

La consultation des collections est ouverte uniquement dans le menu [Articles et Objets \ Articles et produits].

58

Autoriser l’accès aux notions afférentes 'Objets'

N

Suppression du menu [Articles et Objets \ Notions afférentes].

Création, modification ou suppression impossibles : «Familles», «Marques», «Tailles», «Couleurs», «Unités de mesure», «Taxes».

10

Autoriser l’accès aux modifications de catalogues

N

Accès au menu [Articles et Objets \ Gestion des tarifs] supprimé.

Saisie, modification, récupération ou suppression impossibles : tarifs fournisseurs et clients.

42

Autoriser l’accès aux commentaires automatiques

N

Autoriser l’accès aux achats

N

L’accès au menu [Négoce \ Fournisseurs] est supprimé.

Aucune opération d’achat ne peut donc être réalisée.

13

Autoriser l’accès aux propositions de commandes

N

Le module [Négoce \ Fournisseurs \ Propositions de commande] est inaccessible.

14

Autoriser l’accès aux commandes fournisseurs

N

L’accès aux modules commande, commande rapide, portefeuille de commandes et commandes à recevoir du menu [Négoce \ Fournisseurs] n’est pas autorisé. 

15

Autoriser l’accès aux réceptions fournisseurs

N

L’accès au module livraisons du menu [Négoce \ Fournisseurs] est interdit.

16

Autoriser l’accès aux retours fournisseurs

N

L’accès au module retours fournisseurs du menu [Négoce \ Fournisseurs] n’est pas autorisé.

69

Autoriser l’accès aux factures fournisseurs

N

L’accès au module factures du menu [Négoce \ Fournisseurs] est interdit.

17

Autoriser la suppression de documents fournisseurs

N

Interdit la suppression de documents situés dans les onglets du classeur relatifs aux fournisseurs.

Autoriser la modification des échéances

N

Les échéances calculées automatiquement par le progiciel, dans le pied des documents, ne seront pas modifiables.

82

Autoriser la validation des abonnements

N

Permet l’accès à la gestion des abonnements mais interdit leur validation.

Autoriser l’accès aux ventes

N

L’accès au menu [Négoce \ Clients] est supprimé.

Aucune opération de vente ne peut donc être réalisée.

18

Autoriser l’accès aux devis et proformas-

N

Les modules devis et proformas du menu [Négoce \ Clients] supprimés..

73

Autoriser l’accès aux commandes clients

N

Les modules commande, portefeuille de commandes et commandes à livrer du menu [Négoce \ Clients] sont supprimés.

19

Autoriser l’accès au portefeuille et à la confirmation de commandes

N

Suppression des menus :

- [Négoce \ Clients \ Portefeuille de commandes],

- [Négoce \ Clients \ Confirmations de commandes]

- [Négoce \ Clients \ Etat des commandes à livrer].

Autoriser l’accès aux propositions de livraison

N

Le module proposition de livraison du menu [Négoce \ Clients] inaccessible.

20

Autoriser l’accès aux livraisons clients

N

L’accès au menu [Négoce \ Clients \ Livraison] est interdit.

21

Autoriser l’accès à la facturation automatique (en rafale)

N

Accès au module propositions de facturation du menu [Négoce \ Clients] supprimé.

22

Autoriser l’accès aux factures clients (manuelle)

N

Le module factures du menu [Négoce \ Clients] est inaccessible.

23

Autoriser la suppression de documents

N

Interdit la suppression de documents situés dans les onglets du classeur relatifs aux clients.

Autoriser la modification des échéances

N

Les échéances calculées automatiquement par le logiciel dans le pied de documents ne sont pas modifiables.

83

Autoriser la validation des abonnements

N

Autorise l’accès à la gestion des abonnements mais interdit leur validation.

Autoriser l’accès aux tickets de caisse

N

Inhibe l’accès aux tickets de caisse de chaque site.

81

Autoriser l’accès aux statistiques de caisse

N

Supprime le module «Spéciales caisse» du menu [Statistiques] comprenant :

- paniers et fréquences,

- journaux de caisse détaillés et cumulés,

- suivi des chèques cadeaux, des avoirs et des arrhes

- gestion des articles divers.

65

Autoriser l’accès aux correctifs de caisse

N

Impossibilité d’ouvrir et de modifier un ticket de caisse.

66

Autoriser l’impression des statistiques

N

Interdit l’impression des statistiques de caisse (journaux de caisse, paniers et fréquences).

Notez que cette interdiction porte également sur l’exportation de ces statistiques vers un traitement de texte ou un tableur.

75

Autoriser la consultation du journal du jour

N

Accès au ‘Journal du jour’ du module «Ticket de caisse».

Généralement, ce droit sera autorisé pour le personnel de caisse, sans qu’il ait pour autant le droit de consulter les autres journées si l’accès aux «statistiques caisse» ne lui a pas été ouvert.

67

Autoriser l’impression du journal du jour

N

Supprime l’accès au bouton «Impression» dans le journal du jour du module «Ticket de caisse».

74

Autoriser la ré-imputation des retours de marchandises

N

L’utilisateur peut enregistrer des retours clients en caisse mais la ventilation des articles (remis en stock, retour fournisseur, mis au rebus) n’est pas autorisée.

70

Autorise la modification des prix en caisse

N

L’utilisateur ne peut en aucun cas modifier les prix en caisse (montant TTC, majoration, affectation de remises).

80

Autorise la correction des modalités de règlement du dernier ticket

N

Autoriser l’accès aux modules atelier

N

Inhibe le menu [Négoce \ Fabrication].

24

Autoriser l’accès aux documents de préparation

N

25

Autoriser l’accès aux documents de production

N

26

Autoriser l’accès aux statistiques sur tiers

N

Inhibe l’accès aux statistiques liées aux tiers (palmarès, analyses croisées, suivi mensuel, historique).

11

Autoriser l’accès aux statistiques sur objets

N

Inhibe l’accès aux statistiques liées aux objets (palmarès, suivi mensuel, historique).

12

Autoriser l’accès en consultation des marges

N

Dans la fiche produit, les Prix d’Achat, % Frais, Coût de revient, Coefficient, Dernier Prix d’Achat (DPA) et Prix Moyen Pondéré (PMP), sont masqués, ce qui rend impossible la consultation des marges.

Seuls les Prix de Vente HT et TTC restent visibles.

L’accès aux boutons «Comptabilité» et «Fournisseurs» est supprimé.

Les droit d’accès à la gestion de stock devront être supprimés si vous souhaitez masquer les Dernier Prix d’Achat (DPA) et Prix Moyen Pondéré (PMP).

48

Autoriser l’accès à la comptabilité

N

Suppression du module [Comptabilité] du menu général.

Aucune opération comptable ne peut être réalisée.

27

Autoriser l’intégration des écritures

N

Accès au menu [Comptabilité \ Intégration différée] interdit, mais accès autorisé jusqu’à la préparation des écritures.

54

Autoriser la correction avant intégration

N

Interdiction de corriger les écritures avant intégration [Comptabilité \ Intégration différée], mais autorisation de préparer les écritures.

55

Autoriser le paramétrage du plan comptable

N

Suppression du menu [Comptabilité \ Fichiers paramètres \ Plan comptable] et inhibition du bouton «Créer» accessible en consultation du plan comptable.

Autoriser le paramétrage des journaux

N

Suppression du menu [Comptabilité \ Fichiers paramètres \ Journaux].

Autoriser l’administration de la Comptabilité Alliance

N

Autoriser l’accès aux pays, monnaies et devises

N

Supprime la fonction «Monnaies et Devises» du menu [Intervenants].

60

Autoriser la mise à jour en rafale des tarifs

N

Interdit la mise à jour, à partir du module [Négoce \ Intervenants \ Monnaies et Devises] des catalogues (tarifs fournisseurs et clients) en devises étrangères, après modification des cours.

76

Autoriser l’accès à la gestion des stocks

N

Accès au menu [Stocks] supprimé.

La consultation des stocks reste cependant possible dans les fiches d'articles.

28

Autoriser l’accès aux mouvements exceptionnels et inventaires ponctuels

N

- Interdiction de saisir des mouvements exceptionnels d’entrées et sorties de stocks (prêts, emprunts, bris, vols, rebus …) : suppression du menu [Stocks \ Mouvements exceptionnels].

- Suppression de la possibilité de réaliser des inventaires ponctuels par le menu [Stocks \ Procédures d’inventaire \ Inventaire par référence] ;

les autres procédures d’inventaire «par état de comptage» et «par lecture optique» restent quant à elles accessibles.

29

Autoriser l’accès aux transferts entre sites

N

Supprime la possibilité d’établir des bons de transfert de marchandises d’un site à un autre : inhibition de la fonction [Stocks \ Transfert entre sites].

59

Autoriser l’accès aux procédures d’inventaires

N

Supprime la fonction «Procédures d’inventaire» du menu [Stocks].

41

Autoriser l’accès aux stocks des autres sites que le site par défaut

N

Inhibe tout accès au stock des sites autres que celui défini par défaut pour l’utilisateur, dans [Intervenants \ Base de données \ Préférences].

30

Autoriser l’accès aux documents internes

N

Supprime la fonction «Gestion interne» du menu [Négoce] (emploi du temps, notes de frais, ...).

31

Autoriser l’accès à ses propres notes de frais

N

L’utilisateur ne peut ni consulter, ni créer, ni modifier ses propres notes de frais.

32

Autoriser l’accès à toutes les notes de frais

N

Supprime l’accès au menu [Négoce \ Gestion interne \ Notes de frais].

Il est donc impossible de consulter ou de modifier les notes de frais des autres employés, ni même ses propres notes de frais.

33

Autoriser l’accès à son propre emploi du temps

N

L’utilisateur ne peut ni consulter, ni planifier, ni modifier son emploi du temps.

34

Autoriser l’accès à tous les emplois du temps

N

Supprime l’accès au menu [Négoce \ Gestion interne \ Emploi du temps].

Il est donc impossible de consulter, de planifier ou de modifier l'agenda des autres employés, ni même son propre agenda.

35

Autoriser l’accès aux rubriques et groupes de travail

N

Accès interdit aux fonctions «Groupes de travail», «Types d’actions», «Rubriques d’appels» du menu [Négoce \ Gestion interne], ce qui interdit de paramétrer les documents internes.

71

Autoriser l’accès aux courriers divers (classeur)

N

Interdit l’accès à l’onglet [Courrier Divers] du classeur correspondant au document de type [CD].

Autoriser l’accès aux personnalisations système

N

36

Autoriser l’accès à la personnalisation de listes

N

La fonction «Générateur d’états listes» du module [Outils administrateur] est retirée.

37

Autoriser l’accès au Bloc-notes personnalisé

N

Icône appelant le Bloc-Notes situé dans les fiches tiers, et articles inaccessible.

38

Autoriser l’accès à la messagerie (sur les tables autorisées)

N

(Prévu pour une utilisation future)

39

Autoriser l’accès aux droits d’administration

N

Les droits d’administration sont supprimés.

Pas d’accès à la gestion des utilisateurs et des groupes de droits, aux paramètres système, au générateur d’états et de listes, à la configuration des postes ainsi qu’au module de sauvegarde.

La manipulation des outils de restructuration et de régénération des fichiers de données est interdite.

45

Autoriser l’accès aux outils administrateurs

N

Supprime le menu [Outils administrateur].

40

Autoriser l’accès à la fiche société

N

Interdit l’accès au menu [Intervenants \ Société].

77

Autoriser l’accès aux fiches employés

N

Interdit l’accès au menu [Intervenants \ Employés].

78

Autoriser l’accès au gestionnaire de données

N

Suppression du menu [Outils administrateur \ Gestionnaire de données].

37

Autoriser l’accès aux fonctions de réplication entre sites distants

N

Interdit l’accès aux fonctions «Importer» et «Exporter» du menu [Négoce \ Base de données].

Retire la possibilité de transférer des fichiers de données d’un site à l’autre.

Supprime le logiciel de transmission des données.

68

Autoriser l’accès aux fonctions de transferts EDI

N

79

Autoriser l’enregistrement de données sur fichiers / disquettes

N

Interdit l’export de données.

46

Autoriser l’accès à l’importation de fichiers